You know how critical bar inventory control is if you run a bar, restaurant, or any establishment that serves alcohol. For many businesses in the hospitality field, beverages — alcoholic drinks in particular — account for a significant chunk of both revenues and costs.
Por eso es imprescindible tener un control sólido del inventario de su bar.
Es necesario establecer procesos para de su licor. Medir y contar el inventario con regularidad le permitirá tomar decisiones más inteligentes sobre los pedidos y el mantenimiento de las existencias. Como resultado, siempre tendrá la cantidad adecuada de bebidas en el momento oportuno.
Esto, a su vez, hace que los clientes estén más contentos.
Proper bar inventory control also keeps your business healthy and in check. Most bars and restaurants are losing 20% of their bottom line due to over-pouring, spillage, and theft. With the right stock control solution in your bar, you can prevent and eliminate these issues. You can also maintain a healthy bank balance.
Whether you’re a seasoned bar owner who wants to fine-tune your existing processes or you’re a new entrepreneur who wants to learn the basics of bar stock control, this post has you covered.
This article will walk you through the ins and outs of gin, wine, beer, and liquor inventory management. Above all, you’ll learn the different methods of taking stock of your beverages.
Vamos a sumergirnos.
¿Qué es la gestión de inventarios de bares?
Before diving into the nitty-gritty of stock counting, let’s establish some common definitions.
Este término, también conocido como control del inventario del bar, hace referencia a los procesos y prácticas que se aplican para controlar las existencias del bar. Incluye tareas como el seguimiento de las ventas de bebidas, medir los niveles de licory conciliar los registros de inventario.
Ultimately, the goal of bar inventory control is to achieve optimal stock levels, where you have the right amount of liquor at any given time.
Esto es importante porque tener demasiadas existencias a mano inmoviliza el capital y el espacio del bar. Por otro lado, no tener suficientes bebidas adecuadas puede disminuir la satisfacción de los clientes.
As such, you need to strike the right balance in your bar, and having sound stock control practices will help you do that.
Métodos de control de inventario en bares: 2 formas de hacer inventario de licores
Measuring and counting your liquor is a cornerstone practice of bar inventory control. After all, you can’t manage your bar’s stock if you don’t know how much you have.
There are two common ways of taking stock of liquor in bars: there’s the traditional method which involves spreadsheets or a pen and paper, and then there’s the modern method that uses inventory software.
Veamos cada uno de estos métodos con más detalle a continuación.
Control de inventario de bares tradicional
The traditional way of counting bar inventory involves manually recording inventory data into a spreadsheet, and then physically counting and measuring your bar’s stock.
Así es como funciona.
Lo que necesitas:
- Un dispositivo para tomar notas, como un bolígrafo y un papel, o un iPad u ordenador portátil, si desea digitalizar sus notas
- Una hoja de cálculo de inventario con las siguientes columnas:
- Lista detallada de bebidas
- Inventario inicial
- Inventario recibido
- Inventario actual
- Consumo (fórmula de abajo)
Este es el aspecto que podría tener tu hoja de cálculo:
Paso 1 - Introduzca su inventario inicial
El primer paso en el proceso de recuento de existencias consiste en determinar el inventario inicial (a veces denominado "inventario inicial") de cada bebida.
Su inventario inicial se refiere a la cantidad de alcohol que tiene en stock al comienzo de su período de inventario. Por lo tanto, si realiza sus recuentos de inventario cada semana, su inventario inicial sería la cantidad de existencias que tiene al comienzo de la semana.
Conocer tu inventario inicial te permitirá calcular el consumo de alcohol en tu bar, que tendrás en cuenta a la hora de hacer los pedidos.
Con el método tradicional, tiene que contar físicamente las botellas que tiene en stock. También hay que evaluar visualmente la cantidad de alcohol que queda en las botellas parcialmente consumidas. Así, si empiezas con una botella de José Cuervo y parece estar medio llena, la contarás como 0,5.
Paso 2 - Introducir el inventario recibido
Debe tener en cuenta el licor que recibió durante el período de inventario. Volviendo al ejemplo de Cuervo, si recibiste 10 botellas dentro del período de inventario actual, deberás ingresar eso en la columna "Inventario recibido".
Paso 3 - Introducir el inventario actual
A continuación, rellena la columna "actual", que es la cantidad de alcohol que tienes actualmente. Utilizando el ejemplo de Cuervo, digamos que te quedan 8,5 botellas.
Paso 4 - Calcule su consumo
El siguiente paso es determinar la cantidad de alcohol que se ha consumido en el periodo de inventario actual. Para ello, utilice la fórmula:
Consumo = Inventario inicial + Inventario recibido - Inventario actual
Siguiendo con el ejemplo de Cuervo, su cálculo de consumo sería el siguiente:
0.5 + 10 - 8.5 = 2
Su consumo es de 2 botellas, lo que significa que ha consumido 2 botellas de José Cuervo dentro de su período de inventario actual.
Repite los pasos anteriores para cada botella que tengas hasta que hayas completado toda la ubicación.
Paso 5 - Revisar los datos
Una vez que hayas rellenado la hoja de cálculo, comprueba todo (o pide a otra persona que lo haga) para asegurarte de que has introducido la información correctamente.
Control de inventario de bares modernos
If you’re looking to level up how you track alcohol usage in your business, you can modernize the process by using a bar and restaurant management system.
There are number of apps in the market (such as WISK) that enable you to measure and record your liquor levels using your mobile device. Some solutions even integrate with your bar scale and POS system, further eliminating manual work on your end.
Todo lo que tiene que hacer es escanear el código de barras de sus productosintroducir la cantidad, y la aplicación de inventario de licores registrará y calculará los datos por usted.
