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Última actualización:
April 4, 2024

50 mejores prácticas sobre cómo gestionar su inventario y sus pedidos

Agilice la gestión de inventarios y pedidos con nuestra guía de las 50 mejores prácticas. Aumente la eficiencia con consejos prácticos y perfectos para propietarios de restaurantes.
50 mejores prácticas sobre cómo gestionar su inventario y sus pedidos
Por
Angelo Esposito
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Hoja de cálculo del software de inventario de restaurantes

Descargue esta lista de comprobación para sacar el máximo partido al inventario de su restaurante. Conozca el software de inventario para restaurantes que se adapta a su local para gestionar mejor sus operaciones.

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Índice de contenidos

Restaurants keep many different ingredients on hand to create their dishes. Some ingredients have a long shelf life, others go bad in a matter of days. According to FoodPrint, about 10% of those ingredients end up going to waste.

Aunque nunca podrá acabar por completo con el exceso de inventario en su negocio, llevar un control del inventario le ayudará a maximizarlo y a mejorar el uso del flujo de caja, así como a localizar de dónde proceden las pérdidas, el desperdicio de alimentos y los errores humanos.

In this article, we'll focus on different types of inventory management strategies to help you better understand your inventory and what you can do to keep better track of it. We'll also provide some tips on inventory management systems that can make your life a lot easier.

First, let's start with the basics and understand the different types of inventory in a restaurant:

  • Inventario de alimentos: Aquí se incluyen todas las materias primas que tu restaurante utiliza para elaborar sus platos (también conocido como inventario de materias primas).
  • Inventario de bebidas: Incluye todas las bebidas alcohólicas y no alcohólicas que sirve tu restaurante.
  • Inventario de suministros: Aquí se incluyen todos los artículos pequeños que necesita su restaurante, como pajitas, servilletas y cajas para llevar.

La gestión del inventario consiste en saber lo que se tiene en existencias, dónde está y cómo conseguir más cuando se necesita. Aunque hay muchas formas de gestionar el inventario y determinar los canales de venta, no todos los métodos serán eficaces para todos los restaurantes.

Now that you know the different types of inventory in a restaurant, let's move on to some inventory management tips and why is inventory management important.

Cómo gestionar el inventario y los pedidos: Racionalizar el inventario de alimentos y controlar su nivel de existencias.

Food inventory has historically been done manually. The restaurant runs a count of their stock at least once a month and records the results on a spreadsheet or paper. They then order new products based on those numbers and what they expect to sell in the upcoming time period.

Como se puede imaginar, este método es bastante defectuoso. Por un lado, nadie sabe nunca cuántas existencias tiene realmente a mano durante todo el periodo de tiempo que transcurre entre los recuentos. Un artículo o una categoría puede agotarse mucho antes de lo previsto sin que se note.

If you want to streamline your material inventory management, then use an inventory management software system that is designed for restaurants. With this tool, you will be able to manage your restaurant inventory easily and without any surprises.

A good software system will be able to give your kitchen manager a firm grasp on:

  • ¿Qué artículos tiene actualmente en existencias y cuál es su coste?
  • Seguimiento del inventario que se utiliza cada día
  • Qué inventario se ha pedido ya

In sum, the system will be beneficial in detecting inventory loss via means such as spills or human error and even uncover future sales patterns. Multi-location inventory management is quite difficult to track manually but with digital inventory management restaurants can easily keep tabs on inventory levels across each store.

Más allá de la simple gestión digital del inventario, los restauradores han desarrollado muchas buenas prácticas para reducir el desperdicio de alimentos, pedir nuevas existencias y gestionar sus niveles de existencias.

Consejos para organizar su bar o restaurante

1. Organice su almacenamiento.

The first rule of effective inventory management for a business is to organize it. The clear organization allows your employees to complete their tasks faster (they don't have to spend 10 minutes hunting an item down) and really improves inventory accuracy.

En general, debe colocar los artículos de uso frecuente en los lugares más accesibles del frigorífico y la despensa, como la parte delantera de un estante de nivel medio. Puede utilizar etiquetas en los estantes para indicar a los empleados dónde va cada cosa. (Ventaja de las etiquetas: también puedes utilizarlas para saber cuánto tiempo durará un ingrediente. Y, por supuesto, asegúrese de que los artículos más nuevos vayan al final de las estanterías para que los cocineros consuman los más viejos antes de que caduquen.

2. Designar y formar a un equipo de reponedores.

Too many cooks in the kitchen are bad for your business and too many inventory managers are bad for inventory management. It's best to run your inventory management software with a few well-trained staff rather than having everyone contribute.

Con un equipo especializado de usuarios, puede estar seguro de que se siguen las técnicas de gestión de inventario adecuadas. Además, podrán conocer el inventario a lo largo del tiempo y proporcionar útiles comprobaciones viscerales además de los datos del software.

