Estrategias para las nóminas y los impuestos de los propietarios de restaurantes

El departamento de nóminas puede ser un gran reto para los propietarios de restaurantes. ¿Cuánto debe pagar a sus empleados? ¿Salarios por hora o anuales? ¿Qué impuestos sobre las nóminas hay que pagar y cuándo? Estas son sólo algunas de las preguntas que nos vienen a la mente cuando pensamos en la gestión de las nóminas. Afortunadamente, existen sistemas de nóminas que facilitan la gestión de estos retos para que usted pueda centrarse en dirigir su negocio de forma más eficiente.

En esta entrada del blog, hablaremos de cómo funcionan los sistemas de nóminas y de cómo ayudan a los propietarios de restaurantes a ocuparse de sus responsabilidades en materia de nóminas de una manera que sea justa para todas las partes implicadas (es decir, los empleados).

¿Qué es la nómina?

Una nómina es la lista de todos los empleados a los que paga un mismo empleador. Los empleados reciben un salario base medio como compensación económica por los servicios que prestan. El salario de los empleados puede determinarse por horas o por años y el impuesto sobre la nómina se deduce de la misma antes de enviarla a los empleados (es decir, los impuestos sobre la nómina del empleador).

¿Qué es la retención de la nómina?

La retención de la nómina es el proceso de deducir una determinada cantidad de cada cheque de pago, que usted utilizará para pagar los impuestos sobre la renta de sus empleados. Esto significa que si un empleado tiene un salario de 1.000 dólares a la semana, por ejemplo, con las retenciones de la nómina se le suele descontar alrededor del 25% para cubrir el pago de impuestos federales y estatales.

Es posible que los empleados más jóvenes no deban pagar impuestos sobre la renta, pero aún así tendrá que retener el impuesto sobre la nómina a un tipo del 15%. Cuando un empleado alcanza la edad en la que está obligado por ley a pagar sus propios impuestos sobre la renta, este porcentaje está sujeto a cambios.

A la hora de calcular las retenciones de la nómina, tendrá que tener en cuenta algunas cosas, como el salario bruto del empleado. Este será el salario que se les paga antes de realizar cualquier deducción. También tendrá que tener en cuenta el número de prestaciones declaradas en el formulario W-4 y los impuestos adicionales que puedan corresponder a su estado o condado.

El empleado está obligado a presentar su declaración de impuestos federales anualmente, con el fin de informar de los ingresos que ha obtenido y pagar los salarios imponibles que se le deben. También será responsable de pagar los impuestos estatales correspondientes, que pueden diferir de sus retenciones en la nómina según el lugar donde viva. Si un empleador no retiene suficiente dinero de los salarios o ha retenido demasiado, el empleado sigue siendo responsable de pagar sus propios impuestos.

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Cómo calcular las retenciones de la nómina

El IRS ofrece una calculadora de talones de pago que le facilitará la tarea de calcular lo que sus empleados deben recibir y deducir en cualquier cheque de pago. Tiene en cuenta todas las diferentes variables mencionadas anteriormente para ayudarte a cumplir con tu obligación como empleador.

¿Empieza a hacer nóminas manuales? Tome nota de esto

1. Apply for a FEIN (Federal Employer Identification Number)
2. Registre a todos los empleadores (incluido usted) y a su personal en el Estado (asegúrese de registrar a los nuevos empleados a medida que los recibe)
3. Register with EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System)
4. Encuentre un calendario de nóminas y añada nuevos empleados en función de sus competencias
5. Registrar los totales de las nóminas
6. Manténgase informado con las leyes y reglamentos de los restaurantes, es decir, los ingresos imponibles: impuestos estatales sobre la renta, impuestos estatales y federales del empleador, impuestos federales sobre el desempleo, impuestos sobre la nómina, leyes laborales, etc.
7. Buscar un seguro de invalidez si es necesario
8. Solicite asesoramiento jurídico y fiscal
9. Ofrecer un descuento a los empleados y otras ventajas para ellos
10. Ofrecer un horario flexible

La nómina de los empleados se realiza en unos pocos pasos:

1. Averigüe su horario

• Nómina por horas, calculada a partir de las horas trabajadas de un empleado y su tarifa horaria (el importe total que paga a su personal por cada hora).
• Nómina asalariada, calculada como un período de nómina (mensual, quincenal, semanal) multiplicado por un salario fijo.

2. Averiguar su salario bruto y neto

• Salario bruto: calcular los sueldos realizados antes de cualquier impuesto o retirada
• Remuneración neta: calcular los salarios percibidos después de los impuestos sobre la nómina y otras deducciones

3. Averigüe el total de sus retenciones salariales e impuestos combinados

• Impuesto sobre la nómina: suma total de los impuestos federales, estatales y locales que un individuo o una empresa tiene que pagar sobre los ingresos obtenidos para evitar pagar más al final al presentar las declaraciones anuales. Los empleadores retienen diferentes impuestos sobre la nómina en concepto de Seguridad Social, Medicare y FUTA (Federal Unemployment Tax Act).
• Retenciones totales sobre la nómina: es la suma total de las retenciones sobre la nómina que un empleado tiene que pagar sobre el salario para evitar pagar más al final al presentar la declaración anual. Los siguientes importes de retenciones de la nómina se toman de la misma para el impuesto federal sobre la renta, el impuesto estatal sobre la renta, el impuesto municipal sobre la renta y los impuestos sobre la nómina.

