Todo gerente de bar, independientemente de su experiencia y conocimientos, medita sobre cómo realizar un inventario exacto de licores con precisión.
If we asked a room full of managers to show their enthusiasm for inventory management by raising their hands, not one hand would likely go up.
La verdad es que el inventario de licores puede ser un proceso tedioso y propenso a errores. Pero no se desespere.
Con algunos cambios estratégicos, pronto se encontrará continuamente entusiasmado por trabajar en su inventario de licores, y no exagero. De hecho, ¡los ingresos y la precisión perdidos durante este proceso pueden recuperarse con unos sencillos ajustes!
First and foremost, establishing an efficient restaurant inventory system that works well for you and your staff is critical.
Es el primer elemento básico que debe tener para gestionar con éxito su bar o restaurante.
We’ll lay out the steps and tools you need to ensure you know how to do liquor inventory, in the best way possible.
Gestión del inventario del bar 101
An effective liquor inventory system is essential for keeping your bar running smoothly, providing customers with what they need - and more than that, it allows you to analyze how much liquor inventory usage.
Not only will this help ensure shelves are stocked up and drink ready to pour, but it can also guide smarter decision-making around purchasing new stock, saving money and time in the process.
Utilizing a successful beverage program unlocks powerful insights into your business and grants you access to hidden potential profits.
Equipado con datos fiables y precisos, puede identificar inmediatamente qué inventario del bar está funcionando de forma óptima y cuáles necesitan un pequeño ajuste.
De este modo, nunca tendrá que adivinar lo que quieren sus clientes, sino que dispondrá de un conocimiento definitivo.
To elaborate more, if you take liquor inventory with accuracy it can provide you helpful insights into your bar's financial situation, such as which products are thriving, and those that generate the highest return on investment (ROI) - though they don't always go hand in hand.
With the help of this valuable data, you will have a better grasp on how often to place purchase orders and identify unused liquor inventory--also known as dead stock. Having access to such information is invaluable in that it not only allows one to save money but also helps reduce product waste.
Más allá de las preocupaciones logísticas, el proceso de hacer inventario le permite determinar la variación de sus productos y reconocer dónde se están produciendo posibles mermas.
Hacer esto no sólo es beneficioso para el recuento de su inventario, sino que también puede ayudar a establecer parámetros y calcular el vertido costos de sus existencias de licores.
Having the capacity to accurately calculate inventory usage has numerous advantages, which is why taking liquor inventory should be done with caution and care.
¿Cómo hacer inventario de licores?
La gestión de inventarios es, en su nivel básico, un proceso sencillo.
No obstante, el aspecto más crítico del éxito del control de inventarios reside en la capacidad de una persona para medir con precisión y realizar recuentos físicos de inventarios.
Para ello, cuando haga inventario de licores, necesitará unos cuantos términos clave:
- Inventario inicial, es decir, la cantidad de existencias de bebidas alcohólicas que tenía su establecimiento justo al principio de su periodo de inventario (que puede consistir en la semana o el mes anteriores, según sus preferencias). Su inventario inicial se contará en botellas, cajas o barriles.
- Inventario Final, este cálculo le dirá exactamente cuánto de su producto queda al final de cada período de inventario. Es esencial que cuente con precisión todo el inventario para asegurarse de que el recuento del inventario final coincide con el número físico real.
- Inventario Recibido, o la cantidad de inventario que recibió durante este período a través de órdenes de compra.
With these three factors, you can effectively manage liquor inventory in a precise and accurate manner.
Todo lo que tienes que hacer es introducir los números en la siguiente fórmula:
Inventario inicial + inventario recibido - inventario final = uso
Después de utilizar esta fórmula, debería saber cómo hacer el inventario y determinar el uso de sus productos.
Este sencillo cálculo te da el poder de desbloquear todos los conocimientos mencionados anteriormente.
Pero antes de llegar al producto final, responderemos a algunas preguntas más sobre el proceso para llegar a él.
