Thinking about using beverage inventory software? If you tend or manage a bar, then you know how critical inventory management is to the success of your business. Tracking your beer, wine, gin, and liquor levels on a consistent basis ensures that you always have the right drinks at the right time — which ultimately leads to a well-stocked bar, happy customers, and a healthy bottom line.
That being said, the effectiveness of inventory tracking in your bar largely hinges on your tools and systems. Manual processes (like eyeballing bottle quantities and using pen and paper) tend to be inefficient and can lead to human error and inaccuracies.
Aquí es donde entra en juego el software de inventario.
The right liquor inventory solution will allow you to efficiently count, track, and manage your stock. It can help you understand trends in your business, so you can forecast demand and ensure that your shelves are stocked with drinks that sell.
It can also keep your bar shelf balanced. Investopedia recommends purchasing 45% beer, 40% liquor, 5% wine, and 10% mixers. Those proportions may need to be tweaked, depending on your business. But, regardless of the ratio of your alcohol inventory, tracking your stock closely will help maintain a good balance of products in your bar.
The question is, what solution should you choose to stay on top of everything? There are plenty of bar inventory apps on the market, and determining the right software for your business requires some and testing.
To help you navigate the process, we’ve put together a step-by-step guide to finding the best beverage inventory software for your bar.
Vamos a sumergirnos.
Paso 1: Determine qué necesita del software de inventario de bebidas
Antes de salir a buscar soluciones, dedique algún tiempo a evaluar las necesidades de su negocio. Tenga claros los requisitos que debe cumplir un sistema de control de existencias de bebidas y póngalos por escrito.
Taking this step early on will make the whole process of finding an inventory app so much easier. When you’re clear on what you want and need, you can easily eliminate programs that aren’t a good fit, and focus your search on systems that are compatible with your business.
A continuación se indican algunos de los factores que debe tener en cuenta a la hora de determinar lo que necesita en un sistema de inventario para bares.
Sus procesos actuales
You want your beverage inventory software to work with your current stock management workflows and processes. For example, if you’re used to measuring liquor levels using an inventory scale, then you’re going to need a liquor scale app and a system that works with scales. Prefer to measure bottle percentages? Then, set your sights on solutions that support that method of measuring liquor.
Su menú
Elija una solución que admita las bebidas que ya tiene. Lo ideal es que tu app de inventario tenga una base de datos masiva de bebidas para que no tengas que introducir los productos desde cero.
If your menu has cocktails and other mixed drinks, then you’ll need a beverage inventory system that supports recipes. WISK, for example, lets you create recipes directly in the app. You can even add the pricing for each ingredient, so it’s easy to recognize unprofitable ingredients and price your drinks in a way that keeps your bottom line healthy.
Su software de TPV
Beverage inventory management and point of sale systems go hand-in-hand. Ideally, your POS and stock control solution should be synced, so that your inventory levels are automatically updated when you ring up sales.
Contar con un sistema estrechamente integrado permitirá reducir el trabajo manual, reducir los errores y lograr un bar más productivo en general.
Sus dispositivos y equipos
Si utiliza determinados dispositivos en su bar, como un dispositivo móvil, una báscula digital o un surtidor, elija una solución que funcione con los equipos y dispositivos que utiliza.
Necesidades de asistencia al cliente
You should think about your customer service needs, just in case issues arise. Do you prefer dealing with customer support over the phone or are you happy with email and live chat? Are you comfortable with self-service help centers? Keep these questions in mind when evaluating solutions.
Además, infórmate sobre el horario de atención al cliente del proveedor. ¿Tienen representantes disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, o sólo están disponibles de 9 a 5? ¿En qué zona horaria se encuentran? Si su bar está abierto hasta tarde y necesita asistencia, por ejemplo, a las 11 de la noche, ¿estará disponible su proveedor de software?
Pro tip: Determine the “must-have” and “nice-to-have” features that you need in your beverage inventory software, then create a matrix that lets you compare different solutions side-by-side. This will make the research and selection process much more organized so you can easily determine which system is best for you.
He aquí un ejemplo rápido de cómo podría ser esa matriz:
Paso 2: Investigar sobre el software de inventario de bares
¿Ya tiene su lista de características imprescindibles y agradables de tener? Muy bien. Pasemos a la fase de investigación del proceso.
One of the best things about running a business in a digital age is that finding vendor and software information is just a few clicks away. You can learn a lot about the solutions in the market by doing research on the web. Fortunately, there are plenty of online resources that you can utilize.
Dicho esto, los sitios web no son las únicas fuentes de información en línea. Tus proveedores y otros empresarios también pueden orientarte en la dirección correcta.
En esta sección, veremos los sitios web, los lugares y las personas que pueden ayudarle a averiguar qué software de inventario de bebidas es el adecuado para su establecimiento.
Recurra a sus actuales proveedores de soluciones
A good shortcut for finding a bar inventory management software that’s compatible with your business is to check out the add-on partners of your existing software providers. Specifically, your point of sale system.
Como hemos mencionado antes, lo mejor es utilizar un software que se integre con su TPV. Así que si empiezas tu búsqueda con tu software actual, podrás reducir automáticamente tus opciones y no te sentirás demasiado abrumado.
The good news is, it’s easy to discover these integrations. Most POS software companies have pages on their website dedicated to add-ons. Head on over to your provider’s site and navigate to the page marked “add-on partners” or “integrations” and you’ll see the different software that your solution can integrate with.
Si no encuentra la página, llame a su proveedor y vea si puede recomendarle una aplicación de inventario de bebidas que funcione bien con su sistema.