Pagar por encima del salario mínimo exigido

El salario mínimo en Norteamérica es de unos 12 dólares por hora. Sin embargo, muchos restaurantes pagan a sus empleados más que eso, ¡y hay una buena razón para ello! Si vas a contratar a alguien para que trabaje en tu restaurante, debería cobrar al menos lo que se considera el "salario mínimo" dondequiera que vivas.

Una buena razón para aumentar los salarios es que los empleados tienen mayores niveles de satisfacción en el trabajo, se reduce la tasa de rotación de personal y se ahorra dinero al no tener que formar constantemente a los nuevos empleados una y otra vez.

Algunos restaurantes ofrecen más que el salario mínimo porque también es una gran herramienta de reclutamiento. Si eres un restaurante de una gran área metropolitana y quieres atraer a candidatos de calidad para que trabajen contigo, prueba a ofrecer algo más que el salario mínimo.

Mucha gente está dispuesta a aceptar un recorte salarial para trabajar en el sector de la restauración, ya que lo ven como una oportunidad para ascender en el escalafón y convertirse algún día en jefe de cocina de su propio restaurante. Dar a los empleados un poco más de dinero puede, por supuesto, mostrarles aprecio y hacerles sentir que son empleados valiosos.

Leyes sobre salarios y horarios

Son complicadas y cambian constantemente, lo que dificulta a los propietarios de restaurantes saber cuánto deben pagar a sus empleados. El problema es que hay varias leyes salariales diferentes, entre ellas la ley federal, la ley estatal (a menudo llamada "salario digno" o "salario mínimo"), las ordenanzas de los gobiernos locales y los convenios colectivos, dependiendo de dónde se viva.

También hay tres componentes principales de un salario: la tarifa base, el pago de horas extras y las bonificaciones.

• El salario base es simplemente lo que gana un empleado en un turno normal; no incluye ninguna cantidad extra que se le pague por trabajar en determinados turnos, como las noches o los fines de semana. Puede ser el salario mínimo o el salario fijado por los empresarios.
• Las horas extras se pagan cuando un empleado trabaja más de 40 horas a la semana. El tiempo extra se compensa con el pago de horas extras, o al menos la mitad de su tarifa horaria habitual.
• Los beneficios adicionales que puede ofrecer a los empleados son las bonificaciones, que pueden ser cosas como una bonificación por trabajar por las noches y los fines de semana, o comisiones por ventas anuales. También podrían incluirse primas por vacaciones o incentivos relacionados con el rendimiento, como descuentos para los empleados en la compra de alimentos en el restaurante.

Otros componentes del salario:

• Las pausas son tiempo no remunerado que se concede a los empleados en forma de pausas para comer o tomar café. En algunos estados también se exige una baja por enfermedad pagada, un número determinado de días de vacaciones pagadas y días festivos.
• La responsabilidad civil es una de las cosas más importantes que deben hacer los propietarios de restaurantes, ya que les protege de la responsabilidad legal por accidentes, lesiones o daños a la propiedad que puedan ocurrir mientras los empleados están trabajando. En Estados Unidos no hay ninguna ley federal que obligue a los empresarios a proporcionar una cobertura de seguro de accidentes de cualquier cuantía, y sólo se exige en los estados si los accidentes laborales causan más de 2.500 dólares en concepto de lesiones ( costos ), lo que incluye tanto los gastos médicos como los salarios perdidos.

Cuando los empleados renuncian

There are many different things that restaurant owners can do when employees quit. The first thing to do is figure out why the employee quit. If the restaurant owner knows why, it can help them take steps to prevent it from happening again. For example, if the employee quit because of a new job opportunity elsewhere, the owner could offer salary increases or benefits like health insurance and paid time off.

Si tiene un empleado que ha renunciado, tiene derecho a recibir su última paga en el plazo de una semana. Puede pagar a sus empleados con cheques de nómina o con depósito directo. Si el método de pago preferido son los cheques de nómina, el empleado puede solicitar que se le envíe su última paga por correo. El cheque de nómina tiene que incluir todas las horas trabajadas y la paga que se debe por ese periodo de nómina. El cheque de nómina también tiene que incluir cualquier deducción de la nómina que se haya hecho, como impuestos, contribuciones al 401k o deducciones de la nómina.

Recontratación tras una pérdida de personal

Restaurants that have lost staff and need to hire new employees will likely have a lot of difficulties. To start, it might seem like an overwhelming task to figure out how many people you can afford to be without at any given time.

También es posible que te preocupe mucho cómo mantener el restaurante funcionando de forma óptima. Si realmente te preocupa mantener la nómina baja, ¿qué sentido tiene contratar nuevos empleados?

The answer may be that it's not always about saving money on payroll costs. Restaurants are usually open 12 hours a day and some even stay open 24 hours a day. If you're open for 24 hours, then having restaurant workers during those extra 12 hours is crucial to keeping your business up and running smoothly!

