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Última actualización:
October 18, 2023

Guía para principiantes sobre la contabilidad de los restaurantes

Aprenda los conceptos básicos de la contabilidad de un restaurante con nuestra guía para principiantes. Gestione sus finanzas con eficacia y tome decisiones informadas para su negocio.
Guía para principiantes sobre la contabilidad de los restaurantes
Por
Pamela Romano
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Índice de contenidos

Muchos propietarios de restaurantes negocio no conocen los conceptos básicos de contabilidad que pueden hacerles más rentables y ayudarles a registrar las transacciones financieras. Esta entrada del blog cubrirá algunos de los conceptos básicos, incluyendo lo que significan y cómo utilizarlos para mejorar los ingresos y los gastos de funcionamiento del restaurante. El primer tema es una introducción a los principales errores de presupuestación que se pueden cometer, seguido de un breve vistazo a los períodos contables, los métodos generales de contabilidad de los restaurantes, etc. Cada uno de ellos tiene sus propias ventajas, por lo que es importante que entiendas cuáles son los mejores para tus necesidades particulares.

Antes de adentrarnos en los conceptos de la contabilidad de los restaurantes, vamos a cubrir rápidamente los fundamentos de lo que es la contabilidad y por qué es importante.

Entonces, ¿en qué se diferencia la teneduría de libros de la contabilidad?

La contabilidad puede definirse como una forma sistemática de registrar, clasificar y analizar negocio transacciones para tomar mejores decisiones para su restaurante o servicio de comidas negocio. La palabra clave aquí es toma de decisiones, ya que disponer de buena información sobre cuánto dinero se está ganando (o perdiendo) y de dónde viene ese dinero (y a dónde va) es fundamental para tomar buenas decisiones negocio .

Accounting doesn't just allow you to make manage financial data, though; it also has a huge impact on non-financial areas of the restaurant such as marketing and staff management. It can even affect your food costs!

Because of its importance in every area of your business, you must get the right information out of your accounting systems. This will help to improve food and beverage sales and profitability while also keeping track of financial obligations like restaurant payroll taxes or other state regulations.

There are many different types of restaurant accounting software available these days which can make tracking specific kinds of data easier than ever before. We will mention these at the end of the blog.

Es importante entender que los sistemas de contabilidad simplemente organizan y registran sus transacciones de negocio en diferentes cuentas que luego le ayudarán a tomar decisiones para el restaurante.

Accounting is the systematic way to record, classify and analyze business transactions to make better decisions for your restaurant or foodservice business. This helps with financial data but also other areas of the restaurant such as marketing and staff management.

La contabilidad, sin embargo, se utiliza para resumir todas las transacciones financieras en las tres categorías principales que son el activo, el pasivo y el patrimonio de los propietarios. A continuación, se registran como cuentas en el plan contable.

Los 10 principales errores presupuestarios

Here are some budget mistakes you may be doing:

  1. La dirección no participa en la creación del presupuesto. Puede ser difícil aplicar un presupuesto de restaurante que no haya sido creado por los responsables de los resultados.
  2. Los presupuestos operativos no se miden mensualmente con respecto a los reales. Esto es un error porque puede dificultar las cosas cuando tenga que informar a alguien sobre cómo fue su presupuesto operativo durante el mes, el trimestre o el año, basándose en lo que ocurrió en lugar de lo que se planificó.
  3. Failing to budget for marketing. In this competitive world, the marketing budget is a must for any restaurant because it is the only way that you can advertise your restaurant's services and attract customers. This should ideally be a percentage of your sales!
  4. Failing to account for your POS system costs and/or not factoring in the cost of technology updates. This is a part of the budget that many restaurant owners neglect.
  5. Incorrectly budgeting for food costs. When you plan your restaurant's menu and determine the fixed costs, make sure that the total amount of all these expenses does not exceed what you can spend on ingredients every month.
  6. No tener en cuenta la estacionalidad al planificar el presupuesto de un restaurante. Debe ser consciente de cómo será el presupuesto en las épocas en las que negocio suele ser lento, para poder planificar en consecuencia.
  7. Not including planned capital expenditures in a restaurant's budget. If there are any major equipment purchases or renovations which need to be made, then it should always go into your operational budget because it shows how much money you have available for this purpose and how much you will need to spend each month.
  8. Failing to account for the restaurant's change in inventory levels when writing a budget. If there is going to be an increase or decrease in your overall inventory, then this needs to factor into how much money it will cost you every month.
  9. Hacer suposiciones demasiado generalizadas sobre las ventas totales de alimentos y costos. Es importante tener un presupuesto para el restaurante con el que se pueda trabajar. Sin embargo, esto significa que no puede estar compuesto únicamente por cifras arbitrarias que crees que se producirán durante el mes o el año, porque estas suposiciones podrían no resultar como quieres si tus previsiones de ventas y gastos operativos son inexactas.
  10. Ignoring external factors. There are a lot of things that can negatively affect your restaurant's budget. For example, if you do not factor in the extra costs associated with employee benefits or insurance when planning for operating expenses then it will be difficult to account for these kinds of expenditures later on because they might end up being much higher than you ever imagined.

¿Qué son los periodos contables?

Un periodo contable es el periodo de tiempo durante el cual su restaurante lleva sus libros. Puede ser diario, semanal o mensual, en función de la frecuencia con la que necesite información actualizada para tomar decisiones en negocio .

