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Última actualización:
November 10, 2023

La guía del gerente del bar para facilitar el inventario

Haga que el inventario sea más fácil y eficiente con nuestra guía del gerente del bar. Agilice el proceso de inventario de su restaurante con trucos y consejos prácticos.
La guía del gerente del bar para facilitar el inventario
Por
Bogdan Patynski
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Ultimate Bar Inventory Template™ (Plantilla de Inventario de Bares)

¿Es usted propietario de un restaurante o bar y quiere tener su inventario bajo control? Con nuestra Hoja de Inventario para Bares, es tan fácil como anotarlo todo.

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Un bar bien gestionado depende de dos cosas: la satisfacción del cliente y la gestión eficaz del inventario. Esto último puede ser un reto, especialmente para los bares con mucho trabajo que están constantemente almacenando nuevos productos y atendiendo las peticiones de los clientes. En cierto punto, llevar la cuenta del inventario de bebidas alcohólicas se considera una de las tareas que menos gustan en el sector de los restaurantes y bares. Es un proceso que consume tiempo y es estresante y que necesita la participación de numerosos miembros del equipo.

There are different ways to approach this, but utilizing a systematic and consistent inventory process through leveraging a robust bar manager software is key. This will help to avoid over-purchasing or losing track of what needs to be restocked. While it may seem like a daunting task, breaking it down into manageable steps can make it much easier.

He aquí una guía que le ayudará a agilizar el proceso de gestión del inventario de su bar y le hará la vida un poco más fácil como gerente de un bar. Siga leyendo

Una visión general de los fundamentos del inventario del bar

Hacer un inventario físico es simplemente el proceso de contar dos veces todo lo que se tiene. No es de extrañar que el inventario de un bar sea crucial para tener suficiente bebida en stock, pero también permite a los gerentes de bares evaluar con precisión datos valiosos y convertirlos en información procesable, como por ejemplo:

The main purpose of taking bar inventory is to calculate your inventory usage within a certain time period so you can compare it to your beverage sales.

5 pasos para gestionar el inventario del bar

La idea general que subyace a la gestión del inventario de un bar es llevar un recuento de todo lo que tienes. Después, al cabo de un tiempo, haga un recuento. El número de inventario inicial se determina contando la primera vez, mientras que el inventario final está representado por el recuento del inventario final. La diferencia entre estos dos valores se utiliza para sacar una serie de conclusiones útiles negocio .

A continuación se explica cómo realizar el proceso de recuento del inventario de bares.

1. Hacer un plan

Como gerente de un bar, una de sus responsabilidades importantes es llevar un control adecuado del inventario del bar. Los sistemas de control de inventario son importantes para cualquier negocio que necesite hacer un seguimiento de los productos o materiales que tiene a mano. Sabiendo cuánto hay disponible, negocios puede pedir la cantidad adecuada de suministros y evitar que haya demasiadas existencias o que se agoten los artículos.

Se necesita tiempo y planificación para aprender a hacer un inventario de bebidas alcohólicas correctamente. Definitivamente, primero debe saber dónde se guarda todo el alcohol, en qué orden pasará por cada área, qué información registrará y con qué frecuencia realizará el inventario del bar.

Crea un sistema que funcione para ti y para tu bar, y todo el proceso será mucho más fluido. Es comprensible que sigas utilizando inventarios en papel y bolígrafo y hojas de cálculo, pero merece la pena plantearse un sistema de inventario en algún momento.

Elija un punto de partida

Esto es sólo el principio del proceso de inventario de licores. Es fundamental saber por dónde empezar. El bar principal suele ser un buen lugar para empezar. A continuación, vaya a las barras traseras, los refrigeradores de cerveza, las salas de vino o los lugares de almacenamiento de licores, según sea necesario. Pero todo depende del diseño de la planta de tu bar. Haz lo que sea apropiado para el espacio de tu bar. Pero asegúrate de saber dónde está todo y en qué orden lo contarás.

Como la próxima vez tendrás que repetir el procedimiento, lo ideal es ser más constante.