Esto dependerá del restaurante, pero la mayoría de los sistemas de nóminas tienen calculadoras de nóminas que pueden ayudar en este proceso. Hacen preguntas como cuántas personas se necesitan en un momento determinado del día, cuántas horas tienen que trabajar y cuál es la nómina. La calculadora de nóminas calculará automáticamente los impuestos sobre las nóminas, las tasas de las horas extraordinarias y le dará un calendario de nóminas.

Salarios competitivos, pero ¿qué más?

Hay muchas otras cosas que los restaurantes pueden ofrecer a su personal, además de salarios competitivos para los empleados. El primer paso es hacer que los impuestos sobre las nóminas se deduzcan de la paga de los empleados. costos Merece la pena hacer el esfuerzo porque los impuestos sobre las nóminas pueden cambiar en función de lo que gane alguien, lo que puede suponer un aumento de las nóminas para el propietario del restaurante si no se tienen en cuenta los impuestos sobre las nóminas.

Algunos propietarios de restaurantes también ofrecen seguros médicos y dentales. Esto dependerá del restaurante y de lo que ofrezca con su paquete de beneficios, pero es importante recordar que tener un buen paquete de beneficios es tan importante como los salarios competitivos, especialmente si quieres candidatos de calidad al contratar para puestos dentro de tu restaurante.

Los programas de beneficios pueden ser una excelente manera de que los propietarios de restaurantes muestren su aprecio por sus empleados. Es importante que los propietarios de restaurantes muestren a sus empleados que se preocupan por ellos como personas. Trabajar en el sector de la restauración también es un trabajo duro y la gente necesita ser compensada por sus esfuerzos.

Una de las formas en que los sistemas de nómina pueden ayudar en este proceso es ofreciendo programas de beneficios a los empleados, como seguro médico, seguro dental, planes 401K, bonificaciones por años de servicio en la empresa o tiempo libre remunerado.

Personal de propinas

Los propietarios de restaurantes pueden ofrecer a sus empleados un salario justo y oportunidades de participación en los beneficios. Cuando se deducen los impuestos sobre las nóminas, el propietario del restaurante gana menos dinero del que le gustaría para que los miembros de su plantilla reciban un salario justo. Por lo tanto, es importante conocer las leyes de los impuestos sobre las nóminas antes de empezar a pagar a sus trabajadores para que no se produzcan sanciones por los impuestos sobre las nóminas.

Employees who earn at least $30 per month in tips must be paid a cash wage of no less than $18 per hour (based on a 40-hour workweek). Tips are usually distributed at the end of each payroll period. For example, if a payroll period is 20 days then tips will be allocated to staff on day 21 or 22.

Some restaurant owners have the tendency to skimp on payroll taxes and pay their employees a lesser cash wage. They want to avoid payroll tax payments by paying as less as possible, but this is the most costly thing they can do because these are mandatory contributions that must be paid on behalf of an employee.

Las normas y regulaciones en torno a los empleados con propinas varían según el estado, pero los sistemas de nóminas pueden ayudar a calcular la cantidad de empleados con propinas y cuál debe ser su ingreso final imponible.

Por ejemplo, si las propinas de una persona son inferiores a 20 dólares por hora durante un turno completo o si no recibe ninguna propina, los propietarios de los restaurantes deben pagarle el salario mínimo, además del dinero que haya obtenido de las propinas durante el turno.

Es importante recordar que los impuestos sobre las nóminas son obligatorios para estos empleados y los sistemas de nóminas pueden ayudar a calcular cuánto hay que pagarles además de las propinas. Así, si un empleado ganó 100 dólares de propinas durante un turno completo de 12 horas, las calculadoras de nóminas determinarán automáticamente la cantidad de impuestos sobre la nómina que se debe al final de la semana.

Otros tipos de consejos:

A tip can come from many sources: a credit card, cash, or even an item traded at the point of sale. If you are unsure about how to record tips as income for your business, it is important to keep track of all types of customer payments that are not designated as "gratuities" on the credit card receipt, and in the restaurant's computers.

• Propinas con tarjeta de crédito: Si se deja una propina en la tarjeta de crédito, los restaurantes suelen quedarse con ella.
• Propinas: Si los empleados cobran menos del salario mínimo y dan propinas a otro personal, este dinero no debe contarse como parte de sus propinas a efectos fiscales porque ya se han incluido en el salario.
• Puesta en común de las propinas: Esta práctica requiere que todos los camareros compartan sus propinas y a veces es ilegal en algunos estados.
• Compartir las propinas: Esta práctica requiere que todos los empleados compartan sus propinas, pero puede ser legal si el empresario les paga al menos el salario mínimo o superior.
• Ingresos no relacionados con las propinas: Los propietarios de restaurantes también deben tener en cuenta otros tipos de ingresos no relacionados con las propinas que puedan recibir del cliente, como una tarjeta regalo o un reembolso.
• Crédito de propinas: El crédito de propinas es importante, ya que delimita la diferencia entre los empleados por hora, los empleados con propinas y la nómina sin propinas. Los créditos por propinas no sólo se determinan por el salario mínimo federal, sino también por el tamaño de la nómina de un restaurante.