Es importante señalar que el recuento del inventario final debe ser preciso para determinar con exactitud el coste del licor y el coste de vertido.
El coste de una consumición es la cantidad de dinero que se gasta en licor para preparar una bebida.
Este coste se determina dividiendo el coste total del licor por el número total de bebidas servidas. Para determinar el coste de servir, debe tener un recuento exacto del inventario final.
Si el recuento del inventario final es incorrecto, puede afectar en gran medida a la exactitud de su coste de vertido y, por tanto, repercutir en su rentabilidad.
Hacer inventario es una tarea tediosa, pero absolutamente esencial si quiere que su restaurante (o bar) tenga éxito.
It is recommended to take inventory and have the exact same process at least once a month, and more frequently for establishments with a high volume of liquor sales, such as front bars.
Realizar inventarios con regularidad le garantiza un conocimiento exacto de su consumo de bebidas alcohólicas y le ayuda a tomar decisiones informadas sobre los pedidos y las existencias de su inventario.
También ayuda a identificar cualquier discrepancia en el proceso de pedido o vertido y a evitar pérdidas por robo o vertido excesivo.
Si hace inventario regularmente, podrá estar al tanto de su licor costos y garantizar la rentabilidad de su negocio.
¿Cómo funciona el inventario de licores?
Let’s discuss the bar inventory basics and what processes you can use to find your bar’s starting, ending, and received inventory.
Antes de iniciar el recuento del inventario, es prudente familiarizarse con las prácticas esenciales que pueden ayudarle a obtener un resultado preciso.
Si no se ponen en práctica antes de iniciar el proceso, los malos hábitos podrían comprometer significativamente la precisión de sus recuentos de inventario.
1. Cuenta tu licor usando el mismo método, cada vez
Empieza en la misma parte de la barra y sigue cada factor en el mismo orden.
Ya que estamos con el tema, puedes hacerte la vida más fácil si siempre realizas el inventario cuando tu restaurante (o licorerías) están cerrados.
Esto eliminará cualquier interrupción de los clientes y hará que el proceso sea más eficiente.
Para reducir las posibilidades de que se produzcan errores de recuento, asegúrese siempre de realizar recuentos precisos y de llevar un control del inventario de su bar.
2. Crea un horario fiable y comprométete a cumplirlo.
¿Con qué frecuencia debe un bar contar sus existencias y hacer un seguimiento de las mismas?
Como ya hemos dicho, el periodo de inventario y el calendario dependen de sus preferencias.
La mejor regla general es hacer el inventario de su bar delantero al mismo ritmo durante todo el año y saber qué es lo que mejor se adapta a su bar y a su estilo de vida.
La realización sistemática de inventarios semanales o mensuales de la parte delantera del bar le permite obtener una visión completa del rendimiento de su negocio y le brinda la oportunidad de analizar detenidamente el uso del inventario del bar y las tendencias de las ventas.
Esto permite una gestión más juiciosa y eficaz de ambos aspectos.
3. Controle los KPI de su inventario
El seguimiento del inventario del bar no se limita al recuento físico de las botellas, sino que también le ofrece la posibilidad de registrar datos fiables que van más allá de la cantidad.
Por ello, los establecimientos deben controlar los indicadores clave de rendimiento (KPI) de sus inventarios.
Para asegurarse de que su bar o restaurante funciona correctamente, es importante realizar un seguimiento de algunas métricas vitales, como los porcentajes de vertido costos , la variación de productos, el uso del inventario y los índices de pérdida desconocida/robo.
Sin embargo, de todos los datos que hay que tener en cuenta, el vertido costos y los niveles de par son sin duda uno de los más importantes para medir el éxito.
Cualquiera que aspire a un funcionamiento eficiente de negocio debe asegurarse de que estas dos áreas están bien controladas. Una vez que estas cifras se han seguido con eficacia y precisión, pueden utilizarse como una herramienta inestimable para tomar decisiones rentables.
