Adoptar un software de inventario de alcohol es una necesidad en la era actual para permanecer en negocio, especialmente en la industria de bares y restaurantes. El inventario lleva mucho tiempo, pero la situación empeora cuando se trata de un bar lleno de gente y con un gran volumen de existencias y pedidos de compra. Por este motivo, si no ha revisado su proceso de inventario últimamente, es hora de actualizarlo.
Since finding new inventory tools can seem as overwhelming as inventory itself, we’re breaking down everything you need to know when seeking software in this beginner’s guide. So, keep reading to learn everything there is to know about using software to manage your bar’s inventory.
¿Qué es el software de inventario de alcohol?
Every time you break out an Excel spreadsheet and record what items you have on hand, whether its liquor, beer, wine, or gin with garnishes, you’re conducting inventory. Beyond simply counting stock, the process also involves complicated bar inventory formulas and way too much of your time.
Bar inventory management software, however, simplifies the system. Instead of investing hours of manual labor, software does most of the work for you. For instance, it calculates how much stock you use on a daily, weekly or monthly basis, determines optimal drink prices, places new orders, identifies where waste is occurring, and more.
In addition, many modern software systems also come with integrations, such as scales to measure the exact weight of the product. Some can even connect to your existing POS system and provide variance and sales data.
In short, apps offer a series of tools to make your bar or restaurant operate more efficiently, increase profits, and provide a better experience to your customers. As a bar owner, you know that accurate inventory tracking is necessary for the success of your business. That said, software cuts down the time it takes to conduct inventory while providing critical insights into the state of your bar.
¿Por qué necesita una aplicación para el inventario de bares?
Why is having alcohol inventory software a necessity instead of an extra advantage? From high start-up costs to high overhead, tricky transportation, and a larger than average number of competitors, there are dozens of unique challenges that come with managing a bar. Above all, bar management software helps ease the pressure of these challenges.
Ejemplo 1
Paying sky-high rent for a prime spot in New York, London or even Toronto? With the smart analytics that inventory software provides, you can optimize your menu prices and choose the best liquor brands to use to maximize profit.
Ejemplo 2
Are you limited on storage space? Then, don’t use valuable square footage to stock product you won’t use. With software, you’ll be better able to identify what you need more of and what you need less of. Also, it allows you to reduce dead stock in your back room, so you’re not wasting space with unused or unpopular beverages.
Ejemplo 3
Do traffic and hard-to-navigate roads make deliveries to and from your establishment a headache? If so, liquor inventory software can help there too. For instance, automatic purchase orders decrease the need for rush orders and other inefficiencies. As a result, you can save money by focusing on fewer, more effectively placed orders.
Ejemplo #4
Does your bar have a rooftop patio? If so, inventory management technology can help you prepare for a crazy summer season so you never run out of sangria.
Overall, using an inventory app is incredibly useful as it helps you save on costs, stay organized, and watch your sales grow. Most importantly, you are actually investing less time in the inventory process, not more.
En conjunto, la tecnología inteligente le da una ventaja sobre la competencia al proporcionarle información fiable sobre sus existencias actuales. Esto le permite identificar cualquier área de desperdicio, robo y otros desafíos comunes en la industria de la restauración.
¿Cómo se lleva el control del inventario de los bares?
In general, the process of tracking inventory is a tedious one. While it may not be difficult, it is very easy to make mistakes or skip critical steps. Fortunately, an app makes it easy to keep track of everything you need for inventory in one central location.
A continuación, desglosamos cómo calcular el inventario de licores paso a paso, incluyendo las herramientas que necesita para lograr cada una de ellas:
- First, open your software. Then, scan your bottles using your barcode scanner. The type of scanner will vary based on your equipment and your software’s capabilities. However, the best tools now allow you to use your phone’s camera as a barcode scanner.
- A continuación, pesa las botellas abiertas utilizando una balanza de inventario de licores.
- Por separado, cuente y registre todas las botellas cerradas. Asimismo, asegúrese de registrar los barriles, cajas u otros productos que puedan no tener código de barras.
- Repita este proceso para todas las zonas del bar y los almacenes.
- Double check your inventory or cross-check it with another trusted employee.
Por último, su software realizará todos los cálculos que necesite por usted. Después, generará un informe y lo utilizará para tomar decisiones a largo plazo sobre qué almacenar y qué no.
Las ventajas de utilizar el software de inventario de bares
In case it wasn’t already clear, there are dozens of reasons why alcohol inventory software is critical for success. Without it, inventory processes can quickly become haphazard, inconsistent, and inaccurate. Beyond freeing up time in your schedule and improving the quality of your inventory, an app also:
Reduce la escasez imprevista
No es de extrañar que a los clientes no les guste que el bar que eligen se quede sin su bebida favorita. Si esto ocurre varias veces, notarás el impacto en la felicidad de tus clientes y en tu cuenta de resultados.
