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Última actualización:
November 15, 2023

Gestión de inventarios de bebidas: 5 razones para no subcontratar un servicio de terceros

¿Está pensando en externalizar la gestión del inventario de bebidas? Lea nuestro artículo para conocer 5 razones por las que puede no ser la mejor opción para su restaurante.
Gestión de inventarios de bebidas: 5 razones para no subcontratar un servicio de terceros
Por
Bogdan Patynski
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Beverage inventory management is no easy task. So, why would you make it more difficult by outsourcing it to a third party? We’ve seen firsthand just how inconvenient and inefficient using these services are.

By offering these services ourselves in the past, we noticed consistent errors and unhappy clients day after day. Meanwhile, all of our clients who did inventory internally using our app (and continue to do so) experienced significantly better results.

So, what does it mean to use a third party service for beverage inventory management? In simpler terms, It’s when you hire a company to come to your bar and do inventory counts for you.

Ahora bien, si alguna vez has tenido que hacer un inventario, esto puede sonar como un regalo del cielo. Si alguna vez has utilizado papel y lápiz, puede que estés saltando ante la oportunidad de contratar a otra persona para que haga lo que hay que hacer.

Sin embargo, la subcontratación no es la mejor solución ni la más inteligente por varias razones. En breve explicaremos estas razones.

Para empezar, ¿por qué considerar los servicios de terceros en primer lugar?

Seamos francos. Estás leyendo este artículo porque has probado este servicio o estás pensando en probarlo. Así que, antes de pasar a enumerar las razones por las que no merece la pena contratar a otra persona, te explicamos por qué podrías tener el deseo de hacerlo:

  • El inventario requiere mucho tiempo
  • Odias usar papel y lápiz y hojas de cálculo
  • Su personal no es de fiar

Aunque se trata de argumentos interesantes, todos ellos pueden desmentirse. A medida que siga leyendo, verá por qué ninguno de los puntos anteriores justifica la externalización de su inventario de alcohol.

Las 5 razones principales para no externalizar su inventario de licores

From our own experiences at WISK, we’ve been able to pinpoint the most important reasons why hiring a third party company isn’t an effective strategy by any means. Here they are below:

1) Nadie puede contar su inventario de bebidas mejor que usted

When we offered this service in the past, we found that the weekly reports just didn’t make sense. This only led to dissatisfied clients and frustration all around. On the other hand, everyone who used our app to count bottles on their own, did not experience the same poor results. Their stock was in order, their beverage cost was going down, and most importantly, there were much fewer errors.

In addition, our current clients would tell us how disappointed they were using the third party services offered by other bar inventory apps. For example, these services would often lead to miscounts as a result of unfamiliar stock locations. To clarify, they would miss counting bottles behind staircases and other areas of the bar that you would only be familiar with.

One of the reasons why you might favor outsourcing is to have an impartial party controlling your inventory. This makes no sense. You trust others with the key, cash, and more on a daily basis. So, why wouldn’t you trust someone with your inventory? If you can’t trust even one person on your staff, this is a conflict of interest issue not an inventory one.

"Tienen un problema de personal, no de inventario", dice Angelo Esposito, director general de WISK.

Overall, no one knows your own inventory better than you and your staff. Hiring an external team to come in and mess around with your stock can only lead to disturbances. This brings us to our next point.

2) Tu espacio en el bar será más desordenado y menos productivo

This is not surprising. Why would you care about about keeping boxes tidy and bottles in order if you’re not the one who has to deal with them? The major problem with this is that managers become less motivated to take care of the condition of their bars if they don’t have to worry about taking inventory later.

Por ejemplo, muchos de nuestros clientes que utilizaban servicios de terceros siempre dejaban cajas apiladas por ahí, además de meter otros artículos en los almacenes. En general, sus bares estaban más desordenados y no estaban bien cuidados.

Trabajar en espacios desordenados sólo tiene desventajas. Por ejemplo, es más fácil pasar por alto cosas importantes cuando todo lo que te rodea está desorganizado.

Además, los espacios más desordenados hacen inevitables los errores de recuento, que sólo conducen a informes de consumo inexactos y, en última instancia, a informes de desviación inexactos. En general, hay más posibilidades de que mantengas todo limpio, ordenado y organizado en todo momento si sabes que luego tienes que hacer el inventario internamente. Ya sea usted o su personal, no va a dificultar el proceso manteniendo su espacio desordenado.

Descuidar el bar no es la solución. Lo es mantenerse motivado para mejorar la limpieza. Al final nos lo agradecerás.