3. Utilice un sistema de inventario que funcione sin conexión.

No es raro que no haya acceso a la red Wi-Fi en todas las zonas en las que se almacena el inventario. Por ejemplo, los congeladores y las bodegas suelen ser zonas muertas. Por ello, las funciones de gestión de inventario fuera de línea son cruciales.

El sistema offline de WISK, por ejemplo, funciona tanto si estás conectado a Internet como si no. Puede realizar recuentos de inventario precisos y escanear todo su inventario sin conexión. Y lo que es mejor, una vez que vuelva a tener WIFI, WISK carga automáticamente todo el trabajo que acaba de realizar. No es necesario recordar que hay que enviar nada.

4. Usa pars.

Par es una palabra utilizada en la gestión de inventarios para designar un nivel elegido en el que se reordenan las existencias. En un restaurante, tendrá que reordenar a menudo ciertos ingredientes básicos, como la sal. Al establecer un par, le resultará más fácil saber cuándo hay que hacer un pedido.

Una buena fórmula de inventario para averiguar qué niveles de inventario funcionarán como pars:

Par = (Utilización semanal de ingredientes + Existencias de reserva)/Entregas por

If you don't do weekly deliveries, you can choose another time period. Your cushion stock is the amount of stock you want to have left when you hit par. When it comes to choosing your cushion stock amount, you'll need to consider:

 

  • Posibles retrasos en el envío. Es posible que quiera un cojín más grande en invierno, cuando las tormentas de nieve son comunes, por ejemplo.
  • La vida útil del ingrediente.
  • La demanda típica de los clientes.

Tracking inventory and orders is a tough job for any restaurant, but some inventory tracking software, like WISK, can make it much easier. Wisk can track every single item that reaches its par and automatically reorder for you by demand forecasting based on your sales. When using a par in combination with such a system, you can nearly eliminate stock-outs on your key ingredients.

5. Asigne un empleado de control de calidad.

Además de los gestores de inventario, también debe formar a uno o dos empleados para que comprueben los pedidos y hagan un seguimiento del inventario cuando lleguen. Pueden comprobar si los artículos son de buena calidad y la cantidad correcta.

Estos empleados se asegurarán de que el inventario que está tomando está en buen estado para que usted sepa con seguridad que cualquier daño o pérdida que se produzca en él ha ocurrido en su restaurante. También pueden actualizar los listados de productos en su sistema de gestión de inventario e incluso añadir imágenes de los productos para que sus encargados de hacer el inventario puedan hacerlo de forma eficiente.

6. Contar el inventario físico con frecuencia.

Para mantener su sistema de inventario lo más actualizado posible, es una buena práctica negocio realizar un recuento completo de sus niveles de existencias al menos una vez al mes. También puede considerar la posibilidad de realizar un recuento cíclico a lo largo del mes.

El recuento cíclico es un método de gestión de inventario permanente en el que se cuenta una serie de artículos elegidos en stock en un día determinado. Esto significa que se realizan recuentos parciales a lo largo del tiempo. Por ejemplo, cada lunes se cuentan los productos agrícolas, cada martes se hace un recuento físico de los productos secos, el miércoles se cuentan los licores y el alcohol, el jueves las conservas, etc. Al final de un determinado período de tiempo, habrá realizado un recuento completo y podrá empezar de nuevo. Los recuentos cíclicos mantienen actualizados los recuentos de inventario, pero consumen menos tiempo que contar todo el inventario con tanta frecuencia.

Un sistema de gestión de inventario permanente utiliza sistemas de punto de venta para realizar un seguimiento de las ventas de productos en tiempo real. Es una buena idea realizar los recuentos a la misma hora del día y el mismo día de cada semana. Así es más fácil observar el flujo de mercancías, ya que se puede consultar con precisión Comparar uso por periodo de tiempo.

7. Utilice el método FIFO para el inventario costos.

Existen muchas técnicas de gestión de inventarios. Para que el proceso de producción sea eficaz, siempre debe controlarse el inventario adquirido más recientemente.

For restaurants, the best method is considered to be the FIFO method. FIFO stands for first in, first out. In this method, it is assumed the items you buy first will also be the first sold. That means, if you purchase Apple 1 on Monday and Apple 2 on Tuesday, you'll give Apple 1 to the first person who orders an apple. Because restaurant inventory has a shelf life, FIFO intuitively fits the kitchen.

El sistema FIFO le permite conocer fácilmente el valor exacto de sus existencias, así como el inventario costos de cada pedido. Con esta información, podrá controlar fácilmente la rotación de sus existencias y ganancias.

FIFO puede parecer complicado, pero WISK facilita el seguimiento del coste del inventario, incluso cuando los artículos cambian de precio a lo largo del año.

8. Analice sus ventas.

Un restaurante puede optar por no tener un producto si es poco probable que se venda. Por ejemplo, si un artículo sólo se vende cinco veces al año y los gastos de almacenamiento pueden eliminarse con la disminución del inventario, la falta de rentabilidad de almacenar ese producto podría determinarse haciendo un seguimiento del número de veces que se vende cada producto durante el año.

