Cualquier propietario de un restaurante estará de acuerdo en que el seguimiento del inventario de alimentos es una de las tareas esenciales de la gestión de un restaurante. La comida, después de todo, es el componente principal que impulsa su negocio. Sin una estantería bien surtida, puede encontrarse con problemas como artículos que faltan o pedidos que no se atienden correctamente. Esto puede provocar el caos en la cocina y una mala comida para sus clientes.
En esta entrada del blog, hablaremos de cómo funciona el proceso de gestión del inventario para satisfacer la demanda de los clientes y mantenerlo rentable negocio en la industria de la restauración.
Any restaurant owner would agree that tracking food inventory is one of the essential tasks of running a restaurant. Food, after all, is the main component that drives your business. Without a well-stocked shelf, you might run into problems like missing items or orders that aren't taken care of right. It can cause chaos in the kitchen and a bad meal for your customers.
This is where taking inventory management comes in. As the term suggests, food inventory management involves the processes and systems used to track and manage the stock you're carrying at any given time. Done right, the practice can keep your restaurant running smoothly and ensure that your kitchen is stocked with everything your team needs to produce the right dishes and keep your customers happy.
Las ventajas de hacer un inventario de alimentos para un restaurante
Implementing good restaurant inventory management practices at your restaurant benefits your business in a number of ways including:
Te mantiene al tanto de las métricas y los KPI importantes
La gestión y el seguimiento del inventario en su restaurante le permitirán controlar aspectos como las cantidades de alimentos que tiene a mano, junto con el valor del inventario que tiene. Estas medidas se pueden utilizar para calcular métricas y KPI esenciales como:
Food cost percentage. This measures the ratio of your food costs to revenue and is calculated using the formula: (Beginning Inventory + Purchases – Ending Inventory) ÷ Total Food Sales.
Variance. Restaurant inventory management variance refers to discrepancies between the stock quantities/values you have on inventory software versus the actual stock on hand. This is an important measure to track inventory, as a high variance could indicate theft or administrative errors.
Usage. Stock usage pertains to the amount of how much food inventory management you've used up over a given time period. You measure it using the formula: Starting Inventory + Received Product Orders – Ending Inventory
Tomadas en su conjunto para calcular el uso, estas medidas le ayudan a tomar decisiones informadas, como qué ingredientes pedir, qué precio poner a sus platos por coste unitario, etc.
Reduce el desperdicio y el deterioro de los alimentos
Spoilage and food waste could be costing your bottom line. Research by Move for Hunger found that food service businesses are losing $72 billion a year in profits because of food waste.
Eso no es nada despreciable, y si su establecimiento sufre problemas de desperdicio y deterioro de alimentos, no sólo está dejando dinero sobre la mesa, sino que prácticamente lo está tirando.
But with proper inventory management, you don’t have to. When you’re regularly tracking your food quantities, you can avoid over-ordering unnecessary items and ensure that you use up products well before their expiration date.
Todo ello permitirá tener ingredientes más frescos a mano, reducir los alimentos costos y obtener un resultado más saludable.
Podría sacar a la luz problemas como robos y errores administrativos
La gestión y el seguimiento del inventario pueden arrojar luz sobre las discrepancias entre sus existencias físicas y las cantidades en su sistema. Una gran cantidad de discrepancias podría indicar que algo está mal o que podrías estar enfrentándote a problemas como robos o errores administrativos.
Contar con un proceso ajustado para el inventario de alimentos hace que estos problemas salgan a la luz más pronto que tarde, de modo que pueda investigarlos y resolverlos rápidamente.
¿Cómo minimizar el desperdicio de alimentos?
Exceso de pedidos
Hay muchas razones por las que la gente pide más de lo que necesita. ¿Por qué lo hace la mayoría de la gente? Un sistema de gestión del inventario de un restaurante que no funciona bien o no se gestiona bien puede facilitar que los cocineros pidan más comida de la que necesitan. Hacer un seguimiento de su inventario y llevarlo a cabo le ayudará a desperdiciar menos comida y a ahorrar dinero en el pedido de alimentos que no necesita.
Desperdicio
The product can go wrong even if you don't order too much. If you don't carefully manage inventory tracking of the food that comes in, you might accept something that has already started to go wrong. Organize your storage spaces (cooler, dry storage, freezer, and shelves) based on when you received them. Make sure all products come in have clear labels with best-by dates on the inventory items. With tags, you can use the "first-in, first-out" (FIFO) storage method to keep less food that has gone bad.