En general, la mayoría de los restauradores eligen una fecha de fin de mes, ya que consideran que es la que mejor se adapta a sus ciclos financieros y a sus necesidades de información. Los diferentes periodos contables de los restaurantes son:

Diario

Algunos restaurantes optan por tener un periodo de contabilidad diario, ya que les permite la flexibilidad de poder actualizar sus libros en cualquier momento del mes. Esto puede ser útil si se busca información específica de forma continua o se necesitan datos de ventas actualizados para tomar buenas decisiones sobre marketing y personal.

Mensualmente

Uno de los tipos de periodos contables más comunes es el que se realiza al final de cada mes. Esto le dará 12 meses para tener sus libros en orden, por lo que puede ser una buena idea para las empresas más grandes o las que tienen un gran volumen negocio.

Otros propietarios de restaurantes optan por un periodo contable mensual para sus libros porque no requiere tanto tiempo ni esfuerzo administrativo. También es más fácil en términos de presupuestación y planificación del crecimiento de las ventas en el futuro, ya que se puede obtener una imagen precisa al final de cada mes.

El inconveniente, sin embargo, es que sus datos estarán algo menos actualizados que si tuviera un periodo contable diario.

Trimestralmente

Many restaurants choose to have an annual restaurant accounting period as well – especially start-ups which do not require up-to-date reports or financial information regularly. Quarterly is also another popular choice because it gives the business owner enough time to put together a comprehensive report at the end of each quarter.

Anualmente

El ejercicio contable para restaurantes es otra opción que puede ser útil para aquellos restaurantes que sólo necesitan información financiera una vez al año (por ejemplo, a efectos fiscales). Si eliges este método, puede tener sentido contratar a contables o contables para restaurantes que se ocupen de tus necesidades de información y te ofrezcan una visión general de los ingresos de tu restaurante.

Métodos de contabilidad de los restaurantes

Beneficio neto

El beneficio neto es una de las cosas más importantes a las que un contable o propietario de un restaurante presta atención porque es una forma de información crucial.

Es la diferencia entre lo que se ha ganado en el año y lo que se ha gastado durante ese mismo tiempo. El beneficio neto le indica si las ventas de su restaurante son superiores a sus gastos, lo que significa que está ganando dinero, por lo que su restaurante está en una buena posición en cuanto a sus finanzas.

El beneficio neto puede calcularse como sigue:

Aunque no es necesario que conozca esta cifra de inmediato, le proporcionará una valiosa información sobre la cantidad de dinero que está ganando por cada dólar de ventas que ingresa.

The next step is breaking down your net income into its different components which will tell you more about where the money came from or went during a year.  

Estos componentes se denominan cuentas:

  • Coste de los productos vendidos
  • Margen de beneficio bruto
  • Coste de la mano de obra del restaurante
  • Relación entre costes y ventas

Coste de los productos vendidos (COGS)

This includes the prime costs associated with what you are selling; from producing or purchasing items such as, supplies and ingredients for menu items. It also accounts for any fees related to shipping goods directly to a customer's home.

Algunos ejemplos de suministros e ingredientes son:

  • Hielo
  • Guarniciones (naranjas, limones, cilantro, albahaca, etc.)
  • Servilletas, toallas de papel, palillos, pajitas, utensilios para llevar, etc.
  • Condimentos (ketchup, mayonesa, mostaza, etc.)
  • Artículos de limpieza (Detergentes, jabón, esponjas, etc.)
  • Material de repostería (papel de pergamino, papel de aluminio, etc.)
  • Ingredientes (azúcar, sal, harina, especias, aceite de oliva, etc.)

A menudo, estos costos se deducen de los ingresos que se han obtenido por la venta de bienes o servicios. Esto se debe a que el COGS está directamente relacionado con el coste de proporcionar ese bien/servicio y no debe tenerse en cuenta cuando se analiza cuánto dinero se ha ganado en total.

El COGS puede calcularse de la siguiente manera:

Margen de beneficio bruto

El margen de beneficio bruto es un ratio que indica qué parte de cada dólar ganado se queda el restaurante una vez pagados todos los gastos. Es una forma de determinar si los productos o servicios de su restaurante tienen un precio que le permita disponer de suficiente dinero para los gastos de funcionamiento y de capital.

El margen de beneficio bruto puede calcularse como sigue:

Esto le da una idea de cuánto dinero se ha ganado después de que todo se haya pagado por sí mismo en términos de producirlo o procurarlo para que esté disponible para la venta. Por lo tanto, el margen de beneficio bruto se expresa en forma de porcentaje, siendo el porcentaje la cantidad de ingresos que su restaurante obtuvo sobre el coste de los productos vendidos.

Por ejemplo, si su restaurante tuvo unos ingresos de 20.000 dólares y un coste de ventas de 12.000 dólares, el margen de beneficio bruto sería del 40%.

Coste de la mano de obra del restaurante

This refers to all of your labor expenses excluding payroll taxes. This includes both hourly staff members and salaried managers. Some expenses may include:

  • Sueldos/salarios (incluyendo el pago de horas extras, bonificaciones y comisiones)
  • Primas de seguro de accidentes de trabajo
  • Primas de seguro de desempleo pagadas por el propietario de un restaurante o un franquiciado a la agencia estatal de desempleo en los estados donde tienen empleados
  • Prestaciones a los empleados (seguro médico, seguro de vida, indemnizaciones por accidentes de trabajo)
  • Impuestos/licencias

En la mayoría de los casos, estos costos se deducen de los ingresos de un restaurante. Sin embargo, si cobra a sus clientes por algunas de las cosas que cubre el coste de la mano de obra, podría considerar añadirlo como gasto en sus informes financieros.