Impuesto sobre las nóminas de los trabajadores

Los propietarios de restaurantes tienen que ocuparse de los impuestos sobre las nóminas. Estos son similares a los salarios imponibles, ya que consisten en los impuestos de la Seguridad Social, Medicare y el seguro de desempleo del empleado que los empleadores deben retener de los salarios de sus empleados y depositar en el IRS de forma mensual o trimestral. Cuando los sistemas de nóminas calculan estos impuestos sobre las nóminas (o "retenciones"), se aseguran de tener en cuenta cualquier exención de impuestos sobre las nóminas para los propietarios de restaurantes que ahora tienen que pagar impuestos sobre las nóminas.

Cálculo de los impuestos sobre las nóminas

Payroll taxes are an unavoidable part of running a restaurant. You can calculate payroll tax due by using the Federal Insurance Contributions Act (FICA) payroll taxes calculator.

En Estados Unidos, los impuestos sobre la nómina para la Seguridad Social y Medicare se calculan a un tipo combinado del 15,30%. El empresario paga la mitad, es decir, el importe total del impuesto sobre las nóminas es el mismo que el de la FICA. El trabajador paga su mitad mediante retenciones en su nómina.

Además, el tipo de impuesto sobre las nóminas suele rondar entre el 10 y el 15 por ciento de los ingresos del restaurante.

Por ejemplo, si sus ventas brutas mensuales son de 200.000 dólares y tiene 12 empleados en nómina con un salario medio de 20 dólares por hora (o el 75% de los salarios FICA), eso equivale a 2.400 horas durante un mes, lo que se traduce en 720 días de trabajo. Por lo tanto, la tasa de impuestos sobre la nómina es de 720 x 0,15% = 108,00 dólares para ese mes sólo en impuestos sobre la nómina.

Fórmula del coste de la mano de obra del restaurante

Prime costs for wages paid to employees by a restaurant can include payroll tax rates such as Medicare and Social Security deductions from compensation or gross payroll amounts. The payroll tax rate will depend on how much an employee earns during their payroll period.

Por ejemplo, si el coste de la nómina de un restaurante es de 40.000 dólares y los impuestos sobre la nómina son de 3.500 dólares, el coste principal sería de 34.500 dólares. Los tipos impositivos de las nóminas de los restaurantes dependerán de la frecuencia de las nóminas y del sistema de nóminas utilizado por el restaurante, por ejemplo, si un empleado recibe un pago mensual, el tipo impositivo de las nóminas será del 30%.

Fórmulas salariales de los empleados:

• Salario por hora - Impuestos sobre la nómina = Nómina costos
• Nómina costos - Tipo impositivo de la nómina (%) = Salario por hora
• Salario por hora x (180 días/año) = Remuneración anual del empleado

La mano de obra media de los restaurantes de comida rápida costos: Menos de 14 dólares la hora, lo que equivale a menos de 30.000 dólares al año para el personal a tiempo completo con prestaciones.

Los restaurantes de servicio completo suelen ser más grandes que los de comida rápida porque hay más personal involucrado en su funcionamiento; esto significa que los gastos de nómina también son mayores. Los impuestos sobre las nóminas de los restaurantes de servicio completo suelen ser más caros que los de los restaurantes de comida rápida.

• Servicio completo de restaurante media de trabajo costos: 11,50 dólares por hora más propinas, o alrededor de 22.000 dólares al año para el personal a tiempo completo con beneficios.

Los impuestos sobre la nómina que se incluyen en la nómina costos incluyen:

1. Impuesto de la Seguridad Social - 12,40% del salario hasta 127.200 dólares al año y el impuesto de Medicare sobre la misma cantidad (2.100 dólares)
2. Seguro Federal de Desempleo (FUTA) - 0,08% de impuesto sobre la nómina
3. Seguro de Desempleo Estatal (SUTA) - 0,06% de impuesto sobre las nóminas para los empresarios de Minnesota, Maine y Nueva Jersey, mientras que en otros estados varía del 0,00% al 0,24%.
4. Los impuestos FICA son contabilizados a través de los sistemas de nómina por el empleador en nombre de sus empleados como un porcentaje de los salarios hasta 127.200 dólares.
5. El impuesto estatal sobre el desempleo lo pagan los empresarios de todos los tamaños en todos los estados, y los impuestos federales sobre las nóminas se deben a los salarios de hasta 127.200 dólares al año.