Sobreproducción
Another common way food goes to waste is when a dish's sales are overestimated. Chefs often prepare and cook too much food to avoid 86's. But this leads to more food being wasted. Tracking restaurant sales using inventory management software allows you to look at your menu items, change them to make them more efficient, or get rid of dishes that aren't selling fast enough. Try planning your staff meal around the extra ingredients, so you don't have to do as much prep work.
Diversos fallos de encendido
Un camarero se olvida de añadir una nota sobre las alergias a un plato con frutos secos. El cocinero de línea hizo el plato equivocado porque un cocinero de línea leyó mal un ticket. Los errores pueden ser muy perjudiciales para el resultado final. Errores como estos no tienen por qué ocurrir si el personal tiene la formación adecuada y el jefe está al tanto de todo.
Mal control de las porciones
¿Tiras cada noche las bolsas de comida que no se han consumido? Podría significar que tus porciones son demasiado grandes o demasiado pequeñas. Controlando la cantidad que comes, puedes estirar el coste unitario real de la comida sin renunciar a la calidad. Si utilizas las medidas exactas para cada plato, los invitados que no quieran llevarse a casa las sobras no acabarán tirando demasiada comida.
¿Con qué frecuencia debe hacer un restaurante el inventario?
La frecuencia de su hoja de inventario depende de varios factores, como la cantidad de existencias que tenga y el tipo de ingredientes que utilice. Pero el consenso entre los expertos del sector es que los restaurantes deben hacer la gestión del inventario de alimentos al menos una vez al mes y esforzarse por hacerlo más a menudo si es posible.
Según la revista QSR:
El seguimiento del inventario al final de cada mes está bien, pero para que sea realmente eficaz, la gestión del inventario debe programarse una vez a la semana en el mismo día.
Algunos expertos recomiendan incluso hacer el inventario con la misma frecuencia con la que se hacen los pedidos, de modo que si se piden productos dos veces por semana, esa es la frecuencia con la que se debe hacer el recuento de inventario.
También hay que tener en cuenta los tipos de productos o ingredientes. Si se almacenan varios artículos de gran valor (como bistecs de primera calidad o aceite de trufa), estos elementos deben contarse y medirse con mayor frecuencia.
Lo mismo ocurre con los productos muy perecederos. Lo último que quiere es tener ingredientes después de su fecha de caducidad, por lo que es imprescindible controlar estos productos. Unas prácticas adecuadas de control de existencias garantizan una rápida rotación del inventario y evitan que se estropee.
Supongamos que ha hecho un pedido excesivo de leche y que la fecha de caducidad del producto se acerca en la próxima semana. Teniendo esto en cuenta, puedes elaborar un menú especial o una promoción de batidos, para poder consumir el producto antes de que se estropee.
Mejores prácticas de inventario en restaurantes
Hemos cubierto los fundamentos y los beneficios de hacer regularmente un inventario de alimentos; ahora es el momento de hablar del proceso de implementación.
A continuación, se detallan algunas de las mejores prácticas a tener en cuenta a la hora de realizar los recuentos de inventario de alimentos en su restaurante para evitar perder dinero.
Programe el recuento de su inventario de alimentos
Ya sabes lo que dicen, lo que se programa se hace.
Si quiere que su equipo lleve a cabo recuentos periódicos de existencias, la tarea debe figurar en su calendario.
Para obtener los mejores resultados, programe la gestión del inventario de alimentos el mismo día y a la misma hora cada semana o mes. Esto crea consistencia y ayuda a su equipo a establecer una rutina de inventario - haciendo la tarea más fácil con el tiempo.
Cuando las personas saben cuándo se va a realizar el próximo recuento de inventario, pueden hacer los preparativos necesarios y ejecutar la tarea con mayor eficacia.
Reunir un equipo
Seleccione a las personas adecuadas para el trabajo. Los mejores empleados para llevar a cabo las comprobaciones del inventario del restaurante son los que ya están familiarizados con sus existencias. Los miembros del personal que piden y reciben productos están en la mejor posición para hacer su inventario porque ya tienen una idea de lo que debe tener.
Si tiene miembros del equipo más nuevos, emparéjelos con empleados experimentados que puedan supervisar el proceso y guiarlos por los diferentes pasos.
Asegúrate de que tu espacio está limpio y organizado
La gestión del inventario del restaurante ya es una tarea tediosa de por sí; no la haga más difícil teniendo un entorno que dificulte el recuento de artículos.
Procure que los espacios en los que se almacenan los productos -por ejemplo, el congelador o el almacén- estén limpios y organizados. La clave es que los artículos sean fáciles de localizar y de acceder. Dependiendo de cómo esté distribuido todo, puedes tomar medidas como:
Agrupar y organizar los elementos en un orden lógico (por ejemplo, por categorías)
Mantener un componente clave a la altura de los ojos para que sea más fácil de ver en el recuento de inventario.