Relación entre costes y ventas

Se refiere al porcentaje de las ventas de alimentos y bebidas que están directamente relacionadas con un producto o servicio concreto. En otras palabras, calcula cuánto ha gastado en cada artículo de su menú en función de lo que ha vendido más cualquier costos asociado a sus gastos de funcionamiento para esta sección del negocio. Esto se puede calcular de la siguiente manera:

Por ejemplo:

Si una empresa tiene 100.000 dólares de ingresos totales y 15.000 de ellos proceden del producto, la relación entre costes y ventas se calcularía así:

100.00 $/(15.000 $ + cualquier otro costos) = 0,66 o 66%.

The higher the number, the more you are spending on each item; which will make it easier for you to pinpoint profit losses and low-set menu prices. In other words, your costs are too high relative to the amount of revenue that comes from selling those products and services.

Plan de cuentas

Un plan de cuentas incluye todos los tipos de ingresos, costos, activos y pasivos relacionados con su restaurante a lo largo del tiempo.

Por ejemplo, puede hacer un seguimiento del dinero que su restaurante obtiene de los clientes habituales y de los eventos especiales por separado. También puedes hacer un seguimiento del dinero que gastas en publicidad, suministros y alquiler por separado.

También puede considerar la posibilidad de tener una cuenta separada en negocio para su restaurante. Esto es especialmente útil si quiere hacer un seguimiento de los números de cada local por separado; es decir, si tiene varios locales.

En general, debe asegurarse de que su plan de cuentas esté configurado de forma que le facilite ver la rentabilidad de cada parte de su restaurante y dónde debe concentrar más recursos. La mejor manera de hacerlo es mediante una cuenta de resultados.

La cuenta de resultados es un informe importante para los propietarios de restaurantes, ya que les permite ver cuánto dinero ha ganado o perdido su negocio durante un determinado periodo de tiempo.

Una cuenta de resultados tiene:

  • Ingresos totales
  • Beneficio bruto
  • Margen de beneficio bruto
  • Gastos totales
  • Beneficio neto
  • Margen de beneficio neto

An accurate profit and loss statement tells you how much money you are making or losing each month. Restaurant owners must understand this because it tells them how efficient their business is and shows where they need to invest in more resources.

Prime costos

This refers to the costs directly associated with producing your menu items, so it calculates your COGS combined with your labor costs. It is used as a restaurant financial metric that can help you determine how profitable each item on your menu is (versus just looking at total revenue). Prime costs do not include things like rent or supplies. Some examples of costs included in this calculation are:

  • Alimentos y bebidas adquiridos para su uso como ingrediente o para su venta (productos agrícolas, carne, pescado y productos lácteos). También tiene en cuenta el coste asociado a cualquier elemento, como el embalaje, que se añade en una fase posterior, por lo que puede seguir considerándose parte de los gastos del restaurante.
  • Services used for your restaurant or a specific menu item that you have paid for and do not include in the cost of goods sold, such as Bartender services (Mixing drinks).
  • Tasas de servicio de los equipos de cocina (como los de los hornos o estufas comerciales). Estos se reportarían por separado en una factura del proveedor.
  • Servicios de limpieza (lavado de vajilla, aspirado de suelos)
  • Gastos de envío de artículos como alimentos y artículos de papelería
  • Inventory shrinkage costs (Items that are misplaced or become damaged before they can be used). This is a type of loss you would take when preparing menu item components in your restaurant kitchen.
  • Tasas de servicio de entrega de empresas de reparto de terceros

Dependiendo de sus circunstancias, el coste principal de un elemento del menú puede calcularse simplemente tomando una media de lo que ha pagado por esa comida o bebida. También puede determinarse mirando los precios exactos que se cobraron en facturas específicas de proveedores que has recibido y la mano de obra necesaria para mantener tu restaurante en producción.

Para calcular el coste de la prima de un plato:

Por ejemplo, si usted obtuvo 100 dólares de ingresos vendiendo un artículo del menú y el coste de la comida fue de 40 dólares, combinado con un coste de mano de obra adicional de 20 dólares, su coste principal se calcularía de la siguiente manera:

100 dólares/(40 dólares de comida costos + 20 dólares de trabajo costos) = 0.

Por lo tanto, un coste primario alto significa que cada artículo de su menú le cuesta mucho producirlo y venderlo, lo que significa que el restaurante necesitaría obtener más ingresos por su venta para obtener beneficios. Si se observa esta cifra como ejemplo, todo lo que sea inferior a 0 indicará que probablemente no se obtengan muchos beneficios al venderlo a los clientes.

Previsión de precios de los menús

Menu price forecasting is the process of predicting how many customers will be ordering your dish on a particular day, week, or month. By estimating the number of customers who will order your dish, you can predict how much food to order accordingly. If you over-order products, it will cost you more money which is why it's important to consider this when planning how much food to buy.

¿Cuál sería el precio más rentable para un solo artículo del menú? En este ejemplo, vamos a decir que nuestro restaurante cobra 7 dólares por un sándwich y sólo quiere saber cuál es la cantidad óptima que debería cobrar por ese sándwich.