Determine lo que va a registrar

Decida qué información va a registrar. En general, la mayoría de los bares registran lo siguiente en sus recuentos de inventario:

  • Product classification (this can be as granular as it needs to be based on the size of the inventory. I.e. Whiskey, Gin, Scotch, Tequila, Wine, Beer, IPA, etc.)
  • Nombre o marca del producto
  • Formato(tamaños de botellas de licor, botellas de vino, barriles de cerveza, etc.)
  • Medida (Cuánto licor queda en la botella: llena, a la mitad, etc.)

Para registrar el inventario, deben incluirse los mismos artículos durante el recuento inicial y final de cada inventario.

Determine con qué frecuencia debe hacer su inventario de licores

¿Cuánto tiempo pasará entre sus períodos de inventario? Esto, una vez más, debe seguirse con coherencia. No podrás sacar conclusiones seguras para determinar cuánto generas de ventas a menos que tengas datos históricos consistentes.

La mayoría de los bares y restaurantes realizan recuentos de inventario quincenales o mensuales. Cuanto más frecuente sea el recuento, mejor. Sin embargo, no todos los bares disponen del tiempo necesario para realizar un recuento de inventario semanal. También tenga en cuenta que si utiliza un sistema de inventario permanente como su software de inventario para bares, toda esta pregunta es totalmente insignificante.

2. Cuente su inventario inicial (el primer recuento)

Organice la hoja de cálculo para que se corresponda con la forma en que se muestra el alcohol en el bar. Esto le evita tener que ordenar todas las botellas alfabéticamente en la parte superior del bar.

Hacer inventario es, en esencia, una operación de recuento manual que lleva mucho tiempo. En cualquier caso, tendrá que contar las cantidades individuales de cada botella numerosas veces. Es la única forma de hacerlo si no lo automatizas. Cuéntelo todo con cuidado.

If you want to automate the counting, consider using an inventory scanner linked to beverage inventory software. With Wisk Bar Management System's inventory solution, you may speed up your operations and gain access to a comprehensive database of 200,000 bottles with 99.7 percent accuracy. This will assist you in running an efficient business.

Comenzar con la barra frontal

Empieza por tu barra principal y cuenta cuántas botellas de licor de distintos tamaños y tipos tienes.

Lo ideal es contar las botellas en el orden en que están dispuestas en la hoja de cálculo del inventario y, si es necesario, ordenarlas alfabéticamente. Incluya el tipo de alcohol, la marca, el nombre y el tamaño de la botella. Incluya una columna para la parte trasera de su bar, el almacén, la zona de paso o cualquier otra zona del bar donde se guarde el alcohol.

Medir las botellas de licor para el inventario: Tenthing una botella

Los gerentes de los bares deben conocer a fondo cómo inventariar las botellas de licor de la tienda.

Para ello, divida cada botella en diez partes iguales para determinar los niveles. Así es como se miden las botellas de licor a efectos de inventario. También deben calcular cuántas décimas de la botella quedan. Anotarán 0,5 si la botella está medio llena. Anotarán 0,9 si la botella está llena en 9 décimas, y así sucesivamente. Repite el proceso de "tentación" para cada botella, anotando los números en la hoja y clasificándolos como licor, vino o cerveza.

A continuación, pase del bar delantero a los bares traseros, a los almacenes de licores, a los frigoríficos o a las bodegas.

Recuento del inventario de botellas en los almacenes

Es crucial que su recuento de inventario se extienda fuera de la fachada de la casa y en el almacén de licores. Aunque una solución sencilla de adelante hacia atrás podría funcionar en el bar, lo más probable es que su almacén sea más intrincado. Para que se haga una idea, la mejor manera de manejar esta situación es hacer un mapa y un diagrama de flujo de todos los estantes del almacén y el orden en que deben contarse. A continuación, para garantizar los recuentos más precisos y coherentes, forme a sus empleados para que hagan siempre el inventario en el mismo orden.

Un programa de bebidas de éxito como WISK permite a los gerentes de los bares tomar decisiones importantes de forma rápida y económica. Los gerentes de los bares pueden utilizar sus teléfonos para hacer un seguimiento del inventario mediante una conexión de báscula por Bluetooth. WISK también combina el inventario para ayudar a los bares a detectar la pérdida de existencias y ver lo que tienen a mano registrando rápidamente lo que está disponible y lo que hay que comprar.

