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Última actualización:
September 29, 2023

¿Con qué frecuencia debe hacer inventario un bar?

Como propietario de un restaurante, es fundamental estar al tanto de las existencias y tomar decisiones de compra informadas para evitar el despilfarro y maximizar ganancias.
¿Con qué frecuencia debe hacer inventario un bar?
Por
Bogdan Patynski
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¿Es usted propietario de un restaurante o bar y quiere tener su inventario bajo control? Con nuestra Hoja de Inventario para Bares, es tan fácil como anotarlo todo.

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Managing an efficient and profitable bar relies on having accurate information about the inventory levels on hand. For bar owners and managers, one of the most important yet tedious elements of running a successful and efficient business is regularly checking inventory.

Un inventario preciso no sólo puede ayudar a detectar artículos perdidos o robados, sino que también puede garantizar que se dispone de suministros suficientes para cubrir períodos de gran afluencia e incluso dar una idea de las tendencias de ventas, algo crucial para los operadores que desean garantizar la rentabilidad. Pero es posible que muchos operadores no sepan con qué frecuencia deben contar el inventario de sus bares ni qué procesos deben utilizar para hacerlo; por eso es fundamental conocer los aspectos básicos del inventario de bares.

Read on as we discuss what frequent inventories mean for bar businesses and offer some tips for best practices that can help you create a reliable and proper inventory process to keep track of your inventory performance.

Aspectos básicos de la gestión de bares

A bar or restaurant cannot profit without starting inventory and having a thorough understanding of the basics behind it. An inventory count is an essential procedure for accurately tracking the starting and on-hand inventory of your business, as well as when it was bought. With a reliable record, you can make informed decisions about inventory management and ensure that supply meets demand.

Breaking down your bar inventory system process into manageable chunks is important to make it easier and more effective. Let's go over the steps below:

Step 1. The first step of your bar inventory efforts is to create a list of all the items that need to be counted in your bar (this is also called your starting inventory). This should include everything from liquor, beer, gin, and wine inventory, to cups, and food items.

It’s important to have a solid liquor inventory system in place where each item is tracked with an individual SKU number or code so that it can be easily identified when counting inventory.

Segundo paso. Si divides la lista en secciones, te resultará más fácil identificar dónde está cada cosa a la hora de hacer el inventario del bar. Intenta dividir la lista en diferentes áreas, como licores, cerveza y alimentos.

Tercer paso. Asegúrate de anotar de dónde se compró cada artículo, como un distribuidor o proveedor, y el coste del licor. Esto te ayudará a hacer un mejor seguimiento de tus suministros costos y a identificar los mejores lugares para comprar al por mayor.

Paso 4. Es beneficioso llevar un registro físico de los recuentos de inventario de su bar (cuánto inventario hay disponible), así como un sistema de seguimiento financiero para cada producto o tipo de artículo. Hacer esto te ayudará a descifrar patrones y a tener siempre una idea precisa de lo que hay disponible, cuánto se ha vendido y los ingresos que se están generando.

Step 5. At the end of every shift, you must take an ending inventory count and compare it to your starting inventory. This will assist you in recognizing any discrepancies from stock levels such as items that have not been sold, damaged, or may have been taken without permission during work hours.

Optimice sus existencias con el análisis de inventario de barras

Once the basic inventory system has been established, it is then essential to monitor and analyze sales data in order to effectively interpret it. Uncovering sales trends and patterns from past inventory data across the entire period can be achieved by diligently monitoring your inventory. This insight will help you identify what is working well, how to adjust current strategies, and plan for the upcoming inventory period. For example, in your current inventory usage, if you notice a particular item is selling fast or at a higher rate than other items in your bar, you may want to order more of it.

Through bar inventory analysis, you can pinpoint discrepancies in your stock and explore potential ways to slash costs or improve the process. As a result, not only will this allow you to better manage your finances but also guarantee that you are maximizing profits.