Para calcularlo, hay que dividir el coste COGS por el margen de beneficio deseado:

40$/ 20$= 0,75$ (redondeado al céntimo más cercano)

Por tanto, el precio óptimo del menú se estima en 75 céntimos por sándwich. Esto significa que vendería más sándwiches si costaran menos que esto, pero también significa que acabará perdiendo más dinero.

Por lo tanto, el peor precio que se puede cobrar por un solo artículo del menú es todo lo que esté por encima de esta cifra, lo que significa que cualquier precio inferior a 0,75 dólares por sándwich pero superior al coste de los productos vendidos (40 dólares) se consideraría poco rentable al vender un sándwich.

La previsión de menús también puede ayudar a hacer lo siguiente:

  • Mantiene al chef al tanto de los ingredientes de alimentos y bebidas que debe preparar diariamente.
  • Ayuda a garantizar que el inventario de platos en un día determinado se mantenga en un nivel adecuado para el número de clientes previstos que pedirán ese plato.
  • Garantiza que su personal de cocina sólo prepara lo que se va a vender diariamente.

Índice de rotación

El ratio de facturación es una parte importante del beneficio neto total de su restaurante. La cifra total de ventas incluye todos los artículos que vendes y que suman el coste completo de tu menú.

Para calcular el ratio de rotación, hay que dividir el coste de las mercancías vendidas entre el inventario medio. Esto determinará cuánto inventario se vende a lo largo de un tiempo (dependiendo de cuándo decidas calcular tu ratio de rotación).

Por ejemplo, si un plato en particular costos le cuesta 60 dólares en alimentos y mano de obra para hacer, pero por alguna razón, no se está vendiendo, entonces su índice de rotación mostrará si vale la pena o no mantener este artículo en el menú.

By using this type of measure, it will be easier for you to determine which items on your menu are making the most money and which ones are not; making it easier for you to improve profitability.

El índice de rotación de inventario también puede ayudarle a determinar qué artículos debe mantener en su menú y cuáles deben eliminarse.

Porcentaje del coste de los alimentos

El porcentaje del coste de la comida es la cantidad de ingresos que necesitas gastar en comida. Se calcula dividiendo el total de alimentos costos entre el total de ventas.

To calculate your food cost percentage you divide the total food costs by the total sales:

Por ejemplo, si un restaurante tiene 100.000 dólares de gastos y 60.000 dólares proceden de la compra de ingredientes (alimentos costos), eso significa que tienen un 60% de gastos de alimentación, lo que significa que el 40% se destina a todo lo demás.

Los alimentos costos son el coste de todos los productos alimenticios que utiliza para preparar sus platos, lo que incluye desde la carne, las aves, el pescado, los productos lácteos, las frutas y las verduras, así como otros ingredientes como especias o condimentos, etc.

La razón por la que es tan importante averiguar el porcentaje del coste de los alimentos es porque te ayuda a determinar cuáles son tus alimentos costos y cuánto dinero necesitas gastar en ingredientes.

Puedes empezar calculando el precio medio de todos los artículos de tu menú, lo que te dará una buena idea de lo que debe costar cada plato. Una vez que tengas esta información, solo tienes que dividir el total de alimentos costos entre el precio de tu menú para saber qué porcentaje de cada plato está compuesto por ingredientes.

Una vez que conozca la proporción, puede utilizarla como referencia para futuros menús o simplemente seguir utilizando esta cifra de forma continuada.

Cuentas por pagar

Es la cantidad total de dinero que debe a sus empleados y proveedores por productos o servicios. Las cuentas a pagar pueden dividirse en dos categorías: cuentas de proveedores y cuentas de empleados, aunque en la mayoría de los casos suelen agruparse bajo un mismo nombre, lo que facilita la gestión de todas las tareas relacionadas con la contabilidad.

El total de tus cuentas por pagar es la cantidad de dinero que tienes que pagar antes de poder recibir cualquier ingreso o renta. Hay que entender todos los aspectos relacionados con esta cifra, ya que le ayudará a determinar cuánto dinero necesita su negocio para tener éxito.

Cuentas por cobrar

Es la cantidad de dinero que el restaurante debe a los empleados y proveedores. Es importante que sepas cuál es el total de tus cuentas por cobrar porque te mostrará el grado de problema de gestión de tesorería que tienes, lo que significa más intereses en la financiación, menos dinero para la expansión, etc.

Para determinar sus cuentas por cobrar, debe sumar todo el dinero que le deben los clientes por facturas, recibos y transacciones con tarjeta de crédito. Esta cifra revelará el importe pendiente de pago por parte de los clientes, por lo que debes llevar un control de esta cifra en todo momento para asegurarte de que no hay ningún problema importante.

Sistemas de revistas

El diario es el primer paso para registrar las transacciones en un sistema de contabilidad por partida doble.

Se trata de tres cuentas:

  • La cuenta de débito, que se verá incrementada por el importe de la transacción;
  • La cuenta de crédito, que se verá disminuida por el importe de la transacción;
  • Una cuenta recapitulativa de gastos o ingresos, que tendrá un saldo cero después de registrar todas las transacciones de negocio .

Los asientos pueden clasificarse como cuentas temporales o permanentes.

Una cuenta permanente es aquella en la que el importe de la transacción permanece en esa cuenta hasta que se cierra en algún momento, mientras que las cuentas temporales reflejan los ingresos y los gastos sólo durante un periodo determinado antes de cerrarse en otro tipo de cuenta.

