Let's face it– every bar in the world experiences shrinkage and it's a hard factor to completely reduce shrinkage. So, is it worth even trying? Or do the bar and restaurant managers of the world just accept shrinkage as their fate and move on.
En resumen, sí. Las mermas son importantes. De hecho, puede ser responsable de pérdidas de hasta el 25 por ciento de su cuenta de resultados. Así que no es exactamente un cambio pequeño.
Aunque reducir las mermas puede ser difícil para la mayoría de los bares y restaurantes, hay algunos procedimientos relativamente fáciles que puede aplicar para marcar una diferencia inmediata y ganar más dinero. Siga leyendo para reducir la cantidad de producto desperdiciado en su bar y cómo aumentar ganancias.
¿Qué es la pérdida de inventario?
Before we can get into ways to reduce shrinkage, it's important to understand exactly what inventory shrinkage is. Shrinkage refers to the loss of inventory that can be attributed to factors such as spilled liquor, stolen food over-pouring, theft, or even breakage in bars and restaurants.
En otras palabras, las mermas son todo aquello que disminuye la cantidad de producto que tiene a mano, y todo ello sale de la cuenta de resultados de su negocio. Por eso es fundamental reducir las mermas en la medida de lo posible.
So how do you know if you're experiencing inventory shrinkage? The easiest way is to compare your beginning inventory levels with your ending inventory levels. If there's a discrepancy, that's an indication that you're losing money somewhere along the way. Of course, it's not always that cut and dry. The shrinkage rate is also an important metric that you want to keep track of. Ideally, you want to reduce shrinkage as low as possible. But in reality, the industry standard for bars and restaurants experience a shrinkage rate up to 20 percent.
Comprender la contracción de las barras
Hay dos tipos de mermas que los bares y propietarios de bares deben tener en cuenta: la física y la financiera.
Encogimiento físico
La merma física es el resultado del desperdicio, el robo o la rotura del producto. Este es el tipo de merma sobre el que los bares pueden tener más control.
Contracción financiera
Financial shrinkage is a little more complicated. It occurs when bar employees don't charge customers the actual cost for all the products they consume. For example, if a bartender gives away free drinks or comps meals without authorization, that's financial shrinkage.
There are a few costs associated with bar shrinkage. The most obvious is the financial cost, which can be significant. But there are other costs for your business to consider as well, including:
- El coste real del producto perdido
- The cost of employee theft
- El coste del fraude de los proveedores
- The cost of management error
- El coste del robo al consumidor
When it comes to bar shrinkage, it's important for bar and restaurant owners to understand the different types of costs they can incur and how it impacts the revenue and profits.
Remember, there are two main types: physical and financial. Physical shrinkage is the result of wasted, stolen, or broken product. Financial shrinkage occurs when employees don't charge customers the actual cost for all the products they consume. Ideally, you want to avoid both types of shrinkage in your bar. But we understand that's not always possible. So let's take a closer look at some ways you can lower physical inventory shrinkage in your company.
¿Cómo se producen las mermas en los inventarios de los bares?
Hay varias formas de que se produzca la contracción del inventario de un bar, pero las más comunes son:
- Bebidas derramadas
- Alimentos robados
- Vaciado excesivo
- Rotura
- Robo
Some of these factors– like spilled drinks or broken glasses– are inevitable. But others, like theft and over-pouring, can be prevented with proper bar management procedures.
¿Qué no se considera contracción?
Es importante tener en cuenta que no todo lo que los propietarios de bares pueden considerar mermas entra en la definición. Por ejemplo, si un barril de cerveza se estropea y hay que tirarlo, eso no se considera merma. Lo mismo ocurre con los alimentos que caducan y hay que tirar. Lo mismo ocurre con cualquier cosa relacionada con el uso del producto.
Ahora que entendemos mejor lo que es y lo que no es la pérdida de inventario en los bares, veamos cómo la pérdida de inventario puede afectar a los resultados de su empresa.
¿Es realmente tan importante el encogimiento?
En resumen, sí. Las mermas son importantes. De hecho, puede ser responsable de pérdidas de hasta el 25 por ciento de su cuenta de resultados. Así que no es precisamente un cambio pequeño en tus ingresos. De media, los restaurantes y bares pierden el 20% de su ganancias y de sus ingresos debido a las mermas.
¿Cómo afecta la contracción a mi negocio?
