Todos los gerentes de bares, independientemente de su experiencia y conocimientos, reflexionan sobre cómo realizar un inventario exacto de licores con precisión. De hecho, si pidiéramos a una sala llena de gerentes que mostraran su entusiasmo por la gestión de inventarios levantando la mano, es probable que no se levantara ni una.
La verdad es que el inventario de licores puede ser un proceso tedioso y propenso a errores. Pero no se desespere. Con algunos cambios estratégicos, pronto se encontrará continuamente entusiasmado por trabajar en su inventario de licores - no exagero. De hecho, los ingresos y la precisión perdidos durante este proceso pueden recuperarse con unos sencillos ajustes.
Lo primero y más importante es establecer un sistema de inventario de restaurante eficiente que funcione bien para usted y su personal. Es el primer elemento básico que debe tener para gestionar con éxito su bar o restaurante. Expondremos los pasos y las herramientas que necesita para asegurarse de que sabe cómo hacer el inventario de bebidas alcohólicas de la mejor manera posible.
Gestión del inventario del bar 101
An effective liquor inventory system is essential for keeping your bar running smoothly, providing customers with what they need - and more than that, it allows you to analyze how much liquor inventory usage. Not only will this help ensure shelves are stocked up and drink ready to pour, but it can also guide smarter decision-making around purchasing new stock, saving money and time in the process.
La utilización de un programa de bebidas de éxito permite obtener información muy valiosa sobre su negocio y le da acceso a un potencial oculto ganancias. Equipado con datos fiables y precisos, podrá identificar de inmediato qué inventario del bar funciona de forma óptima y cuáles necesitan un pequeño ajuste. De este modo, nunca tendrá que adivinar lo que quieren sus clientes, sino que dispondrá del conocimiento definitivo.
To elaborate more, if you take liquor inventory with accuracy it can provide you helpful insights into your bar's financial situation, such as which products are thriving, and those that generate the highest return on investment (ROI) - though they don't always go hand in hand. With the help of this valuable data, you will have a better grasp on how often to place purchase orders and identify unused liquor inventory--also known as dead stock. Having access to such information is invaluable in that it not only allows one to save money but also helps reduce product waste.
Más allá de las preocupaciones logísticas, el proceso de hacer inventario le permite determinar la variación de su producto y reconocer dónde se están produciendo posibles mermas. Hacer esto no sólo es beneficioso para su recuento de inventario, sino que también puede ayudarle a establecer parámetros y calcular el vertido costos de sus existencias de licores. Es obvio que tener la capacidad de calcular con precisión el uso del inventario tiene numerosas ventajas, por lo que la realización del inventario de licores debe hacerse con precaución y cuidado.
¿Cómo se calcula el inventario de licores?
La gestión de inventarios es, en su nivel básico, un proceso sencillo. No obstante, el aspecto más crítico del éxito en el control de inventarios reside en la capacidad de una persona para medir con precisión y realizar recuentos físicos del inventario. Para ello, a la hora de realizar el inventario de licores, se necesitan unos cuantos términos clave:
- Inventario inicial, es decir, la cantidad de existencias de bebidas alcohólicas que tenía su establecimiento justo al principio de su periodo de inventario (que puede consistir en la semana o el mes anteriores, según sus preferencias). Su inventario inicial se contará en botellas, cajas o barriles.
- Inventario Final, este cálculo le dirá exactamente cuánto de su producto queda al final de cada período de inventario. Es esencial que cuente con precisión todo el inventario para asegurarse de que el recuento del inventario final coincide con el número físico real.
- Inventario Recibido, o la cantidad de inventario que recibió durante este periodo a través de órdenes de compra.
Con estos tres factores, podrá gestionar eficazmente el inventario de bebidas alcohólicas de forma precisa y exacta. Todo lo que tienes que hacer es introducir los números en la fórmula que aparece a continuación:
Inventario inicial + inventario recibido - inventario final = uso
Después de utilizar esta fórmula, usted debe saber cómo hacer el inventario y determinar el uso de su producto. Este sencillo cálculo te da el poder para desbloquear todos los conocimientos mencionados anteriormente. Antes de llegar al producto final, sin embargo, vamos a responder a algunas preguntas más sobre el proceso para llegar allí.
¿Cómo funciona el inventario de licores?
Hablemos de los conceptos básicos del inventario de un bar y de los procesos que puede utilizar para conocer el inventario inicial, final y recibido de su bar.
Before beginning your inventory count, it is prudent to become familiar with essential practices that can help you achieve an accurate result. If not implemented before starting the process, bad habits could significantly compromise the accuracy of your inventory counts.
