No podemos negar que, independientemente del proceso y la tecnología utilizados, cualquier persona que trabaje en el seguimiento del inventario de alimentos puede experimentar diversos retos. A pesar de las dificultades, el seguimiento y control del inventario costos es una de las responsabilidades más importantes de su restaurante.

Muchos restaurantes negocios optan por emplear una solución de gestión de inventario integrada con un sistema de punto de venta, mientras que otros siguen realizando el proceso manualmente utilizando lápiz y papel. Una forma útil de utilizar un informe de uso de inventario es establecer un inventario a nivel de paridad del restaurante utilizando hojas de cálculo.

In this blog, we'll teach you the basic method of taking inventory with the use of restaurant inventory par levels and discuss its importance. And we’ll show you how to set up your par inventory management using spreadsheets for your restaurant.

Cómo crear una hoja de inventario par

El mayor gasto de explotación del sector de la restauración es la comida y, por término medio, los operadores de restaurantes gastan entre el 25% y el 40% de sus ventas en inventario. Para gestionar un restaurante con éxito, es una buena práctica mantener un nivel de inventario adecuado para satisfacer la demanda de los clientes y, al mismo tiempo, disponer de un colchón en caso de picos inesperados. Una hoja de inventario par puede ayudarle a mantener una cantidad mínima de artículos a mano en todo momento.

¿Qué es un Par Inventario para la gestión del inventario de su restaurante?

El inventario a la par es un método de gestión de inventarios de restaurantes que consiste en mantener siempre una cantidad mínima de inventario en el restaurante, también conocida como inventario a la par.

El nivel de paridad no es lo mismo que el caldo real. El nivel de par es la cantidad ideal de cada ingrediente crudo que usted establece como nivel de par. El establecimiento de pars le notifica cuando los niveles de stock de un artículo en particular necesitan ser reordenados.

Las hojas de inventario Par son una hoja de cálculo que le ayuda a adquirir estos mínimos y a determinar cuánto inventario de comida o bar debe pedir a sus proveedores. Esta hoja de cálculo puede mantenerse digitalmente o en papel.

¿Hay alguna diferencia entre los niveles de paridad para los restaurantes y los niveles de paridad para los bares?

A few components are needed to begin determining your restaurant's par level inventory for each ingredient.

• Calendario de entrega de cada artículo
• La demanda de los clientes de cada artículo (informe de ventas)
• Inventario de media

Para tener una mejor perspectiva de la demanda de un artículo, sugerimos calcular primero su índice de rotación de inventario para determinar cuántos días se tarda en vender su inventario.

Lo que hay que tener en cuenta para calcular los niveles de existencias parciales

Una vez que haya adquirido el ratio de inventario disponible de un artículo y el informe de ventas, podrá calcular la cantidad de productos que se utilizan entre las entregas y la rapidez con la que se agota el inventario (rotación).

Mientras tanto, para calcular con precisión los pars de tu bar, tienes que tener en cuenta algunos factores como:

1. Looking at the Historical Usage- Counting how many times each item has been utilized in recent months. A 5-month period would require 546 bottles of Hiatus tequila.
2. Cálculo del uso medio semanal: para obtener el uso semanal, multiplique su uso histórico de datos por el número de semanas. Por ejemplo, 546 botellas de Tequila Hiatus divididas por 21 semanas = 26 a la semana.
3. Hay que aclarar la estacionalidad - Ajustar este uso medio. Considere las implicaciones de una temporada alta si utiliza los datos de su temporada baja. Su temporada puede ser un 50% más ajetreada de lo habitual. 26 botellas x 1,5 = 39 botellas semanales como mínimo.
4. Establecer un objetivo- Calcule el uso medio de inventario que necesitará. Establezca un objetivo de dos semanas para evitar la falta de existencias, pero sea realista. Ajuste la estacionalidad a un inventario semanal de 39 botellas por semana y duplíquelo por dos semanas de inventario para obtener un par objetivo de dos semanas. El número total de botellas de su par es 78.

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¿Cómo se calcula el nivel de paridad?

La siguiente es la fórmula general para estimar el nivel de paridad:

Inventario normal utilizado por semana + red de seguridad = nivel de paridad

Pongamos un ejemplo.

En su casa de aperitivos negocio, los panecillos de hamburguesa son ingredientes principales para ti. Todos los lunes se reponen. Por tanto, tu nivel de referencia será tu consumo semanal más una red de seguridad en caso de emergencia u ocasiones especiales.