Inventario inicial del bar

Los datos de su inventario inicial definen la cantidad de su inventario disponible y serán fundamentales para los cálculos futuros. Por eso es muy importante que obtenga el recuento más preciso. De lo contrario, su próximo recuento puede ser incoherente, indicando que ha utilizado más o menos alcohol del que realmente ha consumido. Esto puede acarrear problemas a la hora de pedir más alcohol, lo que afectará negativamente a su cuenta de resultados.

Una vez completadas las primeras fases del recuento de inventario, es hora de pasar a la segunda. Durante este periodo venderás y recibirás alcohol. Lleva un registro de la cantidad de producto que recibes o de las existencias totales de tu bar (esto debería estar incluido en las facturas de la semana anterior) y de tus datos de ventas o de cuánto vendes (esto debería estar en tu sistema TPV).

3. Cuente su inventario final (el segundo recuento)

Todo se reduce a la coherencia. Al final del período de inventario -ya sea una semana, dos semanas o un mes-, volverá a realizar todos estos recuentos, repitiendo exactamente el mismo proceso. De este modo, obtendrá un recuento de inventario inicial y final.

¿Con qué frecuencia debe hacer inventario un bar?

Lo ideal es repetir este proceso cada dos semanas. Para sacar el máximo provecho del proceso de inventario, algunos bares lo realizan incluso una vez a la semana. En función de su funcionalidad y tamaño, puede elegir la frecuencia adecuada para su bar.

Sin embargo, si espera más, perderá la oportunidad de responder a los patrones de ventas y optimizar el crecimiento de los ingresos.

4. Cálculo de la utilización del inventario

El objetivo de hacer inventario es calcular su utilización. Es decir, la cantidad de existencias consumidas por una empresa en un periodo de tiempo determinado.

Introduzca los totales de todas las categorías de licores en tres columnas de la hoja de cálculo del inventario del bar:

  • Inventario inicial
  • Inventario recibido
  • Inventario final

Estos tres inventarios más importantes son claves para determinar el uso de su inventario. Será mucho más sencillo si utilizas un software de gestión de bares como Wisk para llevar un registro de tu inventario.

Además, es fundamental controlar la cantidad de existencias que ha recibido en todo momento. Esto se puede lograr combinando todas las facturas y órdenes de compra del período de tiempo en el que se realiza el seguimiento del inventario recibido.

Esta es la fórmula para calcular el uso de su inventario:

Uso = Inventario inicial + Licor comprado - Inventario final

Para calcular el uso del inventario de su bar a lo largo del tiempo, necesitará saber cuánto inventario tenía al principio del período, cuánto tenía al final del período y cuánto recibió durante el período.

Es lógico que conozca su consumo para poder obtener datos significativos para gestionar su bar. Puedes calcular tu nivel de par, la varianza y el vertido costos una vez que hayas determinado tus índices de consumo.

5. Calcular el nivel de par, la desviación y el coste de vertido

Empecemos por definir algunos términos que se utilizan habitualmente en el inventario de bares. Las siguientes métricas se pueden calcular utilizando tu uso del inventario.

Inventario a nivel de paridad

El mínimo de un producto que un bar o restaurante debe tener a mano para satisfacer la demanda hasta que llegue el inventario adicional. Esto sirve como punto de reordenación de facto. Basándose en el uso de su inventario anterior, sabrá el mínimo que necesita tener a mano para maximizar el espacio en las estanterías y reducir el número de existencias costos. También sabrá cuándo hacer pedidos para reponer su inventario.

Desviación de inventario

La variación de existencias es la diferencia entre la cantidad de existencias vendidas y la cantidad utilizada. En otras palabras, ¿cuánto se utilizó pero no se vendió? Podrá reducir las mermas de inventario, los robos, los sobredosis y las compensaciones identificando los alcoholes específicos con una alta variación. Las copas estándar son una forma excelente de reforzar las recetas estandarizadas que controlan la variación.