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Dilemas fiscales

Los impuestos son complicados, especialmente los impuestos sobre las nóminas. No sólo se trata de la nómina y el impuesto sobre la renta, sino también de otros gastos relacionados con la nómina, como las cotizaciones a la Seguridad Social o Medicare. Hay algunas reglas generales para asegurarse de no meter la pata en el tema de las nóminas:

• Asegúrese de que sus empleados conocen su situación fiscal con respecto a la declaración de la renta
• Pagar los impuestos sobre las nóminas trimestral o mensualmente y siempre a tiempo para evitar sanciones por retraso en los pagos
• Ocuparse de las obligaciones fiscales de la nómina por adelantado, como la contribución a la Seguridad Social al final de cada año, incluso si no debe mucho en impuestos sobre la nómina ese trimestre o mes.
• Las aportaciones complementarias del empleador deben deducirse de los impuestos sobre la nómina, como las transferencias de nómina a nómina
• Conocer las obligaciones fiscales de las nóminas federales y estatales

Establecer un calendario de nóminas

A payroll schedule includes the working hours and days of employees, what they should be paid per hour or day (i.e., hourly salary vs. annual salary), and how often you want them to get their paycheck (i.e., weekly, bi-weekly, monthly). This payroll schedule should also include any overtime hours that each restaurant employee can work. This can be done using payroll software or relying on more of your time to crunch the numbers.

Un programa de nóminas tiene en cuenta los tipos impositivos de las nóminas, el número de horas que un empleado trabaja a la semana y los impuestos sobre las nóminas. A continuación, los impuestos sobre la nómina se multiplican por el número de horas que el empleado ha trabajado en una semana.

Por ejemplo, supongamos que tiene un asistente que gana 15 dólares por hora y que trabaja 40 horas durante cuatro días (de lunes a jueves). Esto equivale a 600 dólares por semana (30 dólares x 80), que están sujetos a una retención de impuestos sobre la nómina de 600 dólares.

30$ x 80$ de impuestos sobre la nómina = 2400$ de impuestos sobre la nómina para la semana

Ahora, digamos que ese mismo asistente trabaja horas extras durante uno de esos días (el viernes), y ahora tiene 45 horas trabajadas en una semana en lugar de 40 horas. A ese empleado habría que pagarle 20 dólares más por hora por sus horas extras. Esto supondría 25 $ x 45 impuestos sobre la nómina, lo que equivale a un impuesto sobre la nómina adicional de 1150 $ (30 $ x 180).

Programación equitativa

Crear un horario justo para las nóminas puede ser complicado si tiene diferentes locales o muchos empleados. Aquí es donde los sistemas de nóminas son útiles, ya que ayudan a los propietarios de restaurantes a crear horarios equitativos sin todo el tiempo extra, costos, y el estrés.

Los empleados deben programarse en función de su disponibilidad, y cada turno debe tener asignado al menos un empleado para no dejar turnos sin cubrir. Además, los sistemas de nóminas pueden calcular fácilmente cuánto debe pagarse a un empleado por hora o por día en función del número de horas que trabaja.

Impuesto sobre las nóminas e impuesto sobre la renta

El impuesto sobre la nómina es el dinero que una empresa paga al gobierno en concepto de impuestos, por lo que el impuesto sobre la nómina es un coste para la negocio. El impuesto sobre la nómina solía llamarse deducciones de la nómina.

All payroll taxes and payroll deductions have to be done through a payroll system with some type of payroll software. Payroll taxes are deducted straight away from your paycheck so it's easier to pay them because you don't need to think about it or remember it each week. They are usually deducted from employees' paychecks whereas income taxes are deducted from employees' paychecks by employers and then sent to the IRS.

El impuesto sobre la renta es el dinero que debes al gobierno cuando ganas una determinada cantidad y se calcula en función de tus ingresos. El impuesto sobre la renta se deduce en función de su salario. También es cuando a un empleado se le retiran los impuestos de su nómina que paga el empresario.

Papeles de la nómina

Los documentos de la nómina que deben completarse para los sistemas de nómina son las hojas de tiempo. Estos documentos muestran cuántas horas ha trabajado cada empleado del restaurante y cuánto se le ha pagado por hora o por día (es decir, el salario por hora frente a la nómina anual). El sistema de nóminas toma estas cifras, calcula los impuestos sobre la nómina que se deben en función de su programa de nóminas y se asegura de que los impuestos sobre la nómina se paguen a tiempo.

En los sistemas de nóminas, el papeleo de las nóminas se procesa normalmente a través de un software de nóminas o un proveedor de servicios de nóminas que tiene un sistema automatizado para calcular los tipos impositivos y proporcionar informes que le muestren lo que se ha hecho con la información de las nóminas de los empleados de su restaurante. Esto puede ahorrarle muchos dolores de cabeza a la hora de determinar cuánto se debe pagar a cada empleado, qué impuestos sobre la nómina hay que pagar y con qué frecuencia.

Alternativa: Programa de nóminas

As a restaurant owner, you need to consider how much time you have and what payroll services are most appropriate for your business before selecting the right payroll provider or system. A payroll software is usually best if you plan on running payroll yourself because it will save you hours of work in calculating payroll taxes from scratch.

Si tiene poco tiempo o los servicios de nóminas son sólo una parte de las responsabilidades de su restaurante, un servicio externo de nóminas como ADP puede ser más apropiado para su negocio , ya que se encarga de los complicados cálculos de las nóminas al tiempo que proporciona informes de cumplimiento de nóminas y pagos automáticos a los empleados. Costará más que llevarlo usted mismo, pero los propietarios de los restaurantes tendrán mucho más tiempo para centrarse en otras tareas importantes.

