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Última actualización:
December 30, 2023

Bar Inventory System: The Ultimate Cheat Sheet

Learn how to manage your bar inventory system like a pro, streamline inventory, and maximize profits with WISK's ultimate cheat sheet and actionable tips.
Bar Inventory System: The Ultimate Cheat Sheet
Por
Ciprian Rarau
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Ultimate Bar Inventory Template™ (Plantilla de Inventario de Bares)

¿Es usted propietario de un restaurante o bar y quiere tener su inventario bajo control? Con nuestra Hoja de Inventario para Bares, es tan fácil como anotarlo todo.

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Índice de contenidos

Creating and maintaining a bar inventory system seems simple at first glance, but in practice, it can quickly become time-consuming and ineffective. If this sounds familiar, you’ve come to the right blog post. Keep reading for tips on how to better manage your beverage inventory and increase profits along the way.

¿Qué es un sistema de inventario de barras y por qué es importante?

Let’s make sure we’re on the same page. On a basic level, having a system in place to take alcohol inventory ensures you know how much supply you have to serve your customers. However, a good bar inventory system accomplishes so much more than that, including:

  • Medición de los resultados financieros
  • Identificar dónde se está produciendo la contracción y cómo frenar el proceso
  • Establecer las cantidades mínimas necesarias para cualquier producto
  • Maintain sales record, which can be used to identify trends and optimize stock levels
  • Conocer el coste de vertido de cada producto
  • Keep tabs on products that sell well and products that don’t
  • Ayudar a establecer mejores precios.

Cómo gestionar el inventario de licores en 5 sencillos pasos

Here are a few tips to keep your liquor inventory system in good shape.

1. Registre su actividad

As a bar owner, you must be aware of any changes in the stock. Everything, from product transfers to inventory losses such as testers, broken items, and lost products, must all be reported so that when the appropriate moment arrives, you'll be prepared instead of overwhelmed by irregularities.

2. Llevar a cabo recuentos de inventario consistentes

In taking inventory, a bar manager should conduct consistent inventory counts in order to have an accurate idea of how much liquor is being used and to ensure that there is no theft. The best time to do a count is at the end of the night when all of the bottles should be accounted for.

  • Step 1. Count all of the full bottles and recorded how many of each type there are.
  • Paso 2. A continuación, cuente todas las botellas vacías y vacíe las que estén parcialmente llenas.
  • Step 3. Add up the total number of drinks that were sold and subtract it from the starting inventory. This will give you a good idea of how much liquor was used and whether or not you need to adjust your ordering.

3. Gestionar los artículos agotados

Bartenders understand the pain of running out of stock. When bar customers attempt to order an item that is out of stock, it can create a number of problems. The customer may become frustrated and may not want to order anything else or they may have to spend time explaining why the item is unavailable and trying to upsell the customer on something else.

Of course, out-of-stock items can lead to lost sales and bar profits. To avoid this, a bar manager needs to have a system in place for monitoring stock levels and reordering products when necessary. You can prevent the trouble of running out of stock by keeping an eye on your inventory.

4. Descripción clara de los productos del bar

In particular, a comprehensive list of your bar items are need to be accurately coded and categorized in accordance with the brand, type of liquor, size, and other relevant attributes like any special features or flavors.

It is essential to first sort your inventory data in order to carry out a successful inventory procedure, which could ultimately save you time and hassle. Additionally, it helps the bartenders with the following:

  1. Make sure they are using the right product when making drinks.
  2. Proporciona un punto de referencia para los niveles de inventario de licores, de modo que pueda identificar rápidamente cuando algo se está agotando.
  3. Facilita el seguimiento de artículos específicos cuando se piden nuevos suministros.

5. Organizar el lugar de trabajo

Before you can implement a systematic bar inventory process, you need to organize your workplace first. This includes creating a storage area for products and supplies, as well as a dedicated workspace for the system itself.

Piensa en cómo vas a utilizar el espacio.

Es importante hacer un inventario de todos los artículos que necesita almacenar. Esto le ayudará a determinar el tamaño y la distribución del área de almacenamiento.

¿Necesitará acceder a ella con frecuencia?

If so, consider placing it near the front bar (in front of the room). Alternatively, if you only need to access it occasionally, you could put it in a back bar corner or even in a closet. Once you have a general idea of the layout, start arranging your items accordingly. The shelves and bins are great for smaller items, while larger items can be stored on pallets or in cages.

Cree un espacio de trabajo dedicado a su sistema de gestión de inventario de bares

This should be large enough to accommodate all of your equipment, as well as any paperwork associated with the system.

Once everything is in place, you can start using your bar inventory management system to streamline your workflow and inventory tracking.

2 formas de hacer inventario

Inventory tracking is a method for any food business to make informed decisions about production and how much it will generate sales. In particular, for bar business, the perpetual inventory and physical count are the two most common ways to oversee stocks to meet demand.