But what amazing insights can be gained by accurately tracking and recording your bar's inventory with a POS system? The advantages are huge, particularly when done correctly. For instance, the following metrics can tell you about...

  1. La desviación de su barra, también conocida como merma, pérdida o exceso de inventario, puede ayudarle a racionalizar las operaciones de inventario y mantener la rentabilidad.
  2. Alcanzar el nivel de paridad y el punto de pedido ideales para cada uno de sus productos es esencial para optimizar la gestión del inventario.
  3. El coste de vertido de cada tipo de licor, cerveza y vino puede ayudarle a comprender la eficacia de sus precios.
  4. You can prevent sitting inventory by making wise purchasing decisions and pushing sales of those items through your bar. With an understanding of inventory usage, you'll be able to identify products that will bring in maximum profits as well as implement strategies for successful sales. Additionally, analyzing data from specific days or times will give you a clearer idea of where customers are putting their money.
  5. Elaboración de estrategias más inteligentes para reducir su vertido costos y ahorrar dinero.
  6. Al analizar las tendencias de venta de su inventario de licores, es esencial determinar qué artículos están prosperando y cuáles no lo están haciendo tan bien. Esto será fundamental para determinar cómo deben fijarse los precios y qué nuevos artículos deben adquirirse a los proveedores para que las órdenes de compra reflejen estas variables.

¿Con qué frecuencia debe un bar hacer recuentos de inventario?

To guarantee your bar's success, it's critical to practice effective bar inventory processes and establish a comprehensive inventory scheduling plan. By persistently taking alcohol inventories and analyzing the data provided, you can rest assured that your inventory is constantly up to date - giving all customers an extraordinary experience at your bar.

La creación de registros fiables y coherentes es esencial para determinar la frecuencia con la que realizará el inventario. La mayoría de los bares y restaurantes optan por recuentos de inventario quincenales o incluso mensuales; sin embargo, si dispone de personal, un programa semanal ofrecería los mejores resultados de inventario.

Para asegurarse de que su sistema de gestión de inventario funciona a pleno rendimiento, intente utilizar las siguientes prácticas:

Realizar el inventario justo después del turno

Intentar hacer recuento de su inventario actual mientras los clientes están comprando artículos no sólo es abrumador, sino que también puede ser muy inexacto. Por no mencionar que existe la posibilidad de que no registre algunos de los productos que se vendieron durante el proceso de recuento. Esto hace que el recuento de todos sus artículos sea demasiado difícil e ineficaz.

Sin embargo, para los artículos con fecha de caducidad, como los alimentos y los ingredientes perecederos, la inspección periódica ofrece el resultado final más deseable. Para garantizar una frescura y calidad óptimas, esta actividad debe completarse todos los días sin falta.

Realización del inventario para las compras semanales

Para garantizar que su presupuesto se mantiene intacto, es fundamental llevar un seguimiento preciso de la cantidad de existencias que tiene y de las compras a proveedores. El seguimiento perpetuo es inmensamente beneficioso a la hora de decidir la cantidad de existencias que hay que pedir semanalmente; este método ayuda a ahorrar tiempo y recursos a largo plazo.

Es esencial tener en cuenta que sobrepasar el presupuesto de existencias no sólo inflará el costos sino que también reducirá el ganancias debido a la elevada inversión de dinero en los artículos disponibles. Por el contrario, gastar menos de lo previsto puede provocar la insatisfacción de los clientes por la falta de productos y estresar a los empleados.

Registro de las actualizaciones diarias de las existencias

Para mantenerse a la vanguardia del sector, debe documentar diligentemente las actualizaciones diarias del inventario. Generar un informe de ventas de bebidas utilizando su sistema TPV es una forma sencilla de realizar un seguimiento de la venta de licores. Registrar cuándo se acaba una botella (también conocido como "bottle kills") o almacenar inteligentemente todas las botellas vacías después del servicio puede ayudarle a llevar un control preciso de cuánto líquido se está utilizando.