Consulte los sitios web de revisión de software
Existen varios sitios web creados específicamente para evaluar software. Suelen contener reseñas, listas de características y comparaciones de productos. En general, son grandes recursos para cualquiera que busque soluciones en negocio .
Capterra
Capterra is a website dedicated to helping small businesses find the right software. It offers nifty features like search tools, star-ratings, and comparison charts, making it easy for people to get the lowdown on various apps and platforms. Capterra also offers user reviews, so you can read up on what other people are saying about a vendor or solution provider.
SoftwareSuggest
This site lets you discover software businesses and look over recommendations. Much like Capterra, SoftwareSuggest.com reviews and compares different business software to point entrepreneurs in the right direction.
Caza de productos
Product Hunt is an online community that lets people discover and share tech products and apps. Users can submit products to the site, and the community can upvote items that they like. The products with the most upvotes end up on Product Hunt's homepage, which in turn increases their visibility and exposure. The community can also leave comments and reviews on the product page. On a whole, the site can be a useful resource for anyone who wants to learn more about an app or solution.
Pregunte a otros propietarios de bares
Online reviews are great, but it’s also helpful to talk to other business owners about the software they’re using. Strike up a conversation with the bartenders and managers that you know. Ask them what app or system they’re using to manage their inventory. The insights you gain from them can be valuable to your search.
Can’t connect with other business owners in person? Take the conversation online. There’s an online community for just about any industry or business type, so find a forum or group for bar owners, and then start a discussion about inventory apps.
Aquí tienes algunos ejemplos de comunidades online que puedes consultar:
- Propietarios de bares de ciudades pequeñas (grupo de Facebook)
- Grupo de propietarios de bares y restaurantes (grupo de LinkedIn)
- Foro Above the Bar, propietarios, gerentes y operadores de clubes nocturnos y bares (grupo de LinkedIn)
Paso 3: Ponerse en contacto con los proveedores de soluciones
At this stage of the buying process, you should’ve narrowed down your choices to 2-3 inventory management apps. The next step is to actually talk to the solution providers that you’re considering. You want to make the conversation as productive and on-point as possible, so prepare a list of questions beforehand.
He aquí algunas sugerencias:
¿Puede hablarme de [Insertar características clave]?
Recall the “must-have” and “nice-to-have” feature list you created earlier and ask the provider about how their capabilities work. Talk to them about your existing inventory management processes and ask if their solution would work with your current workflows.
¿Trabaja con [Insertar equipo]?
Haga lo mismo con su equipo. Si utiliza dispositivos especiales, como un surtidor o una báscula de inventario de barras, pregunte al proveedor si su solución funcionaría con su equipo.
¿Se integra con [Inserte su sistema de punto de venta]?
Si ha encontrado el proveedor de la solución en el sitio web de su proveedor de software de TPV, entonces puede omitir esta pregunta. De lo contrario, asegúrese de mencionar la integración del punto de venta y de discutir si su software funciona con su sistema de TPV.
¿Cuál es su horario de atención al cliente y qué canales de asistencia utiliza?
Quiere asegurarse de que recibe la asistencia que necesita, cuando la necesita, y a través de sus canales de atención al cliente preferidos. Por ello, pregúntale al proveedor sobre su oferta de asistencia al cliente.
¿Cuál es el proceso de instalación?
Infórmese sobre su proceso de instalación. ¿Cuánto tiempo se tarda? ¿Cuáles son los pasos a seguir? ¿Pueden ayudarle a poner en marcha el software? Las respuestas a estas preguntas le darán una mejor idea de cuánto tiempo debe dedicar al proceso de instalación, lo cual es muy importante, sobre todo si hay tiempo de inactividad.
¿Cuánto cuesta el software?
Some providers list their prices on their websites, while others don’t. Either way, it’s best to talk about it with the solution provider so you know the exact costs for setting up, running, and maintaining the software.
Además de hablar de la cuota mensual de la aplicación, también hay que plantear cosas como:
- Gastos de establecimiento
- Atención al cliente costos (algunos proveedores cobran un suplemento por un servicio de atención al cliente de primera calidad)
- Gastos de anulación
Paso 4: Hacer una prueba o demostración
Reading reviews and talking about the solution will only take you so far. If you truly want to see what a beverage inventory software can do, you need to see it an action. You can do this either by taking a demo or signing up for a free trial.
Este paso le permitirá ver la interfaz del software y determinar si es intuitivo y fácil de usar. Una demostración o prueba también le dará la oportunidad de ver cómo funcionan las diferentes funciones para que pueda verificar si el programa es una buena opción.
To get the most out of your demo or trial, take the following steps:
- Invite a sus empleados clave a probar el software
- Enumerar las preguntas e inquietudes sobre el software a medida que lo utiliza
- Si está probando el programa, intente utilizarlo en situaciones reales (o simule un escenario)
- If you’re on a demo, ask the company how the software would work in various situations or scenarios in your bar or restaurant
¿Listo para encontrar el mejor software de inventario para su bar?
Searching for an alcohol inventory app doesn’t have to be overwhelming and time-consuming. By following the steps above, you can efficiently narrow down your choices and zero in on the right solution for your bar or restaurant.
As a bar manager, choosing the right beverage inventory software can be a game-changer. It's the tool that empowers you to take control of your inventory, enhance accuracy, and ultimately, see your ROI climb.
Good luck with your search, and if you want to learn more about how WISK can help you manage your bar’s inventory, get in touch. You can also start your 2-months free by signing up here.
.svg)