1. Cuente sus tiendas de licores utilizando el mismo método, cada vez
Start in the same part of the bar and track each factor in the same order. While we’re on the topic, you can really make your life easier by always taking inventory when your restaurant is closed. This will eliminate any disruption from customers and make the process more efficient. To minimize any chances of miscounts or errors, always make sure to have accurate inventory counts and keep track of your bar inventory.
2. Crea un horario fiable y comprométete a cumplirlo.
¿Con qué frecuencia debe un bar contar y hacer un seguimiento de sus existencias? Como ya hemos dicho, el periodo y el calendario de inventario dependen de tus preferencias. La mejor regla general es hacer el inventario del bar al mismo ritmo durante todo el año y saber qué es lo que mejor se adapta a tu bar y a tu estilo de vida.
La realización sistemática de inventarios de bar cada semana o cada mes le permite obtener una visión completa del rendimiento de su negocio y le brinda la oportunidad de analizar detenidamente el uso de su inventario de bar y las tendencias de las ventas. Esto permite una gestión más juiciosa y eficaz de ambos aspectos.
3. Controle los KPI de su inventario
Bar inventory tracking isn't limited to just a physical count of bottles; it also provides you with the chance to record reliable data that surpasses quantity. As such, it's important for establishments to monitor their inventory KPIs (Key Performance Indicators). To make sure your bar or restaurant is running smoothly, it's important to track a few vital metrics such as pour costs percentages, product variance, inventory usage, and shrinkage/theft rates.
Sin embargo, de todos los datos que hay que tener en cuenta, el vertido costos y los niveles de par son sin duda uno de los más importantes para medir el éxito. Cualquiera que aspire a un funcionamiento eficiente de negocio debe asegurarse de que estas dos áreas están bien controladas. Una vez que se haya realizado un seguimiento eficaz y preciso de estas cifras, se podrán utilizar como una herramienta inestimable para tomar decisiones rentables.
4. Implicar a todo el equipo
Unsurprisingly, you’ll need to train a few employees when taking liquor inventory by themselves. While all employees might not be involved in the whole process, you should train everyone to look out for potential inventory risks such as over-pouring, excessive free drinks, spillage, and shrinkage or theft. This will keep your staff vigilant and help them take responsibility for their actions.
Es muy importante establecer procedimientos operativos estándar claros y asegurarse de que todos los empleados comprenden el proceso de inventario del bar. Esto no solo ayudará a reducir posibles pérdidas o discrepancias, sino que también garantizará que todos sepan lo que se espera de ellos.
Dominar los fundamentos del inventario de bebidas alcohólicas - ¡Así se hace!
Armed with the tips above, picture yourself in your establishment and imagine the places where your gin is kept. Then, decide where your ideal inventory process will start. Whether you’re using old-fashioned pen-and-paper inventory or bar inventory software, make sure your tools are laid out in a consistent and sensible way to achieve efficient business.
Ahora, estás listo para empezar a contar las botellas reales. Incluye el tipo de alcohol, la marca, el nombre, el licor costos, y el tamaño de la botella. Cree cada columna o categoría de la hoja de cálculo para los productos almacenados en diferentes áreas de su bar, o en diferentes ubicaciones. Si su software de inventario viene equipado con una aplicación o integración de balanza de licores, asegúrese de utilizarla. Por último, mida cada botella de forma coherente y no cambie de método.
Repita el mismo proceso para toda la zona del almacén de su bar. Las unidades de medida pueden variar en función de si se trata de cajas o de botellas, así que tenlo en cuenta a la hora de organizar la hoja de cálculo del inventario de bebidas alcohólicas o la aplicación de inventario para bares. Una vez que hayas terminado de contar y medir los niveles de inventario disponibles, suma los totales de cada categoría que hayas creado.
Al final de los periodos de inventario que hayas decidido, volverás a contarlo todo. Repite exactamente el mismo proceso, haciendo el inventario en la misma dirección y con la misma escala. Con los recuentos de inventario inicial y final en la mano, ¡ya está todo listo!
During the inventory period, your restaurant will, of course, sell and generate sales, as well as receive various whole bottles. Make sure to account for that product by keeping a record of how much stock you receive through saving and tracking invoices. It’s important to keep a record of the product you sell and inventory usage through your POS system.
Esto cubre los aspectos básicos de cómo hacer un inventario de licores. Pero, tanto si es un novato en inventarios como si es un profesional desde hace mucho tiempo, cualquier proceso de gestión de inventarios puede actualizarse. Dicho esto, ahora tiene una comprensión completa de cómo hacer el inventario de licores.
Next, we’ll lay out a few tips that you can use to tweak and perfect your current inventory system.