Supongamos que utiliza 200 bolsas de panecillos para hamburguesas cada semana y que también quiere mantener una red de seguridad del 10%. Y siempre querrá tener suficientes panecillos para cubrir 220 pedidos de panecillos después de cada inventario. Si una bolsa es suficiente para proporcionar 10 pedidos, su nivel de paridad será las 22 bolsas de panecillos de hamburguesa. Compruebe el desglose siguiente:

Inventario normal utilizado por semana + red de seguridad = nivel de paridad

20 bolsas + (10% x 20 bolsas) = Nivel Par

20 Bolsas + 2 Bolsas = Nivel Par

22 Bolsas = Nivel Par

Con este enfoque, sabrá cómo establecer el nivel de paridad de cualquiera de sus materias primas. Cuando las existencias reales estén por debajo del nivel de paridad, sabrá que ha llegado el momento de hacer un nuevo pedido.

¿Qué es el stock de seguridad en el sistema de inventario par?

El stock de seguridad es el stock adicional que se mantiene a mano por encima de su nivel de uso típico como red de seguridad en caso de emergencia.

Como regla general, el 10% de la utilización media de su inventario debe considerarse un stock de seguridad en un solo artículo.

Sistema de seguimiento del inventario

Para establecer un nivel de paridad, el primer paso es establecer un sistema de seguimiento del inventario para poder controlar los niveles reales de existencias. Esto le ayudará a estar al tanto de su inventario y a no volver a quedarse sin mercancía.

Lea nuestra guía en profundidad sobre cómo configurar un sistema de seguimiento de inventario.

¿Cómo se establece un nivel de inventario par?

Si su largo proceso implica a varios proveedores para su restaurante, es probable que ya haya realizado un seguimiento del inventario. Vuelva a examinar sus albaranes de pedido y los recibos de los proveedores. Decida cuántos alimentos costosse consumen entre las entregas para decidir la cantidad de pedido par. Se da prioridad a la frecuencia de las entregas cuando se calcula el inventario a nivel de paridad.

¿Cómo hacer una hoja de inventario a la par para su restaurante?

Crear una hoja de inventario a la par para la gestión del inventario de tu restaurante es bastante sencillo, sólo tienes que entender qué va en cada columna. Puede utilizar herramientas como Microsoft Excel y Google Sheets. Para crear una hoja de inventario par, añadir una tabla con las seis columnas que se enumeran a continuación:

• Artículo - Introduzca el nombre del artículo de inventario en bruto o del producto alimenticio que debe pedirse. También es ideal anotar el volumen del artículo si es a granel. (por ejemplo, un paquete de 1 libra de jamón, 2 latas de salsa de tomate Del monte, 1 litro de zumo de naranja
• Nivel de paridad - Aquí se registra la paridad o la cantidad mínima de este artículo que necesita tener a mano cada vez que reponga el inventario de su restaurante o bar. Esta columna sólo puede incluir un número, peso o volumen.
• Nivel de inventario actual - Esta columna representa la cantidad de este artículo que tiene actualmente en stock.
• Existencias de emergencia - Siempre es una buena idea tener existencias adicionales a mano por si se producen picos inesperados de demanda o algo va mal. Cuando haya escasez o interrupciones en la cadena de suministro, o cuando las cosas sean difíciles de conseguir, considere la posibilidad de amortiguar su nivel de par con existencias de emergencia. Esta columna es completamente opcional.
• Par de uso especial- Si su restaurante celebra eventos especiales, pop-ups o caterings, es posible que necesite comprar existencias adicionales para estas ocasiones que no tendría en cuenta en su nivel de par diario. Asegúrese de tener los suministros que necesita para estas ocasiones especiales utilizando la columna de par de uso especial.
• Cantidad de pedido - Después de rellenar las otras columnas de su hoja de inventario par y completar algunos cálculos (más adelante), obtendrá una cantidad de pedido que especifica la cantidad de cada artículo que necesita pedir para mantener su nivel de inventario par.

Ahora puede organizar esta hoja de dos maneras:

• Por tipo de materia prima - Puede clasificar sus productos por verduras, lácteos, cereales, etc.
• Por varios proveedores- Puede enumerar los ingredientes pedidos y se puede dividir por el nombre del proveedor en la hoja.

Tenga en cuenta que tendrá que contabilizar, calcular y actualizar manualmente los niveles reales de existencias cada día o cada semana (dependiendo de la rapidez con la que se agoten las existencias).

Plantilla de la Hoja de Inventario Par

Para asegurarse de que sigue la plantilla de la hoja de inventario a la par, le hemos proporcionado algunas filas de muestra a continuación como guía.

¿Cómo se mantienen los niveles de existencias a la par?

Cada ingrediente tiene una cantidad específica de existencias de seguridad. Sin embargo, una buena regla general en el sector de la restauración es mantener en existencias de seguridad entre un 20 y un 30% del consumo semanal facturado. Esto permite hacer frente a una demanda imprevista. Es fundamental analizar los datos de ventas y el índice de rotación del inventario; esto le ayudará a hacer mejores previsiones y a minimizar el desperdicio de alimentos o la acumulación de existencias.