Con el software de nóminas, el propietario del restaurante puede introducir la información de las nóminas una vez y hacer que se calculen automáticamente los impuestos sobre las nóminas para las diferentes tablas de retenciones. Esto ahorra al propietario del restaurante una cantidad considerable de tiempo que puede dedicar a otras tareas importantes.

Hay dos tipos de sistemas de nóminas que suelen utilizar los propietarios de restaurantes: los que se gestionan internamente y los que se gestionan externamente.

Cuando se dispone de un sistema interno de nóminas, el responsable es el encargado de calcular los impuestos sobre las nóminas y los importes de las mismas, lo que puede hacerse manualmente o con la ayuda de un software de nóminas.

Con un sistema de nóminas externo, los propietarios de los restaurantes reciben una empresa de nóminas para que se encargue de sus responsabilidades en materia de nóminas. Se encargarán de calcular los impuestos sobre las nóminas y de determinar cuánto debe cobrar cada empleado por hora o día y la frecuencia con la que debe pagarles. También se encargarán de cumplir con los informes de nóminas con la agencia federal o estatal correspondiente para los impuestos sobre las nóminas que los propietarios de restaurantes deben pagar.

Los sistemas de nóminas externos son más caros que los internos porque requieren la suscripción de una empresa externa que gestiona todas las responsabilidades relacionadas con las nóminas. Sin embargo, los sistemas de nóminas pueden ofrecer a los propietarios de restaurantes muchas ventajas que los sistemas de nóminas internos no pueden ofrecer:

• Impuestos sobre la nómina calculados con precisión en nombre del restaurante (los impuestos sobre la nómina suelen ser los mismos para todos, independientemente de si son empleados por hora o asalariados)
• La información sobre el cumplimiento de las nóminas es más fácil para los restaurantes, ya que toda la empresa externa se encarga de ello
• Pagos automatizados a los empleados para que los propietarios de los restaurantes no tengan que preocuparse por los retrasos o el incumplimiento de los cheques de pago

Los mejores programas de nóminas

1. OnPay: Uno de los proveedores de software de nóminas más populares, OnPay ofrece un programa de nóminas que está diseñado para simplificar las tareas de gestión de nóminas para los empresarios. Es muy fácil de usar, ya que calcula los impuestos sobre las nóminas y otros beneficios en nombre de los propietarios de restaurantes y puede ayudar a calcular los salarios de los empleados también. Dispone de tablas de impuestos sobre las nóminas, informes de nóminas y estadísticas de nóminas que pueden utilizar los propietarios de restaurantes para hacer un seguimiento de sus nóminas.

2. SurePayroll: SurePayroll offers payroll software that is similar to Onpay with some additional features, such as integrated payroll tax reporting. It can also calculate overtime pay and has an option for payments only on payday instead of the more traditional bi-weekly or monthly payroll cycle. It also has payroll tax tables, payroll reports, and payroll statistics that can be used by restaurant owners to keep track of their payroll.

La principal diferencia entre ambos es que SurePayroll carece de un panel de gestión a la hora de ver todos los datos relacionados con la nómina, como la información de los empleados o los impuestos sobre la nómina calculados automáticamente para cada tabla.

3. Nómina Patriot: Patriot payroll es un proveedor de nóminas de empleados para propietarios de restaurantes. Patriot payroll ofrece un servicio de nóminas totalmente gestionado que automatiza el procesamiento de los pagos y los informes de cumplimiento, lo que facilita a los propietarios de restaurantes la gestión de su negocio mientras se centran en otras tareas.

4. Gusto: El software de nóminas Gusto es ofrecido por una empresa de nóminas que se encarga de las responsabilidades de las nóminas de los beneficios e impuestos de los restaurantes. Sigue el calendario tradicional de nóminas quincenales o mensuales, pero permite a las empresas pagar a sus empleados el día de la paga, lo que puede ahorrar dinero a los restaurantes, ya que no tienen que esperar a recibir los fondos de los clientes para pagar a su personal. Gusto también tiene la mayoría de las opciones de complementos de RRHH.

5. Nómina Quickbooks: El software de nóminas de Quickbooks con la integración en línea más fácil. Viene con funciones de nómina para los propietarios de restaurantes que necesitan hacer un seguimiento de todos los datos relacionados con la nómina, como la información de los empleados y los impuestos sobre la nómina calculados automáticamente para cada mesa. Los cálculos de los impuestos sobre las nóminas son precisos, ya que ofrecen diferentes tasas en función de si los empleados son por hora o asalariados. Aunque, puede ser bastante complicado de usar para alguien que no tiene experiencia con el software de nóminas o programas de contabilidad, sin embargo, ofrecen tutoriales para hacer las cosas.

6. Square payroll: Square payroll ofrece un software de nóminas con una variedad de características para los propietarios de restaurantes. Cuenta con informes detallados de las nóminas, tablas de impuestos sobre las nóminas e información sobre las estadísticas de las nóminas que pueden utilizar los propietarios de restaurantes para hacer un seguimiento de sus datos relacionados con las nóminas. Square Payroll permite a los propietarios de restaurantes la opción de pagar a los empleados quincenalmente o mensualmente, pero no ofrece una opción para los pagos en el día de pago, lo cual es muy conveniente.