Las cuentas temporales se cierran en otro tipo de asiento llamado asiento de cierre, que se utiliza para transferir el saldo de la cuenta temporal a una o más cuentas permanentes. La función principal de este proceso es garantizar que todos los débitos sean iguales a todos los créditos dentro de cada asiento antes de ser contabilizado en los libros de contabilidad y, en última instancia, en su cuenta respectiva.

Contabilidad de devengo

Se refiere al tipo de método contable que incluye los gastos y los ingresos juntos en un balance de estados financieros al final de un período contable. Básicamente, se basa en estimaciones y no en cifras reales de gastos e ingresos por ventas.

For example, if you are using the accrual accounting method, then it would be recorded as an expense when planning your operational budget; which means that it will not affect income statements until after you have incurred this cost.

La principal ventaja de utilizar el sistema de contabilidad de devengo es que permite a los propietarios de restaurantes reflejar con mayor precisión los gastos e ingresos en sus finanzas.

Por ejemplo, si utiliza el sistema de contabilidad de caja, será imposible saber cuánto dinero ha ganado su restaurante después de impuestos hasta que se hayan pagado todas las facturas, lo que significa que existe la posibilidad de que ni siquiera sea rentable porque muchos gastos pueden haber quedado sin pagar durante meses.

Si alguno de estos ratios no está dentro de los límites que ha establecido para su restaurante, entonces es el momento de tomar medidas.

Si echa un vistazo a estas métricas a diario, podrá hacer cambios rápidamente para que estén más en línea con lo que debe ocurrir a largo plazo. Algunas de estas métricas pueden servirle, mientras que otras sólo pueden aplicarse en el futuro, a medida que su restaurante se adapte.

Pasemos a los tipos de gastos de ocupación y funcionamiento que conlleva la gestión de un restaurante.

Gastos de ocupación y funcionamiento

Si su presupuesto es bajo, podría ser útil examinar si su ocupación y su funcionamiento costos son demasiado elevados. Si es así, puede que merezca la pena buscar formas de reducir estos costos , lo que podría incluir cosas como recortar los gastos o negociar mejores acuerdos con los proveedores.

Cuando mucha gente piensa en la ocupación y el funcionamiento costos, tiende a centrarse en el alquiler del restaurante; sin embargo, éste no es el único gasto que debe tenerse en cuenta a la hora de planificar su presupuesto. Hay varios factores más que se enumeran a continuación.

Gastos de ocupación

Son los costos que se relacionan con el alquiler o el arrendamiento de una propiedad en la que puede llevar a cabo su negocio. Los gastos de ocupación son importantes porque tienen un impacto directo en el coste total de la propiedad y la explotación de su restaurante.

Examinando estos costos, puede ayudar a garantizar que el negocio tenga posibilidades de ser rentable después de tener en cuenta todos los gastos. Los datos han demostrado que el restaurante negocio está creciendo, con un aumento medio de las ventas del 8%. Los gastos de ocupación incluyen cosas como los pagos del alquiler o del arrendamiento, así como los servicios públicos y otras facturas relacionadas con el funcionamiento del restaurante.

También incluye cosas como:

  • Alquilar
  • Hipoteca
  • Facturas de servicios públicos (electricidad, agua caliente, aceite, gas y refrigeración)
  • Internet
  • Impuestos y seguros de la propiedad (incendio, inundaciones, robo, invasión de plagas)
  • Equipamiento costos (muebles, electrodomésticos, instalaciones, uniformes, vajilla)

Gastos de funcionamiento

Se trata de costos , que está relacionada con el funcionamiento de su restaurante en el día a día, incluyendo todo, desde los salarios de los miembros del personal hasta los suministros de alimentos.

También incluye cosas como:

  • Sueldos del personal (personal de cocina, camareros, repartidores)
  • Coste laboral (impuestos de la seguridad social, planes de seguros e impuestos sobre la nómina)
  • costos de productos vendidos
  • Mantenimiento costos (reparaciones de equipos / instalaciones / muebles / electrodomésticos; servicios de control de plagas; retirada de basuras; llamadas de servicio de HVAC; gastos de pintura)
  • Publicidad / Marketing costos
  • Gastos de promoción (premios, regalos, concursos)
  • Marketing costos (publicidad en línea; folletos y carteles)
  • Pago de intereses de su préstamo/hipoteca negocio
  • Impuestos y licencias: impuestos sobre la propiedad, tasas de licencia de negocio , impuesto sobre las ventas, primas de seguro de responsabilidad civil
  • Desviación de existencias y mermas

Estos costos variarán en función del tamaño de su restaurante o del número de empleados que tenga trabajando en él en un momento dado.

Por ejemplo, si dirige un gran restaurante con varios camareros en plantilla, su página web costos será más alta que la de un propietario que sólo tiene uno o dos empleados.

Es importante conocer los gastos operativos que conlleva el funcionamiento de su restaurante, ya que se incluyen en el cálculo de lo que gana después de impuestos. Si no sabe a cuánto ascienden sus gastos operativos, puede tardar mucho tiempo en saber si su restaurante será rentable.