Conocer el índice de rotación de su inventario es importante, ya que puede ayudarle a saber cuántas existencias debe tener en un momento dado.

9. Audite sus existencias. 

La gestión de inventarios puede ser una tarea difícil, y el comercio minorista negocios recurre a diversas medidas preventivas para asegurarse de tener siempre a mano la mercancía adecuada.

Un sistema de inventario permanente siempre está actualizado, es preciso y puede auditarse en cualquier momento, lo que hace que sean más caros y requieran más mano de obra. Sin embargo, si no puede justificar el gasto o el trabajo adicional necesario, la comprobación aleatoria es una buena técnica que utiliza una selección aleatoria de artículos para contarlos y extrapolarlos al resto del inventario.

Los mejores consejos para la gestión de restaurantes

10. Considere diferentes modelos de gestión de inventarios. 

Existen varios modelos de gestión de inventario, y el que elija dependerá probablemente del tamaño de su restaurante. Por ejemplo, si se trata de una pequeña cafetería con pocas referencias, puede utilizar un sistema de inventario manual. Pero si se trata de una gran cadena de restaurantes con cientos o incluso miles de referencias, tendrá que invertir en un sistema automatizado de gestión de inventario como Wisk.

11. Determine qué tipo de cantidad de pedido debe utilizar.

When unit sales decrease, the use of a cost-dependent economic order quantity (EOQ) (such as an EOQ with decreasing order size) can result in an incorrect suggested quantity for some products.

La estrategia de Pedido de Inventario Mínimo/Máximo debe considerarse cuando la cantidad disponible está en el mínimo o por debajo del mismo. Una compra de una cantidad lo más cercana a este número menos lo que ya está disponible le dará suficiente inventario sin que se agote.

Además, todavía hay muchas situaciones en las que se utiliza el EOQ para gestionar los productos. Por ello, es importante que tanto los gestores como los compradores revisen los parámetros de los sistemas de existencias si las condiciones del sector han cambiado.

12. Crear sistemas de tramitación y cumplimiento de pedidos. 

Asegúrese de contar con sistemas eficaces de gestión de inventarios para procesar y satisfacer los pedidos mediante la implementación de un conjunto de tareas que deben completarse.

Creating an inventory process map will allow you to see every step or workflow in your inventory program. In particular, check if you have an accurate list of everything that needs to be inventoried. You may also want to make adjustments to any spreadsheet used for inventory management. Ideally, you would use an inventory management software app that adjusts all your data automatically as you take inventory counts.

13. Prevenir las pérdidas es la mejor estrategia para el éxito.

Inventory loss comes not only from employee theft but also from clerical errors. Loss prevention techniques can be applied such as using security cameras, ensuring employees are monitored for their work performance, and implementing tags so that goods cannot easily go missing. You can also restrict who has access to inventory or high-value inventory such as your wine cellar.

Es posible que muchos restauradores no piensen que la gestión del inventario es un buen momento, pero puede ayudar a garantizar que los pedidos de los clientes y el cumplimiento se realicen a tiempo, al tiempo que se minimizan los episodios estresantes en los que los productos no se pueden encontrar o preparar para el envío.

14. Previsión de la demanda de existencias. 

Uno de los aspectos más importantes de la gestión del inventario de un restaurante es la previsión de la demanda, lo que implica predecir sus necesidades de inventario para asignar el espacio en consecuencia. Al mismo tiempo, no se aconseja comprar demasiada cantidad de un artículo que tiene una demanda elevada, sino que se recomienda comprar 1,5 veces más productos con una demanda superior a la media de los que se utilizan por término medio.

15. Encuentre un sistema de gestión de inventario que funcione para su restaurante.

¿Cuándo es más apropiada la revisión del inventario? La frecuencia de una revisión dependerá de la naturaleza y el volumen del inventario de su negocio. Para ayudarle a decidir cuál es el más adecuado, le presentamos los pros y los contras de cada sistema:

  • Sistemas de pedidos continuos: Para controlar la rotación de las existencias, hay que hacer un seguimiento del número de artículos en stock. Cada vez que un artículo cae por debajo de un nivel determinado, se reponen las existencias pidiendo la misma cantidad que la última vez.

  • Periodic order system: A periodic inventory system bases orders on the number of items at the end of each period, rather than having a set reorder level.

16. Conozca lo que realmente se vende en su restaurante. 

A proven strategy for saving money and maximizing revenue in your restaurant is to ensure that your high-volume items are easy to access. For example, by placing the best-selling wines near the dining area you'll save time taking inventory, know when you need to reorder products, and maximize sales.

17. Vincule el control de calidad con la gestión de las existencias. 

The staff at the store should be given checklists and/or computing systems that they can use to make sure they are following the proper procedures when checking goods. They should look for signs of damage, including leaks, tears, or broken seals; discrepancies in descriptions - product sizes or brands must match the purchase order, and prices and terms of sale.