7. Paycheck flex: El software de nóminas Paycheck flex está diseñado para que la gestión de las nóminas sea fácil y sin complicaciones, especialmente para los grandes restaurantes. Ofrece tablas de impuestos sobre las nóminas, informes de nóminas y estadísticas de nóminas que pueden utilizar los propietarios de los restaurantes para hacer un seguimiento de sus datos relacionados con las nóminas, como la información de los empleados o los impuestos sobre las nóminas calculados automáticamente para cada mesa.

Implantación de una cuenta bancaria de nómina

Una cuenta bancaria de nómina suele ser un servicio de nómina que se paga mensualmente. Las cuentas bancarias de nómina son un servicio de nómina importante para los propietarios de restaurantes, ya que reduce el dolor de los impuestos sobre la nómina y los errores de pago de la nómina al hacerlo automáticamente para los propietarios de restaurantes.

Muchos servicios de nóminas ofrecen depósitos automáticos de nóminas en cuentas bancarias de nóminas. Esto permite a los propietarios de restaurantes no tener que preocuparse de los impuestos sobre las nóminas y de los pagos de las mismas, pero aunque no sean necesarios para realizar las nóminas, son muy recomendables.

Cada vez que se paga a un empleado, el dinero va directamente a su cuenta bancaria de nóminas y, desde allí, los propietarios de los restaurantes pueden hacer las extracciones que necesiten. Esto les da más control sobre qué parte de su presupuesto se gastará en impuestos sobre las nóminas o si pueden hacerlas con un excedente de fondos para otras necesidades.

Hacer más eficientes los pagos de las nóminas

Un servicio de nóminas también está diseñado para los propietarios de restaurantes que desean una forma más sencilla de realizar los pagos de las nóminas. Los propietarios de restaurantes pueden utilizar el portal web, la aplicación móvil o el sistema de banca telefónica de un servicio de nóminas para transferir fondos de su cuenta corriente a la cuenta bancaria de nóminas sin tener que preocuparse de calcular manualmente cuánto hay que transferir y cuándo debe hacerse.

Estos servicios suelen estar disponibles a bajo coste para reducir la carga financiera de los pequeños negocios , como los restaurantes, que no necesitan sistemas de alta gama pero sí ayuda para gestionar los calendarios y procesos de pago de los empleados.

Llevar los registros de las nóminas

Los registros de nóminas son una de las partes más importantes de un sistema de nóminas. Cuando se dispone de informes de nóminas, es fácil corregir cualquier error que pueda cometerse o identificar actividades sospechosas en los datos de las nóminas del restaurante. Si ha ocurrido algo con los impuestos sobre las nóminas y los salarios de los empleados por parte del empresario, éste puede ponerse en contacto con el Departamento de Trabajo de su estado para obtener más información y ayuda con las nóminas.

Los registros de nóminas deben conservarse durante un periodo mínimo de 6 años. Este es el tiempo que la ley federal exige que se conserven los registros de las nóminas. Los propietarios de restaurantes deben conservar los informes de nóminas por si los necesitan por cualquier motivo, como una auditoría o un procedimiento judicial.

Establecer el depósito directo de la nómina

¿Qué es el depósito directo?

Una forma de asegurarse de tener la paga a tiempo es el depósito directo. No tienes que preocuparte porque el dinero entra en tu cuenta el día de la paga.

También se denomina transacción de cámara de compensación automatizada (ACH). La información para completar este proceso incluye el número de cuenta bancaria del empleado, el número de ruta, el tipo de cuenta, el nombre del banco y la dirección que va a recibir el pago.

Los empleados suelen utilizar un servicio de depósito directo para reclamar sus nóminas, pero el sistema también se utiliza para otros fines, como la devolución de impuestos, las prestaciones de jubilación o las reclamaciones de seguros, entre otros.

Inscribir a los empleados en la nómina de depósito directo es otro servicio importante para los propietarios de restaurantes.

El pago a los empleados se ha hecho más eficiente con la introducción de los depósitos directos, que son una forma indolora de pagar a los miembros del personal sus salarios sin preocuparse del proceso físico. Además, los propietarios de negocio se ahorran unos 3 dólares por cheque cuando utilizan el depósito directo.

Con un sistema de depósito directo de nóminas, también se pueden establecer retiros automáticos de la cuenta corriente de negocio para que los pagos se realicen automáticamente en nombre de la empresa cada vez que haya fondos suficientes para cubrir los gastos de la nómina.

This saves restaurant owners the hassle of having to manually transfer money each week or month which can result in unnecessary delays and mistakes with payroll processing if done incorrectly. It also allows employers greater control over how much they want to spend on payroll taxes - whether by reducing how much payroll they have to pay or by offsetting payroll expenses with other income.

Establecer el depósito directo para los empleados

El establecimiento del depósito directo puede realizarse a través de un servicio de nóminas, como el mencionado anteriormente, o directamente a través de su banco, con el que tendrá que ponerse en contacto para obtener más información. Algunos servicios de nóminas también pueden utilizar la información de su banco para transferir los fondos directamente por usted.