La mayoría de hôtellerie negocios incurre en desviaciones de entre el 20% y el 25%. Cualquier desviación inferior al 20% se considera beneficiosa.

Coste del vertido

El coste de vertido es la parte del precio de venta de una bebida que se gasta en adquirir y preparar los ingredientes. Por ello, cuanto más bajo sea, mejor.

El coste de vertido se calcula dividiendo la cantidad de alcohol que tenías cuando empezaste, más la cantidad que gastaste, entre la cantidad que aún tienes a mano. Para calcular el coste de vertido, multiplica esa cifra por 100 y añade un signo de porcentaje al final.

Coste de vertido = Uso del inventario/ventas

Puede utilizar una calculadora de costes de consumición para determinar qué bebidas son las más y las menos rentables basándose en el recuento de existencias. A continuación, con un poco de ingeniería de menús, puede destacar esas bebidas rentables. También puedes elaborar estrategias de precios para las bebidas menos rentables.

Ahora que hemos establecido algunas terminologías clave, lo único que queda por hacer al hacer el inventario de bares es interiorizar estos procesos. Repetirlo una vez cada pocas semanas te ayudará a acumular una gran cantidad de datos útiles.

Análisis del inventario de bares

El uso del inventario es el factor principal. Se calcula la variación del inventario, el coste del servicio y los niveles de paridad en función del uso del inventario. Para los propietarios y gerentes de bares, todos estos indicadores esenciales son beneficiosos para tomar decisiones sólidas.

Desde luego, un buen inventario de bar puede proporcionarle una serie de puntos de vista importantes. Echemos un vistazo a lo que el inventario de su bar tiene que decir sobre él y sus beneficios.

¿Cómo le ahorra dinero la realización de un inventario de bares y mejora su cuenta de resultados?

Es obvio que llevar un control de los inventarios de su bar puede ayudarle a racionalizar sus operaciones y a maximizar ganancias. Profundicemos en los siguientes beneficios de llevar un control del inventario del bar.

Identificar la desviación de su bar, a veces conocida como merma o pérdida, o el exceso de inventario es esencial.

El cálculo de la desviación revela la discrepancia entre la cantidad de producto vendido y la cantidad utilizada. Pueden parecer iguales, pero en realidad difieren.

Por ejemplo, si la desviación de un producto es del 20%, indica que el 20% de los artículos utilizados se pierden y no se venden.

La alta varianza se debe a diversos factores. Por lo general, es una combinación de la desviación de los vertidos normales de alcohol y los vertidos habituales de vino. Los errores, las roturas y los robos también pueden contribuir al problema. También puede calcular cuántos tragos hay en una jarra y utilizarlo para seguir el progreso en el futuro.

Puede obtener una imagen clara de dónde puede estar perdiéndose dinero calculando la desviación de cada producto. Aunque es uno de los métodos más eficaces para aumentar su ganancias empleando los índices de uso del inventario de alcohol (40), no es la única opción.

Además, averiguar qué productos están de moda y cuáles están fuera de la demanda tiene implicaciones para los futuros pedidos de alcohol a sus proveedores y para la fijación estratégica de los precios del alcohol.

WISK puede ayudarle a reducir el derrame de barras en un 90% y proporciona datos claros sobre la variación del inventario, para que siempre sepa a qué atenerse. También puede ayudar a anticipar los plazos para hacer el siguiente pedido de compra.

Calcular su vertido costos e identificar estrategias para reducirlo

Tenga en cuenta que en los fundamentos del inventario de un bar, uno de los principales indicadores de la rentabilidad de un producto es su coste de licor. La rentabilidad de un bar en su conjunto viene determinada por todos sus productos.

El coste de vertido, a menudo conocido como coste del licor, es la parte del precio de venta de una bebida que se destina a su elaboración. Comprende el coste de la mano de obra, el precio de compra al por mayor, etc.

La mayoría de los bares aspiran a un coste medio de los licores del 20%, con un objetivo de aproximadamente el 15% de las bebidas alcohólicas costos .

Los artículos más rentables son los que tienen el licor más bajo costos. Para tomar decisiones acertadas es necesario conocer los productos rentables. Donde la mayoría de los bares adquieren su alcohol a la ingeniería de menús de cócteles rentables.