Es importante tener productos de calidad que estén a la altura de los estándares de todos. Si recibe un producto de calidad inferior a la acordada, devuelva la mercancía a su proveedor y no la ofrezca en su restaurante. Esta medida ahorrará espacio en el inventario y evitará que los empleados ofrezcan recetas equivocadas.

Los empleados deben tener en cuenta los niveles de luz, humedad y temperatura de los productos. Si cumplen sus normas de calidad, es importante tener en cuenta estos factores a la hora de encargar la mercancía, ya que si no se manipulan correctamente, estos artículos pueden resultar dañados.

18. Estime un presupuesto para el inventario.

Many restaurant owners have an annual inventory budget, which they prepare well in advance. Budgets should include the total cost of ownership to keep inventory on hand for that year’s accounting period.

Although there are many things to think about when managing a small business inventory, cash flow management is possibly the most important. This encompasses inventory costs, raw materials, storage costs, carrying charges, logistics prices, and more. Regardless of how amazing your business model might be or how many investors you have backing you up, if you're hoping to make marked improvements in your restaurant then inventory management helps to accomplish this goal.

19. Programe tiempo para organizar las devoluciones. 

Mistakes happen in the ordering process. Storing items that were mistakenly ordered, creates unorganized supplies and may result in a possible shortage of space in the kitchen. Setting aside time for an assigned person to organize go-backs will help you stay on top of your inventory and keep your restaurant organized.

Prácticas de inventario en bares y restaurantes

20. Formar a todos los trabajadores en las mejores prácticas de gestión de inventarios. 

Es imposible mantener o mejorar la precisión del inventario sin implicar a todos sus empleados.

Es fundamental que se asegure de que los miembros de su equipo están al tanto de cualquier cambio en las políticas y prácticas de la empresa, así como de las nuevas tecnologías o sistemas de gestión de inventarios. Cuanto más informado esté el personal, más posibilidades tendrá de conseguir un cambio duradero.

21. Las estrategias de recuento cíclico le permiten controlar la precisión de su inventario.

To perform effective inventory control, start with a cycle counting process that should be done every day before receiving orders. Utilize a perpetual inventory software that updates your transaction databases automatically and in real-time, rather than requiring you to manually update them continuously. Accuracy, efficiency, and morale will increase as a result of this practice.

22. Esté preparado para adaptarse cuando utilice los niveles de paridad. 

El stock mínimo o pars es la menor cantidad de inventario de seguridad que está dispuesto a mantener a mano antes de reponer sus suministros. Esta cantidad nunca es estática y debe ajustarse cuando sea necesario.

Por ejemplo, en los restaurantes de temporada, como los de calabaza y cerveza durante el otoño, los ajustes de los niveles de existencias se realizan en función de la época del año. Los ajustes garantizan que nunca se agoten las existencias durante las temporadas altas. En las temporadas bajas, liberará el flujo de caja al tener menos cosas en el inventario.

Los productos perecederos pueden ser difíciles de gestionar a la hora de hacer pedidos. Procure que sus niveles mínimo y máximo sean los mismos. Así disminuirá la posibilidad de tener existencias muertas si no se utilizan a tiempo. Con existencias mínimas, es necesario un mayor seguimiento para controlarlas. Disminuir su volumen puede no ser la mejor solución porque acabará incurriendo en más costes de inventario por el envío y el funcionamiento de su negocio.

23. Automatizar y considerar el uso de un sistema de seguimiento de pedidos.

Unos sistemas de pedidos adecuados pueden ahorrar a un restaurante muchos recursos valiosos, entre ellos tiempo y dinero. La instalación de un sistema de seguimiento de pedidos puede ayudar a agilizar el proceso de inventario mediante la automatización, a la vez que mejora la precisión de la facturación, ahorra tiempo a lo largo del día y reduce tanto el aspecto monetario como el físico costos.

24. En cuanto a la gestión de su inventario, considere opciones de automatización como los códigos de barras.

WISK es un sistema de inventario basado en la nube con códigos de barras que reduce drásticamente los errores en general. Sin embargo, solo funciona si se utilizan los códigos correctos para los distintos artículos en cada momento del proceso de inventario.

25. Comprenda toda su cadena de suministro de principio a fin.

Al añadir a su cadena de suministro una red basada en la nube, es esencial tener acceso a la información en tiempo real. Cuando se intenta reaccionar con rapidez a las volátiles demandas de los clientes y a las cambiantes condiciones del mercado, se confía en el teléfono o el correo electrónico, pero no proporcionan la información puntual necesaria.

Cuando se trata de inventario y pedidos, una red de cadena de suministro basada en la nube es esencial. Esto se debe a que le permite acceder a información en tiempo real para su restaurante. Implementar una gestión eficaz de la cadena de suministro puede ayudarle a evitar problemas de inventario, reducir costos, y mejorar la demanda de los clientes.