Hay varias formas en las que la pérdida de inventario puede afectar a su bar, pero las dos más comunes son:
- Baja ganancias
- Dificultad para satisfacer la demanda de los clientes
Las mermas de inventario repercuten directamente en la cuenta de resultados de su bar. Cuanto más producto se pierda, menos beneficios obtendrá. De hecho, por cada aumento del 1% en las mermas, ganancias puede caer hasta un 2,5%. ¡Eso es significativo!
What’s more, inventory shrinkage can also make it difficult to meet a certain level of customer demand. If you're regularly losing product due to shrinkage, you may not have enough inventory on hand to meet the needs of your customers. This can lead to lost sales and a decline in profits. While shrinkage might be tough to address, there are a few relatively easy procedures you can implement to make an immediate difference and maximize profits. We'll look at various causes of shrinkage before we discuss how to prevent it.
Principales causas de la contracción
Hay una serie de factores que pueden contribuir a la disminución del inventario del bar, pero los más comunes son:
Robo de empleados
Una de las causas más comunes -y difíciles de prevenir- de la pérdida de inventario en los bares es el robo por parte de los empleados. Según la Asociación Nacional de Restaurantes, los robos de los empleados representan el 36% de todas las mermas de los restaurantes.
Theft can come in many forms, from bartenders over-pouring drinks to servers taking food home without paying for it. And it can be difficult to spot– especially if you don't have a system in place to track your inventory levels.
Pérdida de producto
Otra causa importante de pérdida de inventario en los bares es simplemente la pérdida de producto. Esto puede ocurrir por una serie de razones, desde el derrame de bebidas hasta la rotura de vasos. Y aunque algunas pérdidas son inevitables, hay medidas que se pueden tomar para evitar la pérdida de inventario.
Fraude a los proveedores
El fraude de los proveedores es otra causa -aunque menos común- de la pérdida de inventario en los restaurantes. Esto ocurre cuando un proveedor factura a su cuenta más producto del que realmente recibe. Puede ser difícil de detectar, pero hay algunas señales de alarma a las que hay que prestar atención:
- Facturas incoherentes en su cuenta
- Aumentos inesperados de precios en sus facturas pagadas
- Cambios en los envases
- Product that doesn't meet quality standards
Si sospecha que su proveedor puede estar cometiendo un fraude con su cuenta, es importante tomar medidas rápidamente. Esto no solo ayudará a evitar las mermas, sino que también puede protegerte de sanciones legales.
Errores de gestión
Another common cause of bar inventory shrinkage is management error. This human error can occur when bar managers make mistakes when ordering or tracking inventory. While it's not always possible to prevent this type of human error, having a systems and processes in place to track inventory can help to minimize them.
Robo al consumidor
El robo por parte de los consumidores -también conocido como "walkouts"- es otra de las causas más comunes de la pérdida de inventario en los bares. Esto ocurre cuando los clientes se llevan los productos sin pagarlos. Los artículos más comunes que se roban son:
- Alcohol
- Cristalería
- Alimentos
Para evitar los robos a los consumidores, es importante vigilar los artículos de gran valor y mantenerlos seguros cuando no se utilicen.
Causas desconocidas
En algunos casos, la contracción real del inventario puede ser causada por un factor desconocido. Esto puede hacer que sea difícil de prevenir, pero hay algunas medidas que puede tomar para minimizar el riesgo.
Cálculo de la contracción
Once you've identified the causes of bar inventory shrinkage, it's time to start tracking it and create a process to reduce it.. There are a number of ways to calculate restaurant inventory shrinkage, but the most common is to use the inventory shrinkage formula.
¿Cuál es la fórmula de la contracción del inventario?
La fórmula de la contracción del inventario es:
Valor contable - Valor actual de las existencias
Esta fórmula le ayudará a determinar la cantidad de producto que ha perdido -y, por extensión, la cantidad de beneficios que ha perdido- en un periodo de tiempo determinado. Para utilizar la fórmula de la pérdida de inventario, tendrá que saber dos cosas:
El valor contable de su bar
Es el valor del inventario de su bar al principio del periodo que está midiendo.
El valor del inventario actual de tu bar:
Este es el valor del inventario de su bar al final del periodo que está midiendo. Una vez que tenga estos dos valores, simplemente reste el valor actual del inventario del valor contable. El número resultante es la merma de inventario de su bar para ese período.