Consejos para los presupuestos de los restaurantes

Fijar objetivos presupuestarios

Es importante establecer un objetivo presupuestario para su restaurante porque le ayudará a echar un vistazo a la rentabilidad de sus operaciones. Hay tres componentes para calcular su presupuesto:

- Calcular la previsión de precios de su menú (PFP)

- Calcular el coste de los productos vendidos (COGS)

- Calcular sus gastos de ocupación y funcionamiento

Por ejemplo, si le ha ido bien con la previsión de ventas y los ratios de rotación de inventario, entonces podría ser el momento de invertir en otras áreas que puedan aumentar aún más ganancias.

Si hay ciertas cosas en las que quiere que el presupuesto operativo de su restaurante se centre en mejorar, entonces debe establecer algunos objetivos específicos para que estas mejoras se produzcan.

Por ejemplo, si sabe que la rentabilidad de su restaurante se está resintiendo porque no tiene suficientes empleados, entonces podría ser una buena idea utilizar su objetivo presupuestario para contratar más trabajadores.

Asegúrese de que los objetivos son alcanzables para que realmente se lleven a cabo y no se exceda en lo que puede ser realista. También deberías dividir estos objetivos en pasos más pequeños si es necesario para hacerlos más manejables.

Otro aspecto a tener en cuenta es el presupuesto de proyección, que es una herramienta que le ayudará a determinar si su restaurante puede ganar dinero o no.

Para crear este presupuesto, hay que empezar por mirar las finanzas de los meses anteriores y ver cuánto beneficio se obtuvo de media al mes después de pagar todos los gastos.

Once you have reached this number, it might be time for you to consider investing in restaurant accounting software that will help you manage your restaurant's finances better.

Prevea sus ventas

La previsión de ventas es una predicción de las futuras ventas y necesidades de suministro que tiene en cuenta los datos históricos y previstos en su negocio.

La previsión de las ventas es una parte importante de la contabilidad de un restaurante porque le ayudará a establecer su presupuesto operativo.

Si es la primera vez que hace una previsión de las ventas de su restaurante, puede ser una buena idea trabajar con un contable profesional o con alguien que tenga experiencia en una empresa de contabilidad de restaurantes para que le dé una predicción más precisa.

La razón es que prever demasiado las ventas puede afectar negativamente al presupuesto operativo de su restaurante. Si la previsión es demasiado alta, es posible que acabe teniendo que recortar ciertos gastos más adelante, lo que disminuirá la rentabilidad de su negocio.

La otra razón por la que esto es importante es porque, si la previsión de ventas es incorrecta, también puede causar problemas con la gestión de la tesorería, ya que las facturas de los proveedores pueden no ser pagadas a tiempo.

Si decide prescindir de los profesionales para pronosticar sus ventas, puede considerar el uso de una hoja de cálculo en su lugar.

Para elaborar una previsión de cuánto ganará, debe echar un vistazo a los registros de años anteriores, que pueden ayudarle a ver cuánto dinero se gasta de media. Estos registros pueden incluir la cuenta de resultados, la declaración de la renta o el extracto de la cuenta bancaria.

Después de haber revisado los registros, deberías ser capaz de obtener una predicción bastante precisa de cuánto dinero ganará tu restaurante en el futuro.

Establezca su margen de contribución

El ratio de margen de contribución es una métrica clave que se relaciona con el coste de los productos vendidos de su restaurante. Calcula cuánto dinero le queda por cada dólar de ventas después de contabilizar los costos asociados a la producción y venta de cualquier artículo de su menú.

Hay dos tipos de márgenes de contribución: el margen unitario, que se refiere a los productos individuales, y el margen total, que se refiere a todo el restaurante.

Esta fórmula calcula su margen de contribución unitario:

Sus contribuciones son los ingresos que recibe por la venta de comidas a los clientes menos todo su costos para hacer o comprar esos artículos. Los elementos que contribuyen a esta cifra son los alimentos, las bebidas y la mano de obra costos.

Aunque el margen de contribución muestra el beneficio generado por cada artículo individual que vende su restaurante, puede ser más útil pensar en este ratio como el número de dólares que sobran de cada dólar de ingresos después de haber pagado todos los gastos.

El margen total desempeña un papel aún mayor que los márgenes unitarios.

Esta fórmula calcula su margen de contribución total:

El total de sus contribuciones son las ganancias que recibe por la venta de comidas menos todo su costos para hacer o comprar esos artículos. Los elementos que contribuyen a esta cifra son los alimentos, las bebidas y la mano de obra costos.

Aunque el margen de contribución muestra el beneficio generado por cada artículo individual que vende su restaurante, puede ser más útil pensar en este ratio como el número de dólares que sobran de cada dólar de ingresos después de haber pagado todos los gastos.

También puede ser beneficioso observar qué porcentaje de ventas y costos contribuyen a los márgenes totales en lugar de las cantidades absolutas en dólares.

costos Por ejemplo, supongamos que usted vende un tipo de plato por 20 dólares y que la elaboración de este artículo en su restaurante cuesta 15 dólares. Utilizando la fórmula anterior, averiguaríamos que este margen unitario es del 25%.

Sin embargo, si utilizamos un porcentaje en lugar de un valor absoluto, podemos ver que el 75% de los ingresos de su restaurante proviene de la venta de este plato y el 25% de su costos se destina a su elaboración.

También puede utilizar la misma fórmula para calcular un porcentaje de margen total utilizando un valor absoluto, que sería 20 dólares en ventas menos 15 dólares en variable costos dividido por la cantidad total de dólares (45 dólares) que entra en su negocio (en este caso, sería el 38,89%).