Invertir en las estanterías o cubos adecuados para almacenar sus productos
Etiquetar correctamente las estanterías y los contenedores
Colocar los artículos en contenedores transparentes (siempre que sea posible) para mejorar la visibilidad
Colocar los artículos de forma que sus cantidades, precios y fechas de caducidad estén de cara a su empleado cuando realice el recuento del inventario
Tener un plan
Planning is half the battle when conducting stock counts. In addition to knowing when you’re doing it, come up with a plan that details how inventory should be counted. At this stage, you should iron out details like:
¿De qué artículos o áreas hay que ocuparse y en qué orden? Determine los productos que va a contar primero o las áreas por las que va a empezar. Por ejemplo, puede elegir contar primero los productos perecederos o decidir iniciar el recuento de inventario en el congelador antes de pasar a la cocina y otras áreas de almacenamiento.
Las personas encargadas de contar artículos específicos. No querrá que los miembros del equipo se choquen entre sí, o peor aún, que cuenten dos veces los mismos productos. Organícese cuando delegue el recuento de existencias. Asegúrese de que los miembros del equipo conozcan las tareas de los demás para que no se solapen ni se entorpezcan.
Disponer de un sistema sólido de introducción de datos
El recuento del inventario del restaurante incluye el seguimiento y la introducción de la siguiente información:
- Fecha y hora del recuento de existencias
- Nombre del artículo
- Descripción
- Precio por unidad
- Cantidad
Depending on your system, you may also need to take note of details like inventory IDs, reorder points, expiration dates, etc.
En cualquier caso, asegúrese de tener un proceso sólido y fiable para introducir esta información necesaria. Algunos restaurantes pueden utilizar un portapapeles y una hoja de cálculo de consumo de inventario, aunque esto no es recomendable, ya que hacer las cosas a mano puede ralentizarte. Una mejor opción es utilizar un dispositivo móvil para poder contar y hacer un seguimiento del inventario con facilidad.
Evite mirar los productos a simple vista
Hacer un recuento a ojo o estimar las cantidades de producto no sirve para hacer el inventario. Uno de los objetivos de realizar recuentos de inventario físico es tener una idea precisa de lo que tiene a mano y asegurarse de que sus registros son precisos.
That’s why it’s essential to count every item by hand and record the quantities accordingly on inventory sheets. For products that need to be measured (e.g., alcohol) use a scale so you can have precise data on how much you have. It’s tempting to “guesstimate” your inventory levels, but doing so will lead to inaccurate data and ill-informed decision-making.
Seguimiento del informe diario de ventas
Every day is best for keeping track of your sales. At the very least, a quick check in your inventory data on a consistent schedule, and a deep dive once a week would help you get started.
Cuanto mejor conozca sus números, más rápido podrá detectar situaciones extrañas y actuar en consecuencia.
If you want to go deeper into your total cost, sales tracking, and analysis, it won't be easy to do so without the help of a sound inventory management software system. Some of it can be done with your inventory sheet, but your best bet is to get more accurate data.
Tenga a mano algunos artículos más.
En el caso de los ingredientes que su restaurante agota, puede ser una buena idea mantener siempre una reserva "por si acaso".
Por ejemplo, si tienes una pizzería local, es posible que quieras tener patatas fritas de sobra por si tienes una avalancha repentina de clientes. Haz un inventario de la antigüedad de tu inventario extra y cámbialo cuando sea necesario. Para evitar el despilfarro de alimentos, es posible que quieras utilizar la lista de inventario extra que no se ha utilizado para las comidas del personal.
¿Cómo puede el conocimiento previo del inventario ayudarle a realizar futuros pedidos?
¿Cómo llevan los restaurantes el control de las sobras y el inventario del congelador?
As any restaurant owner knows, food is a perishable commodity. That's why restaurants have to keep a close eye on their inventory, so they don't end up with too much food that goes bad. But how do restaurants keep track of all the food that comes in and goes out?
Una de las formas es utilizar un sistema informático que lleve la cuenta de todos los ingredientes de la cocina. De este modo, cuando llega un pedido, el sistema puede generar automáticamente una lista de lo que hay que utilizar. Y cuando se generan sobras, el sistema puede hacer un seguimiento de la cantidad que queda y dónde se almacena. Esto ayuda a los restaurantes a minimizar el desperdicio y a garantizar que siempre tengan suficiente comida a mano para satisfacer la demanda de los clientes.