Para establecer las nóminas con su banco, tendrá que firmar documentos y proporcionar información financiera para asegurarse de que tiene fondos suficientes para seguir pagando a sus empleados. El banco le ayudará a encontrar la frecuencia adecuada para realizar las nóminas y, por supuesto, le informará de cómo funciona todo.

Para establecerse con un servicio de nóminas o contratista independiente, algunos le pedirán una cuota por cada depósito que realice, mientras que otros pueden ofrecerlo de forma gratuita. Debería Comparar opciones y elegir la que mejor se adapte a sus necesidades. Pregunte sobre los diferentes tipos de gestión de depósitos directos que se ofrecen, las tarifas, los impuestos y muchos otros servicios antes de tomar una decisión.

Para poder realizar las nóminas, sus empleados necesitarán que les haga un depósito directo. Este papeleo variará según el empleador, sin embargo, debe recopilar esta información lo antes posible. Cada empleado necesita proporcionar la siguiente información (una vez que haya dado su consentimiento) y con un alto grado de precisión:

• Nombre y dirección
• Número de la seguridad social
• Nombre del banco, número de cuenta, nombre del titular de la cuenta
• Número de ruta

Después, tendrá que añadir a cada uno de sus empleados al sistema de nóminas que tenga y, en más de una semana, podrá ofrecerles el depósito directo de sus cheques de pago.

Depósito directo: Más ahorro, más tiempo

Un método de pago más eficaz es el depósito directo, ya que el 83% de los empleados prefiere esta forma de liquidación. El depósito directo, como la mayoría de las innovaciones en línea, tiene mucho que ofrecer y es una opción para negocios que quiere ahorrar.

Ayuda a evitar la preparación manual de los cheques y ahorra a los empleados la necesidad de dirigir su correo o ir a la oficina de correos. Una empresa de nóminas puede tener un mejor control sobre el proceso de nóminas y cuando una negocio se pasa al depósito directo, sus empleados suelen encontrar más fácil recibir sus cheques de pago, se reduce la probabilidad de fraude y se ahorra dinero en la compra de suministros para hacer los cheques.

One of the best ways to cut down on prices is by using payroll systems that make payroll run smoothly and keep you from worrying about all the details. For instance, direct deposit saves not just money but time as well. It takes less effort for employees when banks can take care of making deposits without them having to wait in line!

No sólo ahorra usted, sino también sus empleados. Con el consentimiento y la transferencia de su empleado, el depósito directo también puede redirigirse, con un porcentaje determinado, a una cuenta de ahorro o inversión de los empleados.

Además, es posible que su banco no añada comisiones adicionales como en el caso de los cheques, ya que el depósito directo suele ser un servicio gratuito. Por lo tanto, su restaurante está promoviendo hábitos de gasto y ahorro saludables.

Depósito directo: Qué hay que tener en cuenta

Algunos inconvenientes del depósito directo pueden evitarse, sin embargo, los descuidos pueden costarle. Si trabaja de forma manual, asegúrese de que introduce tiempo en el calendario para analizar e introducir las horas de trabajo completadas de su personal y de que la nómina se evalúa antes de las fechas previstas para el depósito directo. Una vez más, el procesamiento de la información bancaria de los empleados es confidencial, por lo que debe establecer medidas de seguridad para proteger esta información, o puede tener serias complicaciones.

When putting together all your staff's schedules, make sure you correctly input their working hours and overtime, because once you send off your checks, the automatic deposits cannot be taken back immediately. Therefore, you might run the risk of being in debt if your funds are less than what you send out, be weary of extra bank fees if this occurs.

Si ocurre algo así y quiere cambiar de banco, asegúrese de que se quedará con el nuevo banco, ya que al cambiar de banco tendrá que volver a recopilar y autorizar toda la información de sus empleados.

Por último, las tasas de depósito directo pueden costarle dinero debido a las tasas de servicio, y pueden parecer muy caras dependiendo de cuántos empleados tenga y de la institución que elija para hacer su depósito directo. Ten en cuenta que tu banco puede incluso pedirte comisiones por transferencia!

Ultimately, payroll systems can be a great help to restaurant owners! They do not have to focus on tedious details and get the job done with efficiency. With payroll management software for restaurants, you will save money as well as time. However it is important that if anything goes wrong or your employees are unhappy about certain aspects of this service that you know what to do. In the payroll world, your restaurant is just one of many clients and you need to be certain that payroll services are worth it for both parties!

En concreto, los sistemas de gestión de nóminas pueden ayudar a pagar a los empleados de forma justa sin demasiadas complicaciones ni confusiones. Las ventajas pueden ser más beneficiosas para algunos propietarios de restaurantes que para otros, pero el software de gestión de nóminas puede ser una gran ayuda para que las nóminas se realicen sin problemas y se ahorre dinero. Para evitar los problemas de los servicios de nóminas, asegúrate de que tus empleados están de acuerdo con el sistema de depósito directo antes de inscribirlos.

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Effectively managing payroll and taxes is crucial for the longevity of your restaurant. By implementing these strategies, you'll see your ROI improve, indicating a more robust and resilient business.