Food inventory management is a central job for restaurant owners or kitchen managers. It’s a constant balancing act of keeping enough ingredients to fill every order, but not so much that food spoils and you lose money on it.
Digital food inventory management, in particular, provides a host of other benefits for businesses like:
- Tracking ingredient and food costs changes so you can keep your menu prices up-to-date
- Evitar la sobrecompra y la infracompra
- Seguimiento de los ingredientes populares e impopulares para actualizar el menú
- Tracking the total cost of your inventory at any given time
- Mejorar el servicio al cliente proporcionando a los camareros total transparencia sobre los menús agotados
- Helping you keep accurate inventory records based on your restaurant's standards
Many restaurants track their inventory with pen and paper, as that’s the way kitchen managers were trained for eons. But the above benefits are virtually impossible to achieve manually. Just trying to get inventory tracking right takes so much effort that there’s very little time left for analysis of the user or available inventory. Moreover, you’d have to be a spreadsheet wizard to gain most of the insights an inventory management solution provides automatically.
Muchos restaurantes empiezan a experimentar con el seguimiento digital de los niveles de inventario utilizando las funciones integradas en su sistema de punto de venta (TPV)
¿Qué es el software de TPV?
Un TPV es una plataforma en la que un restaurante (o minorista) realiza sus transacciones de venta. Pueden iniciar una transacción, tomar el pago, mantener un catálogo, ejecutar descuentos, y más.
The restaurant POS systems specifically connect the kitchen and floor staff, so that the kitchen can see orders without waiting for the staff to run to the back. Management can keep track of KPIs like sales over time, which servers are selling the most, and which items are the most popular.
With the advent of easy-to-use, budget-friendly POS platforms, most restaurants run on a food inventory POS system, even tiny food kiosks.
Many POS systems also have inventory management system features built in. Since these inventory system features typically come with the POS subscription, it's with these stock management tools that restaurants first experiment with digital inventory keeping.
Funciones comunes de gestión de inventario en un TPV
With that said, let’s take a look at the common inventory management qualities that a POS contains. These features are broken into three types:
- gestión de existencias
- gestión de pedidos
- analíticas.
Funciones de gestión de existencias
Dado que las características de gestión de inventario en un TPV se desarrollan para facilitar la venta al tipo de minorista negocio , el sistema de gestión de inventario suele estar orientado a las características de gestión de existencias para mantener un catálogo actualizado. Las características típicas incluyen:
- Creación de productos, incluyendo variantes de productos y SKUs
- Configurar un catálogo o menú completo con detalles y características específicas de los artículos
- Seguimiento de los recuentos de inventario y de los registros de inventario en múltiples ubicaciones
- Alta precisión y rapidez en el proceso de inventario
- Avisos de falta de existencias
- The ability to set and change product prices
- La posibilidad de establecer descuentos, promociones y crear cupones
Funciones de gestión de pedidos
Normalmente, en el software de TPV, este tipo de función es la menos sólida, aunque es probable que esto cambie a medida que las soluciones de TPV se conviertan en suites de venta al por menor.
- Importar productos de los catálogos con los que se integra el software para reducir la introducción manual de productos
- Poner algunos productos y existencias en pedido automático, normalmente de proveedores con los que el software está asociado.
Análisis y previsión
Cualquier función de análisis de inventario en un TPV estará orientada a los gerentes que intentan tomar decisiones de ventas. Como resultado, estos informes suelen ser una extensión de las funciones de informes de ventas del TPV. La mayoría de los sistemas de punto de venta modernos también realizan análisis de mercado para identificar tendencias y proporcionar informes sobre los datos en tiempo real, lo que ofrece a los usuarios información actualizada sobre lo que ocurre en su negocios.
- Seguimiento del uso del inventario a lo largo del tiempo
- Seguimiento de la unidad costos, márgenes y gastos
- Seguimiento del tiempo que ciertos productos han estado en un estante
- Evaluar la rotación del inventario (es decir, la rapidez con la que se vende un artículo)
Los límites de la gestión del inventario en el punto de venta
While experimenting with your built-in inventory management system can be a great way to start getting comfortable with managing inventory digitally, POS inventory management systems are very limited. As noted, the tools are usually built for the retail business model, not the restaurant industry. As such, they don’t have the complexities necessary for restaurant inventory tracking especially taking food inventory management.