26. Evaluar los comentarios de su base de clientes

Cuanto más se publique, más hay que confiar en los comentarios de los clientes. Puede ser cualquier cosa, desde comentarios positivos (por ejemplo, buenas críticas) o negativos (por ejemplo, malas críticas), lo que despierte el interés en su negocio; es importante escuchar atentamente y ser receptivo a sus clientes.

Lo más importante es que el inventario de su restaurante depende de sus clientes. Sin ellos, no habría ninguna razón para tener el producto/servicio que ofrece en primer lugar. Cuantos más clientes entren en su establecimiento y hablen de él con sus amigos (sus futuros clientes), mejor le irá a la larga.

27. Integre sus sistemas de gestión de inventarios y de cumplimiento de pedidos.

El 36% de los minoristas aumentaron su tasa de conversación con el cliente asegurándose de que todos los canales de venta y servicio se integraran entre sí. Identifique el sistema más significativo dentro de su ecosistema actual y busque plataformas para integrar y centralizar estos procesos.

28. Mantener actualizada la información sobre inventarios y pedidos.

La previsión es uno de los aspectos más importantes a la hora de gestionar con éxito un restaurante. La creación de un plan de gestión del inventario, como el seguimiento de las existencias y los productos, la previsión de los pedidos de los clientes para futuros eventos con antelación y la gestión de la producción son solo algunos ejemplos de cómo puede gestionar esta área con éxito.

Nunca ha sido tan difícil como ahora mantener el inventario de un restaurante. Con el estado actual de la tecnología, cada vez más gente opta por pedir sus comidas por Internet. Esto hace que sea difícil obtener una lectura precisa de la cantidad de inventario que un restaurante tiene a mano en un momento dado.

Si sigue utilizando un sistema de inventario obsoleto, es hora de actualizarlo. Los métodos tradicionales como el papel y el bolígrafo o los viejos programas de hojas de cálculo no sólo son poco fiables, sino que también pueden causar problemas en la gestión del inventario. Esto podría significar perder negocio de clientes importantes si vienen a comprar algo de lo que no tiene existencias.

29. Deje de utilizar sistemas manuales de control de inventarios y pedidos.

El inventario debe controlarse constantemente, asegúrese de saber lo que tiene en su inventario en todo momento.

Los sistemas manuales simplemente no pueden proporcionar la orientación necesaria para hacer un seguimiento de la procedencia de todas estas piezas y de su distribución. Los métodos manuales no permiten tener una visión a gran escala de lo que ocurre en cualquier lugar de la empresa que lo necesite.

Las hojas de cálculo son propensas a los errores humanos y quedan rápidamente obsoletas, mientras que las bases de datos pueden programarse para actualizar automáticamente sus datos.

Por último, los sistemas de inventario manuales no facilitan la comunicación entre todas las partes afectadas ni permiten realizar correcciones o ajustes con rapidez.

Los mejores consejos de software para usar en un restaurante y un bar

30. Utiliza la tecnología en tu beneficio.

La implantación de la tecnología de almacenes proporcionará más visibilidad a través de los datos a cada usuario, lo que les permitirá saber en qué punto del proceso de gestión de la cadena de suministro se encuentran los productos.

Hay muchas opciones disponibles, desde los códigos de barras hasta las etiquetas RFID. Estas nuevas tecnologías ofrecen niveles de mayor productividad y mayor precisión.

31. Realice un seguimiento del inventario en tiempo real para reducir las pérdidas de dinero y alimentos debidas a estimaciones inexactas.

Existen distintos tipos de técnicas de gestión de inventario para minoristas, y una de ellas consiste en trabajar con un seguimiento del inventario en tiempo real. Esto ayuda en la toma de decisiones sobre el inventario y los pedidos para que pueda adelantarse a las necesidades de los consumidores.

Sus empleados escanearán los artículos fuera de stock, pero no cargarán los datos hasta un momento posterior. Esto significa que los datos de su sistema de gestión de inventario no estarán sincronizados con su inventario almacenado para ese período de tiempo.

Para utilizar el seguimiento en tiempo real, necesita un sistema de gestión de restaurantes basado en la nube, dispositivos móviles para introducir datos y una conexión a Internet. De esta forma, los empleados que escaneen los artículos actualizarán automáticamente la información en el sistema de gestión de inventario de su restaurante reflejando con mayor precisión qué materias primas/artículos tiene en stock. Esto proporciona a su empresa una mejor visibilidad de sus niveles de inventario, además de dirigirlo todo, desde la previsión de la demanda hasta la elaboración de informes de métricas.

32. Para garantizar una gestión precisa y eficaz del inventario, utilice una base de datos centralizada.

A vital aspect of maintaining your restaurant's inventory includes having a dedicated, centralized database where all changes are stored. This will ensure that everyone has visibility to the modifications and no data will be lost. A good inventory management software like Wisk tracks all inventory changes in real time and can be viewed by authorized personnel.