Registrar sistemáticamente el vertido de costos también es esencial para llevar un registro preciso. A través de estos informes, puede conocer parámetros clave como: ¿Con qué rapidez se venden los productos? ¿Qué artículos tienen el mayor ganancias? ¿Nuestro bar está rindiendo lo suficiente en comparación con lo que estamos comprando? Esta práctica estrategia garantizará que no se desaproveche nada del valioso espacio del bar, ¡sobre todo si se hace correctamente!

6 formas de gestionar eficazmente su inventario de licores

With the right bar inventory management techniques and access to powerful bar inventory software like Wisk, taking bar inventory can be surprisingly manageable. Thankfully, there's no need to keep any secrets; just follow these simple steps and you'll be on your way! Planning ahead and staying diligent are key components of success - here's what else you should know:

Tenlo todo controlado.

First and foremost, keep detailed records of your starting inventory and what's going out (your ending inventory counts). A successful beverage program can make inventory control effortless, allowing you to gain insights into stock levels and sell items that would take hours of manual data entry with pen and paper.

Cuando pida productos a proveedores, se recomienda llevar una columna de hoja de cálculo con los precios actuales para consultarlos rápidamente. De este modo, estará siempre bien informado y al día de las tendencias de precios.

Mantener limpio el espacio de almacenamiento

Storage room organization is also an important factor when it comes to proper inventory management. Create secure bar space to maintain organized storage and label all items for efficient identification.

Crear un programa de inventario

Para garantizar la exactitud de los registros, debe establecerse un calendario para los recuentos periódicos de inventario. Este calendario incluirá detalles como la duración y la frecuencia de estos periodos de inventario. Un periodo de inventario quincenal ha demostrado ser una práctica exitosa para muchos bares.

Determine el uso de su inventario

Para conocer a fondo qué artículos se están vendiendo, así como los que tienen un menor volumen de ventas mensual, sería beneficioso hacer un seguimiento del uso del inventario de cada producto. Estos datos pueden utilizarse para ajustar los pedidos de compra o incluso suspender los artículos que no se mueven con la suficiente rapidez durante el periodo de inventario.

Implantar controles y procedimientos

In bar management, accurate inventory is essential when taking inventory, and maintaining control over procedures such as stock-taking, buying, and inventory usage are critical in achieving this goal. Establishing regulations for employees to follow when it comes to these activities will help ensure a precise record of your bar's assets.

Forme a los empleados de su bar

El gerente de su bar debe designar a los empleados e impartirles sistemáticamente formación que les dote de las habilidades esenciales para el proceso de recuento y el mantenimiento de registros precisos.

Con la formación adecuada, su personal puede aprender a utilizar sistemas como TPV y sistemas de inventario de licores para realizar un seguimiento preciso de los niveles de existencias. Al proporcionar a los empleados la formación adecuada, les dará la seguridad de que todos los procedimientos relacionados con la gestión del suministro de licores se han instruido correctamente. De este modo, todos comprenderán perfectamente lo que hay que hacer para lograr un éxito óptimo.

Atrévase a experimentar con sus procesos de inventario

No tenga miedo de explorar diferentes tácticas y sistemas de inventario; la creatividad es fundamental para encontrar las formas más eficaces de controlar su inventario de bebidas alcohólicas. Con un poco de esfuerzo, ¡puede descubrir una solución perfecta que se adapte al funcionamiento de su bar!

Sumérgete en el proceso de prueba y error y no pares hasta que des con un método de seguimiento del inventario que funcione para tu bar negocio.

¿Cuáles son los mayores errores de inventario en los bares?