Por eso, si utiliza la gestión de inventario de su TPV, descubrirá que carece por completo de funciones o que recurre a tortuosas soluciones para hacer que una función de venta al por menor se adapte a la realidad de la cocina. La gestión de inventario de los TPV carece a menudo de funciones clave como la integración de balanzas, el escaneado de códigos de barras para automatizar el recuento de inventario y la creación de recetas.
¿Qué es el software de gestión de inventarios para restaurantes?
Restaurant inventory management software is built specifically for the unique needs of restaurants, bars, food trucks, and other food-centered. Restaurant inventory management tools understand that your inventory often isn’t your end product — rather, items get put together to create a meal or menu item.
La importancia de la gestión del inventario de los restaurantes
The fact that inventory equals money is something that many restaurateurs are unaware of. Restaurants are losing a dollar value from their pockets on every food wasted. This is due to the fact that the food could have been used to generate income but is instead discarded.
Si comprueba su inventario con regularidad, podrá descubrir el origen de los residuos para poder tomar medidas para reducirlos. Por supuesto, siempre hay cosas que escapan al control del restaurante, como los clientes insatisfechos o los alimentos demasiado cocinados. Es fundamental hacer un seguimiento de las demás variables para mantener un plan de gestión de inventario sólido, independientemente de que se excluyan esos factores.
En otro caso, ¿cómo puede saber su verdadero beneficio si no sabe lo que se utiliza y lo que se desperdicia? Incluso si todo su sistema de compras es excelente, una mala gestión del inventario podría dejar sin efecto todo su duro trabajo.
Además, el servicio al cliente en los restaurantes se ve afectado negativamente por una mala gestión del inventario. Nunca informe a un cliente de que se ha agotado un producto estándar del menú porque alguien no se ha dado cuenta de que le faltaba o de que ya estaba caducado. Y si ocurre una vez, probablemente volverá a ocurrir.
Esto hará que el funcionamiento de su restaurante sea incoherente y que los clientes dejen de acudir muy pronto. No hay nada peor que un cliente acuda a su restaurante con una comida específica en mente y que luego le informen: "Lo siento, se nos ha acabado".
Por eso, para reducir la cantidad de alimentos desperdiciados y mantener un nivel de inventario óptimo, los restaurantes deben tomar medidas para planificar mejor sus menús e inventarios, además de formar a sus empleados en técnicas adecuadas de manipulación de alimentos.
¿Cuáles son las características del software de gestión de inventario para restaurantes?
There are a number of features that can only be found in restaurant inventory management software. These features are made for restaurant owners and food inventory managers specifically and will help a kitchen achieve peak efficiency.
1. Informes realizados para restaurantes
Mientras que las soluciones de TPV proporcionan muchos informes importantes, los informes de gestión de inventario de los restaurantes se crean para proporcionar una visión de la cocina de una manera que los informes de los sistemas de inventario de los minoristas no ofrecen.
Los informes únicos para el control de inventario de un restaurante incluyen:
- Las ventas frente al consumo, para que pueda Comparar fácilmente cómo se están vendiendo sus recetas en comparación con los alimentos asociados costos. Este informe también facilita el seguimiento de los derrames, las porciones extra o los robos.
- Over-stock reports help you get rid of sitting inventory. Industry data shows that 4-10% of food in kitchens is wasted before it ever makes it onto a plate.
- Cost differences in inventory. As the cost of ingredients or the food cost changes throughout the year, you can decide what to discontinue, which recipes to raise the price on, and more. Price fluctuations can make it difficult to keep your costs under control, but with the right restaurant management software, this is a valuable tool for monitoring any food cost and preventing them from rising too high. This helps you keep a close eye on your overall food costs, so you can be aware of any price changes and adjust your budget accordingly.
- Estimación de las existencias basada en las ventas, para que pueda tener una idea del inventario que queda entre los recuentos. Los niveles de ingredientes son más difíciles de seguir que los niveles de inventario típicos del comercio minorista debido a la observación, los derrames y otras actividades propias de la cocina. El software de inventario para restaurantes a menudo se configura teniendo en cuenta estas cosas para mantener una estimación más precisa de la cantidad de inventario disponible, en lugar de realizar un seguimiento basado exclusivamente en los artículos de menú vendidos.
- Previsión inteligente de pedidos para que pueda determinar de antemano qué artículos alimenticios pueden aumentar o disminuir su popularidad.
- Evalúe el recuento del inventario inicial, las entradas, las transferencias, la producción y las existencias finales. Comparar real frente a la teórica costos para optimizar su menú y el coste de las mercancías vendidas (COGS).