Ejemplo:
Supongamos que a principios de mes, su bar tiene 23.000 dólares de inventario según su inventario. Al final del mes, usted realiza un inventario físico y descubre que tiene 18.500 dólares de inventario. Para calcular la merma de inventario de su bar en el mes, simplemente reste el valor actual del inventario del valor contable:
$23,000 - $18,500 = $4,500
Esto significa que su bar perdió 4.500 dólares de producto -y, por extensión, 4.500 dólares de beneficio- en el transcurso del mes.
¿Qué es el porcentaje de pérdida de existencias?
La fórmula del porcentaje de merma de inventario es:
Contracción / Valor contable
Calculemos las cifras del ejemplo anterior: 4.500 dólares por 23.000 comidas = 0,1956.
Esto significa que el porcentaje de merma de inventario de su bar, por ejemplo, para el mes fue del 19,56%. Esta cifra puede ser útil para identificar las tendencias a lo largo del tiempo, pero es importante tener en cuenta que no ofrece una imagen completa. Para obtener una imagen más precisa de la pérdida de inventario y la rentabilidad de su bar, es importante observar tanto el valor absoluto como el porcentaje.
Cómo reducir la contracción y maximizar ganancias
Implementar prácticas de medición para sus artículos de inventario
Measure, measure, measure. Make sure your entire staff uses jiggers when making a drink and establish a clear amount of alcohol needed for every product sold on your menu. The same goes for pouring, gin, wine and draft beer, always measure a standard amount for each drink sold. Beyond creating a process to measure the quantity of alcohol in each drink sold, be diligent when you measure the bottles you have on hand with an actual scale , not just by eyeballing. Knowing your exact inventory counts not only increases accuracy with ordering and pouring, it helps discourage employee theft.
Recuentos físicos regulares de sus registros de inventario reales
In order to keep a close eye on your recorded inventory counts and catch errors, you should be taking inventory records of your bar inventory on a regular basis. This means going through each bottle and verifying that the recorded inventory amount you have on hand matches your sitting inventory in your bar management software. Doing physical counts regularly will help you catch any discrepancies early on and prevent them from becoming bigger issues down the road.
Automatizar la gestión del inventario
Si todavía utiliza papel y lápiz para llevar el control de su inventario, es hora de cambiar a un software de gestión de restaurantes. Un buen software de gestión de restaurantes facilitará el seguimiento de tu inventario, para que puedas detectar rápidamente cualquier discrepancia.
WISK restaurant management software is a great option that can help you save time and money by making your inventory as easy as scan, weigh, and done. You can also see inventory in real-time with our POS integrations.
Codifique con barras su inventario de alimentos y botellas (y sus estantes)
Barcoding your items is an effective way to keep track of your inventory and prevent shrinkage. By barcoding each bottle, you can quickly and easily scan them in and out of your restaurant management software(like WISK), ensuring that you always have an accurate count of what you have on hand. You can also barcode your shelves to keep track of where each bottle is located and make sure that nothing gets misplaced.
Aplique una estricta política de no tolerancia con los robos de los empleados
Desgraciadamente, el robo por parte de los empleados es una de las causas más comunes de pérdida de inventario. Para ayudar a prevenirlo, es importante tener una política estricta de no tolerancia para cualquier tipo de robo. Asegúrese de que sus empleados son conscientes de las consecuencias de los robos y asegúrese de hacer un seguimiento si alguien es sorprendido robando.
Mejore la disposición de su bar
A good bar layout helps prevent accidental spills and other accidents when there are multiple bartenders working at a time. It also has plenty of spillover benefits– no pun intended– like faster service, happier employees, and more satisfied customers.
Evite el exceso de pedidos
El primer paso para evitar las mermas es saber exactamente la cantidad de inventario que necesita tener. Ahí es donde entra en juego el recuento de existencias. Sin embargo, también es importante no cometer el error de pedir intencionadamente más de lo que se necesita como medida de seguridad o porque parece más fácil. Por eso son importantes los procesos de pedido precisos.
Sitting Inventory that's just on the shelf is not only negatively impacting your profit, it presents more opportunities for employee theft, which is unfortunately the cause of a significant amount of shrinkage. You don't want to make your bar a hostile place for your employees, so rather than treating them like criminals, limit the amount of sitting inventory that's unused so it's immediately clear if anything is missing.