4. Implicar a todo el equipo
Como es lógico, tendrá que formar a algunos empleados cuando hagan el inventario ellos solos. Aunque es posible que no todos los empleados participen en todo el proceso, debes formar a todos para que estén atentos a posibles riesgos de inventario, como vertidos excesivos, exceso de bebidas gratuitas, derrames y mermas o robos.
This will keep your staff vigilant and help them take responsibility for their actions.
Establecer procedimientos normalizados de trabajo (PNT) claros y asegurarse de que todos los empleados comprenden el proceso de inventario del bar es de suma importancia.
Esto no sólo ayudará a reducir posibles pérdidas o discrepancias, sino que también garantizará que todos sepan lo que se espera de ellos.
Dominar los fundamentos del inventario de bebidas alcohólicas - ¡Así se hace!
Armado con los consejos anteriores, imagínese en su establecimiento e imagine los lugares donde se guarda el licor.
A continuación, decida dónde empezará su proceso de inventario ideal. Tanto si utiliza el anticuado inventario de papel y bolígrafo como un software de inventario de barras, asegúrese de que sus herramientas están dispuestas de forma coherente y sensata para lograr un negocio eficiente....
Ahora, estás listo para hacer el inventario y empezar a contar las botellas reales. Incluye el tipo de alcohol, la marca, el nombre, el licor costos, y el tamaño de la botella.
Cree cada columna o categoría de la hoja de cálculo para los productos almacenados en diferentes áreas de su bar, o en diferentes ubicaciones. Si tu software de inventario viene equipado con una aplicación o integración de balanza de licores, asegúrate de utilizarla.
Por último, mida cada botella con coherencia y no cambie de método.
Repeat the same process for the entire storage room area of your bar. Your units of measurement might vary based on cases vs. bottles, so account for that in the organization of your liquor inventory spreadsheet or bar inventory app.
Una vez que haya terminado de contar y medir sus niveles de inventario disponible, sume los totales de cada categoría que haya creado.
Al final de los periodos de inventario, has decidido, volverás a contarlo todo. Repite el mismo proceso, haciendo el inventario en la misma dirección y con la misma escala. Con los recuentos de inventario inicial y final en la mano, ¡ya está todo listo!
During the inventory period, your restaurant will, of course, sell and generate sales, as well as receive various whole bottles.
Asegúrese de contabilizar ese producto llevando un registro de las existencias que recibe guardando y haciendo un seguimiento de las facturas.
It’s important to keep a record of the product you sell and inventory usage through your POS system.
Esto cubre los aspectos básicos de cómo hacer inventario de licores.
Pero, tanto si es un novato en inventarios como si es un profesional con muchos años de experiencia, cualquier proceso de gestión de inventarios puede actualizarse. Dicho esto, ahora ya sabe cómo hacer un inventario de licores.
A continuación, expondremos algunos consejos que puede utilizar para ajustar y perfeccionar su actual sistema de inventario.
5 maneras de gestionar mejor su inventario de licores
1. Conozca a sus clientes y cómo mantenerlos contentos
Los clientes más felices son los que consiguen lo que quieren. De hecho, es importante recopilar toda la información posible sobre ellos.
Si conoce sus bebidas favoritas, podrá reducir considerablemente la escasez de bebidas.
Are your customers the type who wants a beer on draft or the next trendy cocktail? If they are the cocktail type, which liquor is consumed most frequently and how can you optimize the brand you use for popular menu items?
Use the inventory data at your disposal to get to know your customers and keep them coming back.
Evaluar el uso de su inventario durante un periodo de tiempo le ayudará a valorar rápidamente esta información.
2. Colocar estratégicamente los pedidos de compra
Hacer pedidos urgentes de productos porque no se ha dado cuenta de que el bar tiene pocas existencias es una forma fácil de malgastar mucho dinero. Un inventario coherente y exhaustivo, como el descrito anteriormente, ayuda a evitar los pedidos urgentes, al igual que el uso de una báscula de inventario de bebidas alcohólicas.