Por otro lado, tal vez note que se está quedando sin un artículo crítico, como la cerveza de barril favorita de sus clientes antes de un gran partido, y haga un pedido urgente para recibirlo lo antes posible. Aunque puede ahorrar puntos en la felicidad de los clientes, los pedidos de última hora son un gasto innecesario que puede evitarse fácilmente con una organización adecuada.
With comprehensive inventory management, you can better manage your stock by accurately predicting what you need and when you need it. Ultimately, this prevents shortages, improves customer service, and protects against unplanned, out-of-budget costs.
Minimiza los residuos
Waste is never a good thing in business, but it is especially dangerous for bars and restaurants. While some lost product is inevitable, there are huge opportunities to reduce waste as a result of employee theft, spillage, over pouring, and free drinks.
Con una gestión de inventario precisa y oportuna, puede identificar cuándo se produce el despilfarro y tomar medidas activas para evitarlo. La educación y la formación de los empleados, el establecimiento de parámetros y el pedido exacto de la cantidad de inventario que necesita contribuyen en gran medida a proteger su activo más valioso.
Also, software provides more benefits in the form of easy and safe ordering. Instead of choosing between vendors and liquor types yourself, you can rest assured you’re getting the best deals and quality with automatic ordering tools.
Aumenta ganancias
Last, but certainly not least, accurate and efficient bar inventory can help you make more profitable business decisions. With insights from your sales and inventory data, you can make your customers happier so they keep coming back.
6 mejores prácticas para la gestión de su inventario de alcohol
You already know the benefits of proper beverage inventory management, so let’s take a look at some industry best practices. Above all, these can really take your bar or restaurant inventory system to the next level.
1) Ser coherente
Para empezar, si hace el inventario cada semana, no deje de hacerlo nunca. Saltarse una sesión de inventario de vez en cuando puede no parecer un gran problema, pero es una forma fácil de cometer errores evitables. Por lo tanto, debe adoptar una rutina de inventario que funcione para su equipo y las necesidades de su bar.
2) "Primero en entrar, primero en salir"
Además, adopte el método "primero en entrar, primero en salir", utilizando primero sus productos más antiguos cuando sirva a los clientes. Esto no quiere decir que deba servir productos estropeados o caducados. De hecho, si aplica este método, debería evitar por completo los productos caducados. Esto le ayuda a asegurarse de que está moviendo el producto de la manera más eficiente posible y utilizando su inventario sabiamente.
3) Incorporar de forma creativa productos impopulares
Now, imagine you invested in several bottles of a new flavored vodka and months later, it’s gathering dust in your back room because customers just weren’t interested. Rather than letting it go to waste or implementing an unprofitable sale, incorporate it into one of your more profitable mixed drinks. Alternatively, you can create a new seasonal special to move it out of the bar without losing money.
4) Evaluar los precios de las bebidas y los menús
Whether you’ve been in business for one year or one decade, customer preferences change constantly. As a result, you should make a habit of reviewing your menu and drink prices to ensure you’re keeping up with new trends. All in all, having effective alcohol inventory software can help you compete against other establishments in your city. Specifically, it can aid you in making technical decisions around pricing based on the best alcohol to use.
5) Determinar las funciones de los empleados
No todos los empleados deben ser formados o añadidos como usuarios en su software. Simplemente, forme a uno o dos empleados de confianza para que hagan el inventario. Para el resto de su equipo, involúcrelos en el proceso a través de objetivos y puntos de referencia para toda la empresa.
6) Analizar periódicamente los datos y las tendencias
Cuando invierte en un software, tiene datos de ventas muy valiosos al alcance de la mano. Dicho esto, debe utilizarlos para tomar mejores decisiones sobre pedidos, ofertas, promociones y mucho más.
¿Por qué elegir WISK para gestionar su inventario de bebidas?
En general, elegir el software de inventario de alcohol adecuado no es una tarea fácil, especialmente si nunca ha utilizado uno antes. Sin embargo, como se ha demostrado anteriormente, el uso de una aplicación es crucial para minimizar costos, el tiempo e incluso el estrés. Ahí es donde brilla WISK. Con nuestra aplicación de control de existencias en el bar, puede tener un control total de sus botellas, sus pedidos y sus datos de ventas. Además, ofrecemos la integración de una balanza digital para obtener pesos precisos y un escáner de códigos de barras para procesar rápidamente las botellas. Ya no hay razón para estar fuera del circuito y desperdiciar ingresos potenciales como resultado.
Don't underestimate the impact of a well-chosen alcohol inventory software. It's the tool that can streamline your processes, optimize your inventory, and, ultimately, see your ROI in the green.
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