33. Utilice un sistema de gestión de inventario o ERP para comunicarse con los empleados clave.

No trate todos los productos de su inventario de la misma manera. Los artículos del inventario tendrán diferentes demandas por parte de sus clientes, así como diferentes costos y métodos de valoración.

Pero no todos los proveedores son iguales. Una forma eficaz de mantener su negocio por delante de la competencia es racionalizar el proceso de la cadena de suministro con un sistema de gestión de inventario. Si invierte en un sistema de gestión de inventarios de calidad, recibirá alertas cuando se agoten las existencias y se generarán automáticamente órdenes de compra. Un sistema completo de planificación de recursos empresariales (ERP) también le proporcionará los detalles que busca, como los precios de cada SKU, los niveles actuales de existencias y los plazos de entrega estimados.

Los datos son clave en cualquier sistema de gestión de inventarios, desde saber qué artículos son más exigentes desde el punto de vista operativo hasta hacer un seguimiento de los que llegan con mejor calidad (como los productos frescos). Esto permite disponer de un método sistemático y conciso para los jefes de almacén -o, en realidad, para cualquiera que necesite conocer esta información-, en lugar de depender de los conocimientos de una o dos personas.

34. Utilizar un sistema de gestión de inventarios para entender lo que realmente ocurre

Para ayudarle a racionalizar su logística y su cadena de suministro, necesita un buen sistema de gestión de inventario que le ofrezca una visibilidad completa de los niveles de existencias, el movimiento de los productos, etc.

Los restauradores tienen que enfrentarse a una amplia gama de problemas de inventario, desde tener demasiadas existencias a mano y pocos clientes hasta no comprar suficientes pedidos. Puede ser difícil cuantificar la cantidad óptima de existencias que conviene tener en cada momento. negocios que dependen de fuentes externas para su inventario deberían incluir un sistema que les permitiera hacer un seguimiento en tiempo real de los niveles de existencias y los pedidos de los proveedores.

35. Elimine los errores de introducción de datos mediante el escaneo de códigos de barras.

Es posible que tenga que ajustar sus técnicas de gestión de inventarios después de cierta planificación, pero no puede equivocarse al comprobar si realmente dispone de los materiales necesarios. Hay muchas posibilidades de que se produzcan contratiempos durante la tramitación y recepción de pedidos, mientras que la producción da lugar a rendimientos o desechos que también hay que tener en cuenta.

Hay muchas formas de asegurarse de que sabe exactamente lo que hay en las estanterías de su restaurante en todo momento, pero utilizar EDI y el escaneado de códigos de barras es una de las mejores. Puede implantar un sistema de "recuento cíclico", en el que elija unos pocos artículos al día y Comparar compare el registro de inventario con lo que tiene realmente a mano. El primer punto de control deberían ser sus productos más populares; si algo se agota, debería contarse y controlarse más a menudo que otros artículos menos populares.

36. Un sistema sencillo y preciso de recogida de datos puede ayudarle a ver lo que necesita su restaurante antes de que se agote.

Puede empezar a utilizar los códigos de barras con un simple accesorio en un iPhone u otro dispositivo móvil. Esto no requiere una gran inversión en infraestructura. Estos dispositivos complementarios sólo cuestan unos pocos dólares y eliminan los errores de entrada, por lo que la precisión del inventario es mayor.

No se puede ofrecer un servicio al cliente de primera clase con una precisión de inventario pésima. Mejore sus estadísticas invirtiendo en herramientas que le ayuden a alcanzar una perfección cercana al 95% o al 98%.

Su inventario es tan bueno como sus datos. Un inventario inexacto conducirá a pedidos inexactos y, en última instancia, a una pérdida de ingresos para el restaurante.

¿Qué herramientas de gestión de inventario son importantes para su restaurante?

  • Escáneres de códigos de barras (dispositivos complementarios)
  • Inventory software or inventory apps that integrate with your POS, another point of sale system, or any other enterprise resource planning (ERP) system that you might have. This can be as simple as an inventory app you sync from a cloud-based service like WISK to the Point of Sale system right in the store.

37. La creación de un sistema de seguimiento tanto fijo como móvil para el inventario puede proporcionar todos los ingredientes necesarios para el éxito.

El primer paso en la gestión de inventarios es el seguimiento de los artículos móviles, pero no hay que olvidar las ventajas de los sistemas de seguimiento fijos que puede encontrar una empresa.

By tracking fixed inventory assets, you are able to assign and manage destinations much more easily, and arrange strategy protocols as needed without mass confusion. It is better to think of inventory tracking in two different parts: fixed and movable.

La aplicación de inventario que utilice puede ser un simple sistema de seguimiento del inventario, o puede tener muchas más funciones. Lo más importante es establecer los niveles de inventario con respecto a su presupuesto y los volúmenes de pedidos para una planificación óptima del inventario.

It might take some time at first in order to get an accurate read on how much product inventory needs are happening throughout the year, but once that baseline has been established, taking care of orders will become easier. There's nothing worse than running out of certain products when customers want them!