A perpetual inventory system is a method of accounting for sales and inventory that offers several advantages. In a perpetual inventory system, sales are recorded as they occur, and this data is utilized to update the records. This process can be manual or automated, but it typically involves scanning barcodes or using RFID tags to monitor sales. In general, perpetual inventory systems can be complex, but they are often necessary for businesses that need for keeping track of large quantities of inventory.

El inventario físico, en cambio, es un sistema de recuento manual, que suele realizarse al final de un turno o de una semana. Este método proporciona datos menos precisos, pero no requiere equipos ni formación costosos. Cuando se realiza un inventario manual, negocios suele utilizar una hoja de cálculo de inventario. Ésta puede crearse en Microsoft Excel, Google Spreadsheets u otro programa de hojas de cálculo. También hay muchas plantillas de inventario de bar gratuitas disponibles en línea. El personal del bar designado puede introducir sus artículos de inventario en la hoja de cálculo y luego contar físicamente los artículos. Los recuentos se introducen en la hoja de cálculo y se calcula el inventario total.

A la hora de determinar qué sistema utilizar, es importante tener en cuenta las necesidades de negocio. Por ejemplo, si los niveles de existencias cambian constantemente o si hay riesgo de robo, el inventario permanente puede ser la mejor opción. En cambio, si los recursos son limitados, el inventario físico puede ser más práctico. Al final, todo se reduce a lo que mejor funcione para la empresa de bares.

¿Cuáles son los componentes de la gestión del inventario de bares?

El primer paso para abastecer adecuadamente un bar es tener suficiente inventario a mano. Un inventario exhaustivo de bebidas le permite controlar una serie de datos importantes relacionados con el bar que le ayudarán a analizar si su bar negocio tiene un buen rendimiento financiero.

Uso del producto

¿Qué cantidad de cada ingrediente consumes?

Coste de los productos vendidos

It's a metric that benchmark the total cost of making all of your beverage menu items.

Variación del producto

¿Dónde está la parte de tu merma (o pérdida de beneficios) que no puedes recuperar?

Además, la realización de recuentos constantes de su inventario de bares le permitirá acceder a datos que se utilizan para lo siguiente

  • Establezca los niveles de paridad de cada producto en función de los datos reales de uso
  • Calculate the pour costs which represent the percentage of liquor cost that is attributable to the liquor itself, as opposed to other factors such as labor, glasses, and mixers.
  • Analice la demanda de productos para localizar los artículos de inventario sobrantes y no utilizados para sacarlos de su estantería y tomar decisiones de almacenamiento.

Consejos para el seguimiento del inventario

Whether you're utilizing a free inventory template online, such as a bar inventory template made with Microsoft Excel or Google sheets, the following tips will help you get the most out of it.

Elija un período de inventario y sea coherente

¿Qué ocurrirá si no hace un recuento de las existencias y descubre que el alcohol se estropea? Es fundamental que haga un seguimiento preciso de su inventario. Elija sus períodos de inventario ideales y cúmplalos. Seleccione el periodo de tiempo (semanal, quincenal o mensual) que mejor le convenga. El momento ideal para contar sus botellas es cuando su restaurante o bar está cerrado. Empiece siempre a contar de izquierda a derecha en la misma secuencia.

Forme a su personal y asegure inventarios regulares

Your bar staff must know the basics of taking inventory. To teach your workers how to account for inventory, begin with an inventory sheet template. Examine whether they understand the rule of tenths and can distinguish shrink (spillage, breakage, or overpouring). All of this information must be included in your bar staff training handbook, which you may use as needed. There are a number of online sources to get a bar inventory sheet, but pick the one that is ideal for your needs.

Registros de inventario

En la hoja de inventario de su bar, lleve la cuenta de cosas como el momento en que la botella se traslada de su bodega, espacio de almacenamiento o almacén al bar, para saber dónde están sus productos. Un recuento de inventario incorrecto puede hacer que haya demasiado o muy poco inventario.

Formular un plan de acción de inventario

When it comes to creating an inventory action plan, you will experience some trial and error. Take time to consider what has worked well for you in the past before settling into a routine. Also, examine your inventory process that may be improved. You should also make a full bar supplies list. Doing so can assist you in determining where your program's weak spots are and how to better optimize the process in the future.

Plantilla de Inventario de Bares

A bar inventory sheet can be a lifesaver for bar owners and bartenders alike. A good bar inventory template will allow you to keep track of the liquor, mixers, and other supplies of how much inventory you have on hand, as well as help you make sure that you always have what you need to make cocktails.

Existen numerosas plantillas gratuitas de inventario de bares en línea, pero es fundamental elegir una que sea fácil de usar y comprender. Simplemente introduzca los datos del inventario en la plantilla de hoja de cálculo de inventario elegida o en la hoja de cálculo de inventario de bares en línea para evaluar la información de forma legible.