Las ventajas de una póliza de paridad

En este punto, una vez que haya encontrado el nivel óptimo de PAR, podrá asegurarse de que su restaurante negociono se quede sin recursos y, al mismo tiempo, no tenga demasiado dinero desperdiciado ni demasiado efectivo inmovilizado en el inventario no utilizado.

Los beneficios de tener un plan de nivel PAR exitoso incluyen:

• Se reduce el desperdicio de alimentos
• Conseguir un buen índice de rotación del inventario
• Mejora del control de los pedidos de inventario
• Ahorro de dinero

Otros indicadores de éxito a nivel de pares

Además, puede medir la eficacia con algunos otros indicadores útiles:

• Índice de rotación de existencias: se refiere al número de veces que se venden y reponen las existencias en un periodo determinado.
• Días de existencias: se refiere al número de días de existencias que tiene negocioen un momento dado.
• Merma de inventario: se refiere a la cantidad de inventario que se queda sin vender.

Pedir a los proveedores en función de los niveles de paridad

Al comprar alimentos, Compararsu cantidad real a su nivel de parámetro correcto. A menos que se agoten las existencias, su nivel de paridad establecido no es la cantidad ideal de su pedido. Su pedido es para reponer y cubrir las necesidades de stock par.

Utilizando el ejemplo de los bollos, necesitará 22 bolsas por entrega. Tal vez sólo utilizó 13 bolsas la semana pasada debido a la semana lenta. Para ordenar el inventario, comience con su cantidad mínima par (22 bolsas) y reste su residuo (9 bolsas), será (13 bolsas).

Nivel de paridad - Inventario restante = Tamaño del pedido

22 bolsas - 9 bolsas = Tamaño del pedido

13 bolsas = Tamaño del pedido

Los pedidos diarios de 13 sacos harán que su consumo medio de inventario alcance el nivel de paridad establecido de 22 sacos.

¿Debo organizar la hoja de inventario de Par en función de los proveedores o del tipo de alimento?

Si sólo tiene uno o dos proveedores para todas sus necesidades de materias primas, puede organizar la hoja en función de los materiales. De este modo, no tendrá que hacer un seguimiento de muchas fuentes de pedidos y sus detalles, sino que se concentrará en el tipo de materias primas.

Si tiene varios proveedores en su restaurante, lo mejor es mantener la hoja organizada por proveedor. De este modo, podrá hacer un seguimiento de las distintas entregas y pedir los suministros esenciales a cada fuente al mismo tiempo.

¿Las hojas parciales deben ser de papel o digitalizadas?

Una hoja de paridad tradicional requiere mucho tiempo; una hoja de paridad digital es más eficiente. Tenga en cuenta que tendrá que imprimir las hojas de paridad cada vez que reciba un nuevo pedido de gestión de inventario, lo que podría ser diario. Cada vez que se hace un pedido de inventario, se pueden actualizar fácilmente las hojas de paridad informatizadas.

Para ver las hojas de paridad en línea mientras recorre su inventario adicional, utilice una tableta u otro dispositivo móvil. Sea cual sea el sistema que adoptes, quédate con él.

¿Pero qué pasa con las situaciones en las que se necesita más comida?

Si sus clientes hacen pedidos con días de antelación o los proveedores advierten de la inminencia de las tormentas, puede ajustar la cantidad de pedidos.

¿Existen soluciones de inventario para restaurantes alternativas a las hojas de paridad?

Las hojas de cálculo de Excel y el sistema de gestión de inventarios son las dos técnicas más frecuentes para mantener los niveles de PAR:

• Normalmente se utiliza una hoja de cálculo de Excel para crear una hoja de trabajo de nivel PAR. Esta estrategia implica la recopilación manual de información, como los niveles de existencias actuales.
• El software de gestión de inventarios mantiene un registro actualizado y preciso de la cantidad de cada artículo que ha vendido o consumido, lo que le proporciona datos en tiempo real para calcular su nivel de PAR.

Aunque todas estas técnicas pueden ser utilizadas, y de hecho lo son, por negociospara controlar los niveles de inventario de la RFA, un sistema basado en la nube ofrece importantes ventajas.

El sistema de inventario de su restaurante automatiza el control de las existencias mediante la vinculación con su software de punto de venta, lo que elimina el riesgo de error humano al introducir los datos y garantiza que éstos estén constantemente actualizados. También le proporciona una mejor visibilidad de las tendencias a largo plazo y estacionales, lo que le permite estimar mejor los picos y las caídas de la utilización del inventario.

¿Se puede utilizar un software para el seguimiento de las par

When it comes to controlling stock levels, you can use your inventory software such as WISK! to create alerts for low stock and auto-populate purchase orders when it's time to replenish. Furthermore, if you work with more than one supplier, your program will offer you precise lead time information.

Another advantage of inventory software is that it provides complete insight over expiry dates, which is critical in businesses such as food and beverage restaurants, hotels, and pharmaceuticals. See your ROI soar as you put into practice the best way to set up a bar inventory sheet.

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