5 maneras de gestionar mejor su inventario de licores
1. Conozca a sus clientes y cómo mantenerlos contentos
Los clientes más felices son los que consiguen lo que quieren. De hecho, es importante recopilar toda la información posible sobre ellos. Al conocer sus bebidas favoritas, puedes reducir considerablemente la escasez de bebidas.
Are your customers the type who wants a beer on draft or the next trendy cocktail? If they are the cocktail type, which liquor is consumed most frequently and how can you optimize the brand you use for popular menu items? Use the inventory data at your disposal to get to know your customers and keep them coming back. Assessing your inventory usage over a period of time will help you quickly assess this information.
2. Colocar estratégicamente los pedidos de compra
Placing rush orders for products because you didn’t realize the bar is low on stock is an easy way to waste a lot of money. Consistent and thorough inventory, as described above, helps prevent rush orders, as does the use of a liquor inventory scale.
Por otro lado, hacer un pedido excesivo de un producto determinado conduce a que las existencias se queden sin utilizar en el almacén y puede ser igual de perjudicial para negocio. Las órdenes de compra estratégicas, que utilizan información valiosa de un sistema eficaz de gestión de inventarios, contribuirán en gran medida a evitar la pérdida de ganancias y situaciones extremas.
3. Reconozca a qué se destina su dinero
En otras palabras, identifique las áreas en las que está desperdiciando licor. Los vertidos excesivos, el almacenamiento inadecuado, los robos por parte de los empleados, los errores en el recuento del inventario o la negligencia en general podrían estar provocando que su bar pierda beneficios cuando no es necesario. Para seguir siendo rentable y proteger el bienestar de su negocio, es esencial tomar medidas para evaluar dónde se están produciendo desperdicios en el inventario de su bar, medirlos y, a continuación, esforzarse por reducirlos.
4. Utilizar de forma inteligente un producto existente
Existen varias prácticas en la industria de los bares para facilitar un mejor uso de las botellas de licor que ya tiene a mano. El método "primero en entrar, primero en salir" es uno de los favoritos del sector y consiste en vender los productos viejos antes que los nuevos. Esto ayuda a reducir la cantidad de existencias que se echan a perder sin llegar a ver la fachada de tu bar y es una forma estupenda de reducir los residuos.
Invertir en existencias de seguridad es otra opción en la que usted encarga los productos sobrantes anticipándose a las preferencias de los clientes o a los cambios en la demanda estacional. En la misma línea, utilice sus datos de ventas para optimizar las ofertas y promociones y mover los productos rápidamente cuando sea necesario. Por último, utilice de forma creativa los productos menos vendidos elaborando nuevos menús que combinen los productos poco populares con los populares para sacarlos de la trastienda.
5. Invierta en una aplicación de inventario de licores que le permita ahorrar tiempo
All of these methods to better your bar inventory management hinge on having a robust inventory system process. The easiest way to level up your inventory is to invest in an app that can fit your bar’s needs and automate your processes for faster, painless sessions. But it’s not just speed you want, it’s effectiveness and efficiency too.
Por qué un sistema eficiente de inventario en el bar cambia las reglas del juego
Most importantly, taking bar inventory efficient liquor inventory system will protect your carefully planned budget. Efficiency in your inventory process will cut down on employee hours and the amount of time you spend counting liquor. More than that, it will help prevent last-minute orders, wasted products, unforeseen costs, and revenue loss.
Si la salud de su cuenta de resultados no es suficiente para convencerle, un sistema de inventario más eficiente también aumentará la moral de los empleados y la felicidad de los clientes. Con una mejor organización y previsión de la demanda estacional, tendrá menos probabilidades de quedarse sin los ingredientes más populares, lo que hará que sus clientes vuelvan una y otra vez. Con un mejor conocimiento de su negocio y de las áreas en las que hay que trabajar, será más capaz de crear un entorno de trabajo transparente y de confianza. La eficiencia es una ventaja para todos los implicados.
Software de inventario de bares, una solución mejor
Learning how to do bar inventory is bad enough as it is. So, don’t make it any harder than it needs to be. Instead, choose a bar inventory software made by restaurant owners, for restaurant owners. It’s crucial to pick one that can accomplish everything a busy bar needs to maximize profits and succeed.
From beverage analytics and recipe costing to easy inventory and ordering, WISK does it all. When you go with software that includes 24/7 customer support and features that cut your inventory time by 80%, you know you’re in good hands. We believe that’s what you deserve.
As you familiarize yourself with liquor inventory software basics, remember that the ultimate goal is to see your ROI grow. The software you choose should not only simplify inventory management but also contribute significantly to your bottom line.
So, cut it out with a pen and paper, spreadsheets, and other ancient data entry tools. Instead, get in touch. We’d love to hear from you. For more details, check out https://www.wisk.ai/for/wisk-bar-management-software
.svg)