Una vez que tenga una plantilla de inventario que le guste, asegúrese de actualizarla regularmente para que refleje con precisión su proceso de inventario actual.

Anatomía de una plantilla de inventario de bar

Las siguientes son las columnas estandarizadas utilizadas para la plantilla de la hoja de cálculo del inventario.

  • Fecha de entrada
  • Marca del producto
  • Precio por unidad
  • Format (liquor bottle sizes, beer keg sizes, etc.)
  • Inventario inicial, inventario recibido, inventario final, inventario total
  • Coste de las mercancías vendidas (COGS), tanto por unidad individual como en total

¿Debe el gerente de un bar utilizar una hoja de cálculo para el inventario del bar?

Counting inventory might be time-consuming depending on the size of a beverage program. For some restaurants and bars, it can potentially take a whole day or longer. If you’re a busy bar manager, it is your job to take initiative to look for time-saving inventory methods.

Las hojas de cálculo del inventario de bares son una alternativa útil a la realización de inventarios in situ. Además, son menos costosas y sencillas de utilizar. Aunque puede parecer una forma útil de hacer un seguimiento del inventario, el uso de una hoja de cálculo de inventario de este tipo tiene algunas desventajas. Una de las mayores desventajas es que puede llevar mucho tiempo configurarla y mantenerla. Esto es especialmente cierto si tiene un gran número de productos o si su inventario cambia con frecuencia.

Additionally, bar inventory spreadsheets can be difficult to share with others, and they may not provide the level of detail that you need to make wise decisions about your inventory. Finally, a spreadsheet can be susceptible to errors, which can lead to costly mistakes.

For these reasons, it is important to consider all of your options before deciding whether or not a liquor inventory spreadsheet is right for you.

Hoja de inventario de licores de uso gratuito

There are numerous ways to get a free template and editable CSV file for a liquor inventory sheet. You can print as many copies of our restaurant and bar liquor inventory worksheet as you'd like after downloading it. This makes it ideal for maintaining your bar's stock. It has a section for beer, wine, and liquor.

Hoja de cálculo del inventario de bares

(Insertar plantilla)

Inventario en formato Excel de bebidas para bares

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Inventario de cerveza en Excel

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Inventario de traslado de bebidas alcohólicas

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Plantilla de inventario de alcohol

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Inventario de distribución de alcohol

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Hoja de trabajo del inventario de control de licores

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Inventario de la colección de vinos

(Insertar plantilla)

Hoja de cálculo del inventario de vinos

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Software de gestión de inventarios de bares

Having a well-structured inventory management system is critical for any bar operation in today's competitive market. Bar inventory software has a number of features to help bars operate more efficiently and profitably.

Inventory management software can automate the inventory procedure to make life easier. Businesses may enter their data into the program and set up an automated inventory count.

Si tiene un bar, asegúrese de utilizar un programa de confianza que se adapte a las necesidades de su empresa.

  • El sistema debe contar con un escáner de barras para hacer un seguimiento de las existencias en tiempo real, de modo que los camareros puedan ver rápida y fácilmente cuándo hay que reponer los artículos.
  • El sistema debe ser intuitivo y fácil de usar para que los camareros puedan centrarse en la elaboración de bebidas individuales en lugar de aprender a utilizar el software.
  • Should be able to integrate with other software programs used by the bar, such as a POS system and accounting software.
  • El software generará entonces informes sobre la lista de inventario. Esto puede ser útil para reducir los errores y hacer un seguimiento de las existencias de inventario a lo largo del tiempo.

Utilizing a bar inventory management system such as Wisk streamlines bottle counting accurately. To learn more, arrange a demo with Wisk for additional information.

Las ventajas de utilizar un sistema de inventario para restaurantes

Ahorro de costes

Taking inventory helps you determine what your most popular products are so you can restock them more often. You’ll also be able to avoid ordering too many of the products that don’t sell as well. As a result, you can optimize your menu items to emphasize best-selling or more profitable products and price them accordingly. Knowing ahead of time when you need to place purchase orders can save you money by giving you a window to plan ahead. This puts hard-earned money back into your wallet.

Menos residuos

Over or under-stocking liquor can be disastrous for your company, causing you to run out of ingredients too soon or take up valuable shelf space with unused bottles. Taking consistent inventory helps avoid these costly mistakes, as does having precise measurements by using a liquor scale app to know exactly how much of any given product is left. If you have multiple locations, taking accurate inventory allows you to efficiently share products between locations.

Mejor servicio al cliente

Proper inventory ensures you never run out of your customers’ favorite cocktails again. Additionally, when you use time-saving tools like a barcode inventory management system, you’ll allow yourself and your employees to spend less time on back-of-the-house tasks. Instead, you can focus on what’s most important - the customer experience.

With these practices in place, your bar's ROI is set to experience impressive growth with this bar inventory system solution. As you see your ROI expand, you'll have the resources to further improve your bar and offer even more to your patrons.

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