A good inventory management software should have features such as automatic stock updates from vendors and suppliers so there are no manual processes involved with inventory data entry mistakes. This creates efficiency between all departments because information flows freely without interruption.

38. Las referencias y los códigos de barras ayudan mucho

Cada artículo de su inventario necesita su propio identificador único (unidad de mantenimiento de existencias), que llamamos SKU para abreviar. A medida que su empresa crece, el número de productos que maneja aumenta inevitablemente hasta cientos o miles.

A medida que su negocio crezca, necesitará mantener una base de datos de todos los artículos vendidos en la tienda. Una forma de hacerlo es asignando a cada artículo un número de identificación único, como una SKU. Este número se puede consultar a la hora de hacer pedidos o de buscar piezas de repuesto para la cocina y garantiza que sólo se vuelva a utilizar exactamente la misma pieza.

Además, si utiliza un socio, asegúrese de incluir un código de barras UPC con su artículo para que pueda ser fácilmente escaneado e identificado.

39. Un proceso eficaz de gestión de inventarios es clave.

No gestionar el inventario y los pedidos puede afectar al éxito de su negociode muchas maneras.

Un sistema de gestión de inventario ineficaz y deficiente sólo dará lugar a más frustración y pérdida de tiempo en tareas mundanas que producen pocos o ningún resultado. Para que un sistema de gestión de almacenes sea eficaz, un buen software debe estar vinculado a QuickBooks (y QuickBooks Online). Los códigos de barras o las etiquetas RFID también son herramientas muy útiles porque le permiten adherirse a las mejores prácticas utilizando las mercancías en su punto de uso lo antes posible. Al delegar la responsabilidad del inventario o de la realización de pedidos puede ayudar a ahorrar tiempo a los empleados a lo largo del día, cuando completar tareas monótonas como contar las existencias una y otra vez se convierte en una tarea más que en una valiosa y satisfactoria obligación laboral.

Consejos para ahorrar dinero en un restaurante

40. La utilización de movimientos de inventario basados en transacciones mejorará la eficiencia financiera de su restaurante.

Cada movimiento en un restaurante debe generar transacciones para que los movimientos, los pedidos y el inventario puedan ser rastreados con precisión. Comprender todas las recetas que intervienen en una transacción permitirá a su personal controlar el inventario y el servicio al cliente.

Cada movimiento en su restaurante es una oportunidad para cometer errores. Con el inventario o la gestión de inventario, los errores en el recuento y el pedido pueden tener importantes repercusiones negativas en sus márgenes.

Puntos clave a tener en cuenta:

  • Debe generarse una transacción por cada movimiento que se realice en el restaurante, de modo que puedan seguirse con precisión los movimientos, los pedidos, la cadena de suministro y el inventario.
  • Comprender todas las recetas que intervienen en una transacción permitirá a su personal estar al tanto del inventario y del servicio al cliente.
  • Si la gestión de su inventario es deficiente, puede repercutir negativamente en su ganancias.

41. Al prever la demanda futura de existencias o pedidos, se pueden utilizar varios métodos diferentes. 

La previsión contribuye en gran medida a minimizar el inventario costos down y a garantizar el éxito de los esfuerzos de gestión del inventario. Cuando los minoristas son capaces de predecir con exactitud qué artículos necesitan y la cantidad de pedido económica correcta, estarán mejor preparados para satisfacer las expectativas de sus clientes sin exceso de existencias.

Una previsión acertada requerirá una cuidadosa observación de los estudios de mercado, los patrones de demanda, los niveles mínimos de existencias y las técnicas históricas para maximizar ganancias.

Las empresas utilizan el cálculo de la cantidad económica de pedido (EOQ) para determinar el tamaño ideal de un pedido, lo que les permite satisfacer la demanda sin gastar más de la cuenta. Los gestores de inventarios utilizan la EOQ para reducir las existencias costos y los niveles de inventario.

42. Asegúrese de que su equipo compruebe el inventario y pida los suministros a tiempo para reducir el ciclo de reparación.

There are many strategies to manage the consumable supplies a restaurant needs. One such strategy is to find local sources of parts and equipment so it isn't necessary for employees needlessly wait on, say, an obscure item from another country. Another great way to reduce the time required for repairs is by streamlining packing processes. For example, one hour spent packaging will save two hours front-line technicians have wasted fulfilling those requests resulting in a cost savings of up to 50%.

43. Considere la posibilidad de reexaminar sus pares.

negocio Los líderes se preguntan: "¿Cuál es el nivel mínimo de inventario por debajo del cual nunca deberíamos caer?". La respuesta es cero.

Las existencias de seguridad sólo son útiles si se utilizan; su finalidad es protegerse frente a las desviaciones previstas de la oferta y la demanda. Si utiliza sus existencias de seguridad, podría tener una oportunidad cuando haya tanto un alto nivel de oferta como una baja demanda del producto, a fin de mantener eficazmente el valor en todo momento y cuando se produzcan vacíos en negocio o fuertes fluctuaciones.