2. Métodos únicos de control de inventario específicos para restaurantes
Introducir el inventario de alimentos puede ser muy diferente de introducir otros tipos de inventario. Por ejemplo, el peso suele ser la forma en que las cocinas miden una unidad de inventario (por ejemplo, no se hace un seguimiento de los niveles de arroz por granos individuales, sino por el peso de la cantidad total de arroz).
So food inventory management systems often have scale integrations for measurement tracking. Scale integration allows the tool to pull the weight of an item directly from the scale, with no manual data entry required. The best food inventory systems (like WISK) even provide Bluetooth scales that are capable of reading exactly how much liquid is left in a bottle.
Un sistema de gestión de inventarios para restaurantes también puede escanear un código de barras para introducir un producto, lo que evita los errores humanos y las discrepancias durante la introducción.
Por último, algunos sistemas de gestión de inventario de restaurantes se integran con varios proveedores y catálogos de alimentos, de modo que también se puede elegir entre los artículos precargados. (Los TPV suelen prometer esta función, pero es esencialmente inútil para los responsables de la cocina, ya que los catálogos rara vez están orientados a los ingredientes).
3. Características de los pedidos realizados para artículos de alimentación
En general, el restaurante tiene una mayor rotación de inventario que un minorista. La rotación del inventario de alimentos es más frecuente que la de otros tipos de artículos, ya que los alimentos suelen estropearse rápidamente. Los artículos de alimentación, por ejemplo, deben renovarse entre 4 y 6 veces al mes.
Debería ser posible definir niveles personalizados para cuando un ingrediente está bajo en un sistema de gestión de inventario de restaurantes. Para mantener su inventario lleno y fresco, pero nunca con exceso de existencias, estos partes pueden desencadenar la realización de pedidos directamente a sus proveedores. Las notificaciones a usted y a su equipo también pueden ser desencadenadas por los partes.
La herramienta de gestión de inventario también debería integrarse con la gestión de proveedores para que pueda comprar pedidos directamente desde el sistema. (Esta es otra herramienta que muchos TPVs dicen ofrecer, pero a menudo sólo se integran con proveedores específicos del sector minorista).
4. Un modo offline para locales o bodegas sin Wi-Fi
El servicio de alimentos suele tener lugar en lugares inesperados. Tanto si está probando un local emergente como si está pensando en cómo hacer que las restricciones por pandemias funcionen para usted, su negocio necesita ser capaz de hacer un seguimiento del inventario en cualquier lugar. En WISK, ofrecemos un modo sin conexión con todas las funciones, por lo que no hay pérdida de actividad cuando se pierde la conexión Wi-Fi.
5. Alertar al personal sobre los artículos de bajo inventario
Low stock alerts are a feature of restaurant inventory management software that allows you to set thresholds for how much stock of an item you have on hand in your restaurant kitchen.
Cuando el nivel de existencias alcance el umbral, el software enviará una alerta a su personal para que pueda volver a pedir el artículo antes de que se agote. Esto puede ahorrar tiempo y reducir costos asegurando que nunca más se quede sin un ingrediente clave.
La mejor parte es que esta función es fácil de configurar y mantener, lo que le permite centrarse en su negocio mientras se asegura de satisfacer la demanda de los clientes. Sin necesidad de tener que volver a la cocina, los camareros podrán informar con precisión a sus clientes sobre los elementos del menú que no están disponibles.
Además, las alertas eliminan el inconveniente que supone que un servidor tenga que cancelar un pedido de un artículo agotado y volver a tomar el pedido del cliente.
6. Supervisa el cálculo del coste de las recetas
The key to tracking recipe costing is to carefully document every ingredient that goes into each dish, as well as the quantity used. This information can then be used to calculate the total cost of each dish and the cost of goods sold. By regularly monitoring food costs, restaurant owners can make adjustments to their recipes as needed to ensure that they are still turning a profit.
Un sistema de gestión de inventario que utilice el cálculo de costes por receta puede ayudarle a mantener datos coherentes, actualizados y precisos. Tener los precios actualizados de los proveedores extraídos automáticamente de las facturas de los mismos puede eliminar el tiempo que su equipo pasa introduciendo manualmente las facturas, especialmente si sus ingredientes costos varían estacionalmente.
Automating your food inventory management and implementing a strategic plan, managing your restaurant group's recipe expenses might help you optimize your profit margin across your menu.