Por otro lado, pedir demasiada cantidad de un producto determinado hace que las existencias se queden sin utilizar en el almacén y puede ser igual de perjudicial para negocio.
Strategic purchase orders, using valuable information from an effective inventory management system will go a long way toward preventing lost profits and extreme scenarios.
3. Reconozca a qué se destina su dinero
En otras palabras, identifique las áreas en las que está desperdiciando líquido o licor. Los vertidos excesivos, el almacenamiento inadecuado, los robos por parte de los empleados, los errores de inventario o la negligencia en general podrían estar provocando que tu bar pierda beneficios cuando no es necesario.
Para seguir siendo rentable y proteger el bienestar de su negocio, es esencial tomar medidas para evaluar dónde se producen residuos en el inventario de su bar, medirlos y, a continuación, esforzarse por reducirlos.
4. Utilizar de forma inteligente un producto existente
Existen varias prácticas en el sector de los bares para facilitar un mejor uso de las botellas de licor que ya tiene a mano.
El método "primero en entrar, primero en salir" es uno de los favoritos del sector y consiste en vender los productos viejos antes que los nuevos. Esto ayuda a reducir la cantidad de existencias que se echan a perder sin llegar a ver la parte delantera de su bar y es una gran manera de reducir los residuos.
Invertir en existencias de seguridad es otra opción en la que se encargan los productos sobrantes en previsión de las preferencias de los clientes o de los cambios en la demanda estacional.
Along the same lines, use your sales data to optimize deals and promotions to move products quickly when needed.
Finally, creatively use the low-selling product by crafting new menu items that pair the unpopular products with the popular product to move them out of your back room.
5. Invierta en una aplicación de inventario de licores que le permita ahorrar tiempo
All of these methods to better your bar inventory management hinge on having a robust inventory system process. The easiest way to level up your inventory is to invest in an app that can fit your bar’s needs and automate your processes for faster, painless sessions. But it’s not just speed you want, it’s effectiveness and efficiency too.
Por qué un sistema eficiente de inventario en el bar cambia las reglas del juego
Y lo que es más importante, llevar un inventario de bar eficiente protegerá su presupuesto cuidadosamente planificado. La eficiencia en su proceso de inventario reducirá las horas de trabajo de los empleados y la cantidad de tiempo que dedica a contar licores.
Además, le ayudará a evitar pedidos de última hora, productos desperdiciados, imprevistos costos y pérdidas de ingresos.
Si la salud de su cuenta de resultados no es suficiente para convencerle, un sistema de inventario más eficiente también mejorará la moral de los empleados y la satisfacción de los clientes.
Con una mejor organización y previsión de la demanda estacional, tendrá menos probabilidades de quedarse sin ingredientes populares, lo que hará que sus clientes vuelvan una y otra vez. Con un mejor conocimiento de su negocio y de las áreas en las que hay que trabajar, podrá crear un entorno de trabajo transparente y de confianza. La eficiencia es una ventaja para todos.
Software de inventario de bares, una solución mejor
Aprender a hacer inventarios de bar ya es bastante malo de por sí.
So, don’t make it any harder than it needs to be. Instead, choose a bar inventory software made by restaurant owners, for restaurant owners.
Es crucial elegir uno que pueda cumplir todo lo que un bar con mucha actividad necesita para maximizar ganancias y tener éxito.
From beverage analytics and recipe costing to easy inventory and ordering, WISK does it all.
Cuando elige un software que incluye asistencia al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana y funciones que reducen el tiempo de inventario en un 80%, sabe que está en buenas manos.
Creemos que eso es lo que te mereces.
Implement these liquor inventory strategies, and you'll soon see your ROI rise, indicating a more prosperous bar.
So, cut it out with a pen and paper, spreadsheets, and other ancient data entry tools. Instead, get in touch. We’d love to hear from you. For more details, check out https://www.wisk.ai/for/wisk-bar-management-software.
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