Utilizar los balances

Un balance es un estado financiero que muestra los activos, los pasivos y los fondos propios de una organización.

Algunos de los factores que puede considerar para el seguimiento son el balance de apertura, el balance de cierre del año en curso, las cuentas de resultados, los estados de flujo de caja y el ratio de capital circulante.

Si se resta el pasivo total de los fondos propios, se obtiene el patrimonio neto de su negocio.

También puedes consultar Comparar años anteriores con el balance de cierre de este año para ver cuánto dinero ha ganado tu restaurante a lo largo del tiempo, lo que puede ser otro indicador de la salud financiera.

Su seguimiento le permitirá controlar mejor el valor neto de su restaurante y ver lo bien que le va a su negocio con el paso del tiempo.

Presupuesto para eventos de ventas, promociones, festivales

Hay muchos eventos de ventas diferentes en los que los restaurantes pueden querer participar para impulsar su negocio.

Algunos ejemplos son las promociones específicas de los restaurantes, las ofertas navideñas y las horas felices.

Si no está seguro de cuánto cobrar por determinados artículos durante estos eventos, puede utilizar el método de fijación de precios de coste incrementado. Esto significa que tomará el total de su producto costos y le añadirá un determinado porcentaje para determinar el precio al que debe venderlo.

También puede tener en cuenta el tiempo adicional que les llevará a sus empleados prepararse para estos eventos de venta y calcular también este coste.

Es importante entender cuánto dinero necesita, qué impulsa la rentabilidad y todos los factores que influyen en el éxito del restaurante. Una vez que haya comprendido mejor cada uno de ellos, podrá ver cómo pueden funcionar todos juntos para que su restaurante funcione con mayor eficacia.

Establecer períodos contables

Los periodos contables son los momentos designados en los que los contables realizan ajustes en los registros contables o preparan los estados financieros.

Como se ha mencionado anteriormente, es posible que desee buscar períodos contables mensuales y trimestrales, así como anuales. Estos pueden establecerse en el sistema de registro de su restaurante (SOR) y le ayudarán a mantener todo unido a lo largo del tiempo.

Dado que hay 12 meses en un año, esto significa que la mayoría de la gente llegará a las ventas anuales que es lo que esperan para su negocio durante un año.

Sin embargo, puede considerar la posibilidad de hacerlo por trimestres, lo que puede dar al equipo de gestión de su restaurante más información sobre la evolución de las ventas en el año en curso, así como proporcionar información útil para la gestión del inventario.

Another idea is using accounting ratios, which can be calculated from financial statements. Accounting ratios are used by accountants to help them monitor the financial performance of businesses. A lot of these ratios measure how well a business is doing and whether it is healthy financially or not.

Algunos de los ratios contables más utilizados son el ratio de capital circulante, el ratio de rotación, la utilización de activos y los ratios de liquidez.

  1. El ratio de capital circulante se basa en el activo corriente y el pasivo corriente. El activo corriente incluye el efectivo, las existencias y el inventario; mientras tanto, el pasivo corriente es el que tendrá que pagarse en el plazo de un año, como las cuentas por pagar y la deuda a largo plazo.
  2. El ratio de facturación es una comparación entre las ventas y el coste de las mercancías vendidas, también conocido como COGS. Hablamos de ello con más detalle al principio del artículo.
  3. La utilización de los activos de un restaurante se mide comparando sus activos totales con las ventas anuales
  4. El ratio de liquidez es una comparación de los ratios corriente y rápido, que se encuentran en los estados de tesorería. El ratio rápido o de prueba ácida se calcula tomando los activos más líquidos de la empresa (efectivo, valores negociables, etc.) y dividiéndolos por los pasivos corrientes que pueden pagarse en un plazo de

También debe tener en cuenta que algunas empresas pueden tener un final de año fiscal diferente al de otras, por lo que querrá comprobarlo antes de comenzar su análisis.

Preste atención a los cambios en el salario mínimo

El salario mínimo va a aumentar en muchas provincias de Estados Unidos y Canadá en los próximos años. Este cambio afectará a la industria de la restauración y debe estar al tanto de todos estos cambios si se aplican a su negocio.

Es posible que desee echar un vistazo a lo que está sucediendo en su área, así como con las leyes laborales que van a entrar en vigor pronto y que pueden afectar a la mano de obra de su restaurante costos.

Encontrar el contable/contable adecuado

Contratar a un contable es algo que puede hacer para ayudar a su restaurante a gestionar sus finanzas.

Querrá elegir a alguien que se especialice en la industria de la restauración y que tenga experiencia en trabajar con restaurantes para que conozca bien lo que su negocio necesita en términos de servicios de contabilidad.

Otro factor que hay que tener en cuenta a la hora de contratar a un contable o contable profesional es que tenga las licencias y certificaciones adecuadas.

Asegúrese de que su contable supera estas pruebas porque significa que está al día en cuanto a leyes fiscales, reglamentos y otra información importante en el sector de la restauración. Puede ser una gran ventaja para usted contratar a alguien que tenga estos conocimientos, ya que puede ahorrarle tiempo a la hora de realizar ciertas tareas o proyectos.

Considerar la contabilidad sin ánimo de lucro

La contabilidad sin ánimo de lucro es un subconjunto de la contabilidad que está diseñado específicamente para las organizaciones sin ánimo de lucro. Las organizaciones sin ánimo de lucro pueden tener una serie de estructuras diferentes, pero todas tienen el mismo objetivo: prestar un servicio o perseguir una causa sin ser económicamente autosuficientes.