Con esta estrategia mejorada, su producto podrá servir a un mercado más centrado en el cliente, lo que se traducirá en un aumento de los ingresos que impulsará el crecimiento futuro. Esta filosofía también puede contribuir con éxito durante los periodos de escasez.

Por término medio, debería estar por debajo del nivel de existencias de seguridad la mitad del tiempo en que hay reposición disponible, y por encima la otra mitad. Si su estrategia de existencias de seguridad no se está utilizando lo suficiente, reexamine qué productos hay en cada ubicación para sacar más partido a su dólar de inventario.

44. Una buena estrategia es actualizar las órdenes de compra en el momento oportuno.

Las empresas se enfrentan a menudo al problema de los ajustes de pedidos después de haberlos creado. A veces hay que modificar cambios de fecha y ajustes de cantidad, y tener en cuenta entregas incompletas o errores de recepción.

La mejor forma de gestionar el inventario de su restaurante es actualizar las órdenes de compra puntualmente. El problema es que las proyecciones de inventario dependen en gran medida de la exactitud de la información de los pedidos de compra, lo que puede crear problemas como cuando crees que tienes dos cajas de maíz en conserva pero descubres después que hay tres.

Para evitar este tipo de imprecisiones, establezca una serie de normas sobre cómo deben realizarse las compras y asegúrese de que se llevan a cabo procesos diarios, semanales y actualizados en todo momento; de lo contrario, será difícil tener éxito con su sitio negocio. 

45. Para tener éxito en el sector de la restauración, piense en un nuevo plan de piso.

Al principio, muchos gerentes de restaurantes dudan en hacer cambios en el inventario y los pedidos de su restaurante debido a la inversión de tiempo que requiere una nueva distribución.

Unfortunately, there is often room for adjustments that could boost efficiency. Product preferences and availability are constantly evolving. This means storage changes are often necessary to keep things running as smoothly as possible when managing inventory.

46. Establecer y respetar prácticas claras de etiquetado.

El etiquetado y la organización del inventario van de la mano en un restaurante. Un inventario bien organizado significa que el personal podrá encontrar rápidamente la sección adecuada, mientras que un inventario bien etiquetado ayuda a saber exactamente qué material/producto de una sección concreta hay que encontrar rápidamente.

El correcto etiquetado del inventario de la empresa va más allá del contenido del almacén y tiene dos partes. Dentro del almacén, todos los artículos deben estar etiquetados con detalles específicos que describan completamente sus características, así como cualquier necesidad especial (es decir, fechas de caducidad, material peligroso, requisitos de embalaje).

47. Mantenga todo etiquetado.

Asignar sólo unas pocas tareas a los empleados es problemático. No sólo el trabajo de un empleado implica más responsabilidad, sino que también aumenta las posibilidades de que tome atajos o intercambie responsabilidades con otro empleado porque hay muy pocas etiquetas en su área particular.

Un proceso de gestión de inventario bien gestionado comienza con un etiquetado claro y conciso. Esto ahorrará tiempo y frustración a los empleados de todos los departamentos a la hora de gestionar eficazmente el inventario.

48. Etiquetas y ubicaciones: Etiquete todo el inventario.

La falta de una señalización y un etiquetado adecuados en el almacén de un restaurante puede costarle tiempo, trabajo y mucho más.

La aplicación del etiquetado según las normas del sector puede tener un impacto medible en su negocio. Esto también puede mejorar la moral de los trabajadores de su restaurante y reducir la frustración y la pérdida de productos.

Las etiquetas, y otros suministros para restaurantes como las papeleras, están diseñadas para satisfacer la gran variedad de necesidades de los restaurantes actuales. Pero, ¿qué tipos necesita para su tipo de restaurante? Para asegurarse de que los empleados pasan menos tiempo clasificando productos y cumplimentando pedidos, las pequeñas inversiones en etiquetado pueden ayudar a garantizar que cada trabajador maneje la etiqueta adecuada para él.

49. Establecer las bases de la eficiencia mediante la correcta categorización de sus activos. 

The first step to effective inventory management is properly categorizing your company’s assets. By dividing your assets into moveable versus fixed, you can focus on the moves that need to be made and ensure an entire system gets done. Storing all of your information in a central asset database ensures precise control with easy searching and data analysis for optimizing your inventory processes.

50. Recurrir a la experiencia del personal superior.

Los altos cargos deben acoger la participación de sus empleados de nivel inferior para que aporten nuevas ideas para agilizar los procesos del almacén.

Puede que sea una pérdida de tiempo, pero sigue siendo importante que los miembros de su personal directivo den paseos por el almacén para hacerse una idea de lo que ocurre allí.

La colaboración puede ayudar a mejorar la comunicación entre la cadena de suministro y el personal del restaurante. Colaborar para reducir los cuellos de botella, los procesos duplicados, los problemas de recursos y las estrategias de ahorro de tiempo puede suponer un ahorro a largo plazo para su restaurante.

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