3) El pedido del stock de barras es menos eficiente

First of all, third party services cannot order for you. As a result, you are stuck planning out your orders separately based on the inventory numbers you are given. The whole point of beverage inventory management is to save on costs. And managers seem to overorder supplies just to ensure they have more than they need.

Sin embargo, cuando pides más existencias de las que necesitas, también estás gastando más dinero del necesario. La única manera de saber exactamente cuántas existencias necesita realmente para satisfacer la demanda es hacer el inventario usted mismo.

Como los terceros nunca arriesgan su propio ganancias, no les importa lo suficiente porque no es su dinero, es el tuyo. Sólo te entregarán cifras globales y nunca te darán la oportunidad de ahorrar lo máximo posible. En consecuencia, podrías estar comprando cientos de dólares a la semana en existencias innecesarias basándote en cifras inexactas.

By using WISK and keeping track of bar inventory yourself, you’ll be able to calculate how much inventory you really need to never run out. You won’t ever have to feel the pain of having too many Grey Goose bottles again week after week. Also, you’ll be able to order more intelligently based on your own accurate counts.

4) La externalización de la gestión de las existencias de bebidas alcohólicas es cara

Third party services not only cost hundreds of dollars more than our bar inventory app, but they are also not worth the investment. Sure, you won’t ever have to lift a finger if someone comes in and does everything for you. However, you would be paying between $800 and $1000 more for something that only takes a few hours to do.

Also, to recoup costs on $100-$200 (the approximate cost of WISK) a month is much easier than on close to $1000 for a third party. Above all, it’s much easier to save on losses when you’re spending hundreds of dollars less on beverage inventory management a month. You don’t want to lose more money than you have to. Instead, a member of your staff could use WISK for a much lower cost.

Overall, hiring a third party to manage your inventory isn’t much more advantageous than using our bar inventory software. The service doesn’t offer anything more than what you would get with WISK.

Además, al utilizar WISK, también obtendrá las siguientes ventajas además de ahorrar costos. Ninguna de estas características las obtendría de un servicio de terceros:

  • Integración en el punto de venta
  • Informes de desviación instantáneos
  • Pedir y recibir
  • Coste de la receta
  • Análisis de ventas

5) No hay forma de integrarse con su sistema de TPV

After a third party does their count, you’ll have to send in your sales report yourself at a later time. Essentially, what they do is go into your POS and extract your sales using their own manual system. And if you’ve learned anything about manual input, you would know that it only leads to more errors and longer wait times for variance reports.

Con WISK, cada vez que envíe un inventario, recibirá un informe de desviación y cualquier otro dato de ventas al instante. No tendrás que esperar días para que otra parte te responda y, lo que es más importante, no recibirás el informe de la semana pasada cuando ya es miércoles de la siguiente.

Also, if you ever want to make a change to a recipe, you’ll have to communicate with the third party to implement it. Imagine having to email back and forth every time you want to update your recipes. Even wanting to change something as small as the number of ounces of Maker’s Mark in your Old Fashioned, could take 48 hours to come into effect.

In comparison, when you use WISK, you’ll be able to change your recipes right away. Using the same example as above, you’ll be able to go in yourself and switch the number of ounces in your cocktail with no hassle. Overall, having to communicate with another party every time you have to make a minor change is not time or cost-efficient.

Confíe en WISK para una gestión avanzada del inventario de los bares, todo en un solo lugar

Even if you’re still on the fence after reading this article, there are no risks when signing up for WISK. Set up only takes 30 mins and then you can start your fist inventory right away. Within a few weeks, you’ll get the hang of it and finally be in full control of your beverage inventory management operations.

In addition, we encourage you to try our software alongside a third party service to see the difference for yourself. You wouldn’t be sacrificing more than a few hundred dollars to test this and you’ll get the full picture of why our software is so valuable.

Después de probar WISK, puedes cancelar en cualquier momento si no estás satisfecho. Esto significa que puedes abandonar en cualquier momento y volver a tu servicio de terceros si consideras que WISK no es para ti.

Ahora bien, si esto fuera hace 10 o 15 años, antes de que la tecnología estuviera tan avanzada, entenderíamos el deseo de contratar a un tercero. Podemos admitir que la tecnología no estaba todavía ahí. No había recibos digitales y todo el recuento se hacía manualmente. El inventario era tan difícil y requería tanto tiempo que tenía sentido contratar a otra persona para que se encargara de ello.

Nevertheless, it’s 2023 and WISK has everything you need to streamline bar inventory end to end, ensuring you see your ROI improve with every efficient decision you make. From inventory management and ordering to beverage costing and POS integration, you can finally be in full control of all operations. Interested? Discover all the value you can get from using WISK. Sign up to claim your free 2-months period.

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