La función principal de la contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro es hacer un seguimiento de las entradas y salidas de fondos para garantizar la estabilidad financiera de la organización. Los servicios de contabilidad sin ánimo de lucro ayudan a las organizaciones a mantener sus registros actualizados para que puedan presentar a tiempo los formularios del IRS correspondientes.

La contabilidad de las organizaciones sin ánimo de lucro también ayuda a garantizar que las finanzas de la organización estén siempre en orden, lo que puede ayudar a mantener su estatus de exención fiscal ante el IRS.

Programa de contabilidad para restaurantes

One of the most important investments you can make as a restaurateur is investing in restaurant bookkeeping and POS systems that will help manage all aspects of your business, from your beginning inventory to sales forecasting.

Los datos del TPV permiten a los propietarios conocer los indicadores clave de rendimiento de su restaurante a lo largo del tiempo para hacer un seguimiento del inventario, las ventas y la mano de obra costos. También puede ayudarle a controlar el coste de los alimentos, ya que le permitirá hacer un seguimiento de los artículos que caducan pronto para que no se desperdicien.

A lot of restaurant owners use accounting software for everything from creating budgets to managing their cash flow projections. Accounting software connects to your POS which allows your accountant to generate accounting reports, a daily sales report, find out the average check size, determine tax contributions, labor costs, and perform financial reconciliation.

Algunas de las ventajas de utilizar este tipo de programas son

  • Aumenta la eficiencia y la eficacia operativa
  • Ayuda a contratar, formar y gestionar a sus empleados
  • Simplifica las actividades de introducción de datos
  • Crea tus propias facturas y cuentas de resultados periódicas (flujo de caja)
  • Aumenta la transparencia de la empresa al dar a todo el mundo acceso en tiempo real a los datos financieros. Esto es especialmente importante para los propietarios-operadores que quieren que los miembros de su personal estén al tanto de cómo va la negocio en cualquier momento del día/noche para ser lo más productivos posible.
  • Realiza un seguimiento de tu inventario y tus cuentas por cobrar para que sepas en todo momento cuál es la situación financiera. También puedes crear informes que te ayuden a identificar tendencias, como qué artículos se venden más durante ciertas temporadas o en diferentes días de la semana.
  • Agiliza las tareas de contabilidad y ahorra tiempo, ya que puede hacer cosas como programar el pago de las facturas de forma automática, recibir actualizaciones financieras en tiempo real y crear presupuestos basados en sus proyecciones de ventas.

Algunos sistemas de software de contabilidad son:

  1. Quickbooks Online -  this is a cloud-based solution that can be accessed from anywhere and on any device.
  2. Xero Accounting Software - this software has over one million businesses around the world using it. It's an easy-to-use accounting program with great customer service which will help you save time and money.
  3. Sage 50 -  this is an accounting program that will help you manage all of your restaurant's finances. It includes inventory control, purchase order management, sales analysis and forecasting, payroll services, job costing features, reporting tools etc.
  4. Microsoft Dynamics -  this software is a great option for those who want to use it on their desktop and mobile devices. It also has access to an online portal where you can manage your restaurant's finances from anywhere at any time.
  5. FreeAgent - Invoicing & accounting software for freelancers and small businesses.  It also integrates with many of the most popular payroll providers such as Paycheque, ADP, or Braintree and allows you to create invoices, manage expenses, and get paid online.
  6. Freshbooks - online invoicing and time tracking software for solo freelancers, consultants, or teams that bill clients by the hour or project.
  7. Zoho Books - accounting software with invoicing, payroll & more for entrepreneurs and business owners who want to run their business in one place.
  8. OnPay: una forma sencilla de pagar a sus empleados y de que éstos le paguen. Es un software de nóminas que se integra con Quickbooks, Xero o Wave Accounting.
  9. Wave: un programa de contabilidad que le ayuda a hacer todo, desde crear presupuestos y enviar facturas hasta aceptar pagos en línea de clientes, proveedores, etc.
  10. GP - un programa de contabilidad gratuito y sencillo que le ayuda a hacer cosas como crear presupuestos, generar informes, etc.

y más...

Restaurant owners can use various forms of accounting software to simplify their business and increase the accuracy of their financial data. Accounting software is a great way for restaurant owners to manage all aspects of their restaurant's finances from anywhere, at any time, and on any device; including desktop or mobile devices.

El programa de contabilidad adecuado le facilitará la creación de presupuestos, el conocimiento del tamaño medio de los cheques, la determinación de las contribuciones fiscales, la mano de obra costos, y la conciliación financiera.

Los conceptos de contabilidad de los restaurantes expuestos al principio del artículo son útiles para ayudarle a entender qué es la contabilidad y la importancia que tiene cuando se hace correctamente.

Gestionar un restaurante también puede ser cuestión de contratar a contables que le ayuden a crear presupuestos y a gestionar las finanzas de su restaurante junto con su software de contabilidad.

Una vez que comprenda mejor los conceptos básicos de lo que puede ofrecer el software de contabilidad para restaurantes, podrá tomar decisiones informadas sobre si una solución en línea o fuera de línea funcionará mejor para su restaurante. Ahora que tiene una idea básica de lo que debe y no debe hacer, puede determinar mejor qué paso dar para actualizar las técnicas de contabilidad que utiliza actualmente.

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