Each solution is different, so your counting process will depend on the bar inventory system that you’re using. But here’s a general overview of what the steps would look like:
Lo que necesitas:
- Su dispositivo móvil con la aplicación de gestión de bares instalada
- Una balanza (opcional)
Paso 1 - Escanear el código de barras
Take each bottle from the shelf and use your mobile device to scan the barcode of the product. If this doesn’t work, you’ll have the option to enter the beverage information yourself.
Paso 2 - Introduzca sus cantidades de inventario
Al igual que con el método tradicional, tendrá que introducir el inventario inicial, el recibido y el actual para cada botella. Hacer esto debería ser una tarea sencilla que consiste en añadir las cantidades en la aplicación.
Solutions such as WISK even make this step easier by enabling you to connect the app to a Bluetooth scale, which can measure the exact quantity of each beverage. No need to visually estimate how much alcohol is left in the bottle — the app + scale can do it for you.
Paso 3 - Dejar que la aplicación haga el resto y revisar la información
Once you’ve finalized the information, your bar inventory app should be able to calculate consumption automatically. From there, it’s just a matter of reviewing the information to make sure everything is entered correctly.
Control de las existencias en el bar: Consejos generales y buenas prácticas
Si has llegado hasta aquí, ya sabes cómo contar y medir tus niveles de alcohol.
Every business is different, so inventory control processes will vary from one bar to the next. However, there are some general best practices that you should consider to keep your processes tight and efficient.
Mantenga un horario coherente
"La organización y la coherencia son vitales para tener un sistema de inventario de bares que funcione", afirma el doctor David Mitroff, consultor, autor y conferenciante de negocio , fundador de Piedmont Avenue Consulting, Inc.
"Hay que ser organizado y coherente desde el momento en que se hace el pedido hasta el proceso de inventario", añade.
Por ejemplo, si decide llevar a cabo sesiones de inventario en el bar cada semana, prográmelo en su calendario y cúmplalo.
Una vez que tenga una cadencia regular para sus recuentos de inventario, será mucho más fácil detectar las tendencias en el movimiento de las existencias, por lo que podrá tener una idea clara de cómo fluctúan los niveles de alcohol de un período a otro.
Las rutinas establecidas también pueden agilizar sus procesos y mejorar la productividad. Esto puede ayudarle a usted y a su equipo a trabajar de forma más eficiente detrás del mostrador.
Considere la posibilidad de realizar recuentos de inventario cada semana
Según Mary King, analista de restaurantes de negocio en FitSmallBusiness.com, "la forma más sencilla de mantener los suministros y el inventario de bebidas alcohólicas es hacer un recuento completo del inventario cada semana".
"No esperes hasta final de mes para comprobar tus recuentos físicos", añade.
“It's easy if you split the inventory load between your closing manager and bartender Monday night and your opening bartender and manager Tuesday morning. The Monday night team should count the back storerooms and the Tuesday morning team should count the active stock behind the bar.
From there, it's easy to place your liquor orders on Tuesday afternoon so they arrive well ahead of the weekend which gives your team time to set aside wine and spirits for upcoming large parties, or batch cocktails for a busy weekend.”
King prosigue: "una ventaja añadida de que su equipo de bar y de gestión adquiera el hábito de realizar un inventario semanal es que sus inventarios de fin de mes serán un juego de niños y reducirá las oportunidades de robo o merma".
Organízate
Estar "por todas partes" es un pecado capital cuando se trata de contar el inventario. Haz que el proceso sea lo más eficiente posible organizando la forma de contar y medir el alcohol en tu bar.
Esto significa determinar por dónde empezar a contar -y cómo hacerlo- antes de coger una sola botella.
Por ejemplo, puedes decidir empezar a contar en la barra principal, yendo de la estantería superior a la inferior, y contando de izquierda a derecha. Cuando hayas terminado con esa zona, puedes pasar a la trastienda.
It also helps to organize the items in your spreadsheet or app, so they coincide with how bottles are physically arranged in your bar. This will make the process go by a lot faster and minimize human error because you won’t have to jump from one row to the next when taking down inventory information.
Realice el recuento fuera del horario de negocio
Lo último que quiere es lidiar con el movimiento de productos en medio de su recuento. Para evitarlo, realice el recuento de bebidas alcohólicas fuera del horario de negocio . Puedes hacerlo antes de abrir o después de cerrar.
Asegúrese de presupuestar suficiente tiempo para la tarea. Dependiendo del tamaño de su catálogo, el recuento de inventario puede llevar desde unas horas hasta medio día (o incluso un día entero). Por lo tanto, si tiene previsto realizar un recuento de inventario, reserve el tiempo necesario para hacerlo.
Preste atención a los datos
Contar y medir regularmente sus existencias le permitirá obtener información sobre su bar. Utiliza esa información en tu beneficio.
“Look at your sales data and history to spot trends for different days of the week, times of month, and months out of the year,” advises Meaghan Brophy a senior retail writer at FitSmallBusiness.com.
“For example, you might sell more tequila on Tuesdays with your taco special and red wine in the winter months. Use historical data compared to recent sales trajectories to forecast what your liquor sales will be. Then, program low-stock alerts in your POS system to notify you when on-hand quantities.”
¿Es hora de modernizar el recuento de existencias en su bar?
¡Uf! Hemos cubierto mucho terreno en este post y por una buena razón. Cuando se trata de controlar el inventario de bebidas alcohólicas, el recuento de existencias es una necesidad absoluta.
As mentioned, you can choose to measure and count your products manually or use a bar manager app to do so.
¿Nuestro consejo? Opte por lo segundo.
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