Another way that restaurants keep track of their inventory is by using color-coded tagging systems. For example, green tags might indicate food that's fresh and can be used right away, while red tags might indicate food that's close to its expiration date and needs to be used soon. This system helps restaurants quickly identify which food needs to be used first, so they can avoid having to throw out expired food.
Con estos métodos, los restaurantes pueden hacer un seguimiento eficaz de su inventario y asegurarse de que siempre pueden servir comida fresca y deliciosa a sus clientes.
Cómo hacer el inventario de un restaurante rápidamente
Hacer el inventario de su restaurante no es la parte más sexy de dirigir un restaurante, y si usted es como la mayoría de la gente, quiere terminar la tarea lo más rápido posible.
To that end, here are a few tips to help you complete inventory counts faster — without compromising the accuracy of the process.
Hacer un inventario de un hábito
Taking inventory period and by determine inventory turnover will help you track how many supplies you have so you don't over- or under-order, keep your par inventory levels and understand your COGS or cost of goods sold.
Forme a su equipo
Asegúrese de que los empleados que se encargarán del inventario de su restaurante tienen los conocimientos y las habilidades necesarias para realizar la tarea correctamente. Antes de realizar el recuento de existencias, oriente a su equipo sobre las prácticas de gestión del inventario. Familiarízalos con tus artículos e ingredientes, enséñales a utilizar tus herramientas y asegúrate de que conocen bien los procedimientos de inventario específicos que tienes establecidos.
Doing so will give them the know-how and confidence to conduct inventory counts, in turn minimizing mistakes, and ensuring that counts are conducted as efficiently as possible.
Refuerce sus procesos de gestión de inventarios
Al hacer la gestión del inventario del restaurante, dígale al personal que trabaja en su cocina que Comparar los pedidos de los proveedores con las facturas para asegurarse de que el peso, la cantidad y el coste real son correctos cuando haga el inventario de su restaurante. Deben anotar cualquier diferencia para que puedas obtener el crédito del proveedor.
Digitalice sus prácticas de gestión de inventario
Ya hemos aludido a esto antes, pero merece la pena explicarlo con más detalle. La gestión manual de su sistema de inventario es una receta para el desastre. Los costos que conlleva el registro y el seguimiento de los datos a mano (es decir, el deterioro, los datos inexactos, la pérdida de tiempo) son mucho más elevados que los gastos en los que incurriría invirtiendo en una sólida plataforma de gestión de inventarios para restaurantes.
La solución adecuada puede automatizar tareas tediosas como el cálculo de los valores de inventario y costos, la medición de los niveles de existencias y la señalización de las existencias bajas.
Esto nos lleva al siguiente punto...
Software de gestión de inventarios
By tracking paper invoices and instantly pulling invoice data into cloud-based restaurant inventory management software, technology can eliminate a lot of manual data entry, mistakes, and paper pushing.
Esto significa que puede ver su nivel de inventario actual en tiempo real, basado en los precios recientes de sus proveedores. Sus estadísticas de coste de las mercancías vendidas serán más precisas, para que pueda tomar mejores decisiones. Y como no intervienen personas, puede estar seguro de que no hay errores.
Some app even automatically uses General Ledger (GL) codes. These codes are essential to restaurant finance best practices and are necessary if you want to enhance efficiency and lower food costs percentage.
Also, the software can make the whole process of managing your stock easier by:
Conseguir que la gente cuente cuánto inventario se utiliza. Sólo tienes que elegir con qué frecuencia, a qué hora del día y quién de tu personal hará el inventario.
Puedes hacer el inventario inicial con tu teléfono, incluso si no hay Wi-Fi en el local. Conéctate al Wi-Fi cuando puedas volver a conectarte y los recuentos se actualizarán.
La creación de un listado de productos a partir de facturas digitalizadas facilita la elaboración de hojas de recuento. Los precios unitarios históricos se mantienen actualizados, por lo que no hay que rebuscar en las facturas antiguas para encontrar los precios de antes. Puede arrastrar y soltar los productos en la hoja de cálculo de consumo de inventario existente cuando sea necesario.
Elija la mejor aplicación para el inventario de alimentos
When it comes to counting food inventory, equip your team with a stock management app like WISK Food, which lets them count inventory using their mobile devices. Instead of entering the data by hand, WISK enables users to scan products and confirm counts with their phone, saving time and increasing accuracy while counting.
WISK incluso se integra con sistemas de punto de venta de restaurantes como TouchBistro, Lightspeed y Square, para que puedas mantener tus datos sincronizados.
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