7. Mejorar las ventas con una ingeniería de menús adecuada
La ingeniería de menús es una herramienta fundamental para planificar y crear su menú para maximizar la rentabilidad. Con el uso de la ingeniería de menús, puede determinar qué alimentos específicos impulsar, modificar o eliminar mediante el mapeo de su rentabilidad y popularidad.
Critical information regarding amounts sold in relation to item margin is integrated via sales mix polling, which links recipes with costing and data from your restaurant POS system. Menu engineering lets you assess if the menus are overpriced or underpriced, whether you need to change the amounts of certain ingredients or recipe portions, and how well the menu is performing overall. It enables you to weigh profitability versus popularity while making decisions.
With the help of restaurant inventory management software to automate this process, you can quickly assess these factors and get a clear sense of the margin contribution and sales success of each menu ingredient. Based on this information, you can take advantage of menu opportunities by, for instance, pushing ingredients with high margins but low sales.
8. Seguimiento del desperdicio de alimentos y control costos
El desperdicio de alimentos en los restaurantes se debe a diversas circunstancias.
Monitoring and recording every occurrence of food waste at the restaurant are essential for better food cost control and general best practices in restaurant accounting. You'll gain a lot more insight into your food cost percentage on both overall expenses and specific ingredient costs, enabling them to make data-driven decisions for spending that is both optimal and profitable.
Afortunadamente, algunos programas de gestión de inventarios para restaurantes vienen con opciones que pueden ayudarle a hacer un seguimiento del desperdicio de alimentos en su restaurante. Esto le permite crear un proceso de confianza como:
- Identificar las recetas que tienden a producir más residuos y variaciones de inventario en todos los locales del restaurante
- Introducir en el módulo del sistema de gestión de inventarios cualquier desperdicio de alimentos, incluidos los derramados y los que se han estropeado.
9. Gestión de tareas de inventario
A smart restaurant inventory software also includes an employee management feature to cut down on the amount of time spent on administrative activities, with predefined procedures for your restaurant employees.
- Cree recordatorios, establezca fechas de vencimiento para las tareas y haga un seguimiento de todo lo que se encuentra en el orden.
- Cree un menú de tareas que sólo contenga la información que su equipo considere más relevante.
- Comprobar el estado de cualquier tarea
10. Gestión de facturas
A restaurant inventory management system is an application or program for inventory tracking that can store, monitor, and analyze invoices from suppliers for inventory and supplies. The invoice management system works seamlessly with your inventory and accounting tracking processes, integrating with your bookkeeping, POS system, and inventory management software.
Al combinar los datos de ventas, inventario y contabilidad en una sola plataforma, el propietario de un restaurante puede hacer un seguimiento de la rentabilidad, el coste de las mercancías vendidas, los niveles de ingredientes y mucho más.
10. Racionalizar y centralizar la gestión de las recetas
Las oficinas traseras y las cocinas de los restaurantes pueden beneficiarse de la gestión del inventario de los restaurantes para gestionar el flujo de trabajo del control de inventario. Esto puede ayudarle a agilizar y centralizar el proceso de gestión de recetas para determinar su coste por plato, hacer un seguimiento de cuánto nivel de inventario de alimentos necesita en tiempo real y prever cómo afectarán los cambios en su menú a su resultado final.
- Establezca las pautas de las recetas para cada artículo de su menú (temperatura, tiempo de procesamiento, etc.) para mantener la consistencia de la calidad en todos los locales.
- Conozca el coste de las mercancías y controle los niveles de existencias para adaptarse a la demanda total prevista
- Estandarice las recetas de los artículos del menú, calcule los precios de los platos y esté atento a cómo los cambios de funcionamiento costos afectarán a las ventas potenciales.
La solución para los restaurantes
Ultimately, for a restaurant to succeed, proper inventory management is a must. You need to make sure to have both a POS and a specialized inventory management solution to run at optimal efficiency in order to conduct effective inventory management. That’s why we recommend using an inventory management tool that integrates with your POS system. (WISK integrates with more than thirty POS systems.)
With integration, you can keep the inventory management’s sales reports up-to-date and accurate at all times. WISK’s integration can read the recipes sold in the POS and quickly break that into inventory reports for you.
A comprehensive approach to food inventory management goes beyond your POS system. When you integrate specialized inventory software, you'll uncover areas for improvement and see your ROI steadily improve.
WISK es la herramienta perfecta para los restaurantes negocios que están dispuestos a pasar a un sistema de gestión de inventarios creado exclusivamente para ellos. Reserve una demostración gratuita hoy mismo.
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