Establecer el nivel de paridad y el punto de reorden para cada producto y reducir el inventario en espera

Cada artículo de la lista de inventario de licores de su bar está sujeto a un nivel de paridad que es necesario para mantener su stock en todo momento. Esto puede determinarse basándose en el uso de datos históricos.

El stock muerto es el inventario que tiene a mano pero que no está vendiendo actualmente. Podría estropearse y empeorar. Aprenda por las malas lo que ocurre cuando el alcohol se estropea. Te inmoviliza el dinero y te quita un valioso espacio en las estanterías de otros artículos que podrías vender.

Dado que el nivel de paridad viene determinado por las tendencias de uso de su inventario en el pasado, es útil llevar un control del uso del inventario, ya que reduce la necesidad de tener un inventario inactivo. De este modo, se asegura de satisfacer la demanda de los clientes sin tener una cantidad excesiva de productos sin vender.

A continuación se enumeran algunos de los beneficios de cómo disminuir su inventario de asientos.

  • Aumente su flujo de caja reduciendo la cantidad de dinero que gasta en operaciones y rentabilidad.
  • Despeje más espacios en sus estanterías para los artículos que se venden.
  • Puede ahorrar dinero en los gastos de envío del distribuidor haciendo menos pedidos.
  • Realice el inventario más rápidamente al tener menos existencias que supervisar.
  • Reduzca las mermas; cuanto menos producto tenga, menor será el riesgo de perder dinero.

He aquí cómo reducir el inventario de asientos de su bar:

  • Establezca los niveles correctos de paridad. Esto no puede ser exagerado. El inventario de niveles de paridad es esencial por esta razón.
  • No te dejes engañar por los descuentos por volumen que te ofrece tu proveedor. A no ser que sepas, basándote en los niveles de uso, que vas a utilizar toda la mercancía que compres.

5 mejores prácticas para mantener registros de inventario adecuados

1. Calendario de inventario coherente

  • Cuente sus artículos antes de que lleguen los envíos.
  • Cuando el negocio esté cerrado, haga un inventario.
  • Calibración semanal de la balanza

2. Medidas

  • Coste de las bebidas
  • Seguimiento de las tasas de uso

3. Inventario de estantes utilizando el método FIFO de primera entrada, primera salida

4. Encargue a un par de empleados que realicen un recuento del inventario

Formar y asignar a los empleados en el recuento del inventario. Esto implica anotar preocupaciones particulares o registrar derrames significativos o roturas de botellas enteras, entre otras cosas.

5. Estandarice su sistema

  • Estandarizar las hojas de recuento de inventario
  • Utilizar aplicaciones de inventario de barras, como escáneres de inventario u otros tipos de tecnologías de recuento de existencias.

Plantilla de Inventario de Bares

Si lo haces todo físicamente, necesitarás una hoja de cálculo. Tenemos una gratuita disponible para su comodidad. Puede usarse para llevar la cuenta del inventario de licores, del inventario de cerveza, y de otras cosas.

Importancia de la automatización para el inventario de su bar

Hacer el inventario manualmente es un proceso tedioso y el control del inventario de los bares no es ninguna broma. Si lo haces tú mismo, introducir los datos en una hoja de cálculo puede restarte tiempo de otras responsabilidades. Antes de cederlo, asegúrate de que la persona a la que se lo das es de confianza y conoce el proceso.

With bar inventory software or spreadsheet integrated into your bar pos system, you can move toward automating the process. This liquor software can link with your accounting, order, and inventory tracking, and help you establish your pricing points appropriately. It can also assist you in counting, managing, and valuing your inventory effectively. Maximize your bar's profitability by optimizing inventory management—see your ROI reflect the results.

El software de gestión de inventario para bares Wisk es una solución líder diseñada para ayudar a bares y restaurantes a gestionar su inventario de forma más eficiente y precisa. Con su tecnología basada en inteligencia artificial, negocios puede hacer un seguimiento de sus niveles de inventario en tiempo real, recibir alertas cuando las existencias se están agotando y tomar decisiones más informadas sobre pedidos y precios.

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