Aunque la gestión del inventario es una herramienta importante para cualquier bar o restaurante, se pueden cometer algunos errores comunes que pueden tener un efecto perjudicial en el negocio. Algunos de los más comunes son:

No realizar recuentos periódicos de las existencias

Failure to conduct regular stock counts is a grave mistake that can severely harm bar and restaurant owners. Regular stock counting should be an integral part of bar management, done regularly in order to guarantee precise records, dodge overstocking dilemmas, and maintain up-to-date product levels. Without frequent monitoring of how much stock is available, bars and restaurants put themselves at risk of excessively ordering goods they may not need - resulting in losing too much money.

Prácticas de compra poco saludables

Unhealthy purchasing practices can cause a great deal of strain on a bar's or restaurant's budget. To ensure they are getting the best value for their money, bar and restaurant owners should take time to review their financial data before placing new orders for inventory. Doing so will help them identify cost-efficient solutions that meet their needs. Buying in bulk may seem like a smart move, but if the item is perishable and too much sitting inventory, it can lead to unnecessary wastage and overall lost profits.

Subestimar el valor del análisis de datos

Failing to track these essential analytics can be a costly mistake for any bar owner. Knowing your liquor costs is the key metric that will tell you how successful and profitable your bar is - not just in terms of sales, but also in terms of cost control and cash flow management. For example, The liquor cost, or pour cost, of any beverage is the price it takes to make each drink. At 15%, this means a fantastic 85% profit margin for every drink you serve!

The typical cost of pouring a drink in the bar industry is 18-24%, with an optimal pour cost being 20%. This means that bars should strive for an 80% gross profit from their beverages. To ensure success and prevent excessive costs, it’s essential for owners of restaurants and bars to utilize data analysis and make smart decisions about what they serve. By leveraging this valuable data, bar businesses can maximize profits while keeping expenses at bay.

Consejos para realizar un recuento de inventario

Consistent bar inventory management is an essential practice to preserve the accuracy and completeness of liquor inventory, allowing generate sales. Here are some useful tips for conducting an inventory count:

Establecer un sistema de rotación de existencias

La rotación estratégica de existencias es un método eficaz para organizar el inventario del bar: los artículos caducados se colocan en los estantes delanteros del almacén y los más frescos, en los traseros. Este sistema evita que se vendan productos caducados y agiliza el proceso de inventario.

Utilizar una hoja de cálculo de inventario de bares

Cuando se empieza en el sector de los bares, utilizar el inventario con bolígrafo y papel puede ser una solución razonablemente rápida. Pero si quieres algo más organizado, una hoja de cálculo de inventario de bebidas alcohólicas no sólo es fácil de entender, sino también de utilizar: ¡sólo tienes que rellenar una atractiva plantilla! Aunque al principio configurar el sistema de recuento puede ser un proceso largo y tedioso, el proceso de seguimiento del inventario será muy sencillo una vez que hayas ajustado bien el formato.

Sin embargo, la desventaja de este método es que no puede proporcionarle datos de inventario en tiempo real; es decir, tendrá que introducir manualmente la información de existencias después de completar cada recuento de inventario. No solo no proporciona un análisis exhaustivo de los datos de barras, sino que tampoco cumple el resto de sus requisitos.

Invertir en software de inventario de bares

Though it may require a bigger initial investment, bar inventory software like Wisk is the optimal choice for taking inventory. This is a very useful tool that offers immense convenience and accuracy with the ability to track inventory levels with POS integration, providing comprehensive data about sales performance and predicting future demand.

¿Qué selección es la mejor para su bar?

As a bar owner, it is essential to find the ideal bar inventory system for your business. If you run a larger establishment that requires tracking numerous products, then opting for an automated software or app may be best suited for you. On the other hand, if your venue is more intimate with limited inventories, utilizing a spreadsheet can provide cost-efficiency and quickness in getting up and running. To ensure efficient and precise inventory counts, it is essential to evaluate where you could save money and time.

Watch your ROI grow as you maintain a routine of regular bar inventory assessments. By minimizing losses and maximizing profits, you're not just managing inventory; you're securing the financial health of your bar.

That's why Wisk.ai is here to help you make your bar inventory process much easier and free from too much hassle!

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