Dividir las responsabilidades
En un mundo perfecto, usted podría confiar en todos sus empleados por igual. Pero el hecho es que siempre habrá algunas personas que sean más fiables que otras. Una forma de ayudar a prevenir la pérdida de inventario es dividir las responsabilidades entre tus empleados para que ninguna persona tenga el control total del inventario del restaurante o bar.
Implantar un sistema de doble control
Un sistema de doble control es aquel en el que se necesitan dos personas para aprobar cualquier cambio en el inventario, o tener a alguien responsable de hacer los pedidos y a otro responsable de contar el inventario y gestionar el uso de los productos. De este modo, aunque una persona cometa un error, siempre habrá alguien que lo detecte. Disponer de procesos de pedido claros le ayudará a minimizar la cantidad de errores que cometen sus trabajadores.
Errores contables y fiscales
Esta es probablemente la forma más aburrida en que puede desaparecer el inventario, pero también es la más común: un error en los registros contables Es fácil cometer un error cuando se trata de números todo el día, por lo que es importante que alguien revise sus facturas y registros.
Los registros contables son documentos que muestran las actividades financieras de un negocio. Este documento puede incluir transacciones como ventas, compras, pagos y recibos. Es importante llevar un registro de estas transacciones para poder informar con exactitud del estado financiero de tu negocio.
Su contable también puede detectar los errores de cálculo de impuestos que también conducen a la reducción del inventario. Esto se debe a que el gobierno grava negocios en función de sus niveles de inventario. Si declaras mal tu inventario, podrías acabar pagando una cantidad significativa más en impuestos de lo que deberías y acabar perdiendo dinero al final del día.
Ambos errores pueden evitarse si se contrata a un contable profesional o a un tenedor de libros para que controle sus finanzas y sus registros contables.
Educar a los empleados
Your employees are the ones who are on the front lines, so it's important to educate them on the importance of inventory management. Show them how inventory shrinkage can impact the business and stress the importance of being accurate when taking inventory.
Inventory management is an important part of restaurant & bar ownership, and shrinkage can have a big impact on your bottom line. By taking steps to prevent inventory shrinkage, you can save yourself time and money.
Evite las compras basadas en descuentos por cantidad
Es tentador aprovechar los descuentos por cantidad, pero es importante comprar sólo la cantidad de producto que necesita. Comprar al por mayor puede ahorrarte dinero al principio, pero te costará a largo plazo si tu inventario se echa a perder antes de que puedas usarlo todo.
Seguimiento de las mermas de inventario reales
In order to effectively prevent inventory shrinkage, you need to know how much inventory you're actually losing. The only way to do this is to track your inventory levels on a regular basis and compare them to your sales. This will help you identify any discrepancies so you can take steps to correct the problem.
Medidas de seguridad reforzadas
Esta solución es más extrema, pero en algunos casos puede ser necesaria. Si has probado otras soluciones y sigues teniendo problemas de hurto, puede que sea el momento de invertir en cámaras de seguridad o en un sistema de alarma. Aunque ningún propietario de un restaurante o bar quiere pensar que sus empleados le están robando, la triste verdad es que eso ocurre.
Si tienes un miembro del personal que sospechas que puede ser responsable de las mermas, lo mejor que puedes hacer es hablar con él directamente. Si son sinceros, es probable que te digan qué está pasando y cómo solucionar el problema.
If you don't feel comfortable confronting your employees about the issue, another option is to hire an outside company to conduct an audit of your bar.
Puede ser una solución costosa, pero puede merecer la pena si tiene dificultades para controlar las mermas de su inventario. Independientemente de la solución que elija, lo importante es tomar medidas y hacer algo al respecto. Ignorar el problema sólo conducirá a más mermas y a más pérdidas ganancias.
Conclusión:
La pérdida de inventario es un gran problema para los propietarios de restaurantes y bares, pero puede gestionarse eficazmente con las soluciones adecuadas. Si toma medidas para evitar la pérdida de inventario, puede ahorrarse tiempo y dinero.
Your restaurant's financial health relies on efficient food inventory and bar shrinkage control. By implementing best practices and technology solutions, you'll see your ROI flourish in response to your efforts.
WISK restaurant management software is a great option that can help you save time and money by making your inventory as easy as scan, weigh, and done. You can also see inventory in real-time with our POS integrations. If you're struggling with inventory shrinkage, don't hesitate to reach out to us for help! We're always happy to chat about how WISK can help your business.
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