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Última actualización:
February 29, 2024

15 problemas comunes en el proceso de gestión del inventario de su bar - y cómo solucionarlos.

Evite costosos errores en la gestión del inventario del bar Aprenda a agilizar su proceso y a aumentar ganancias con nuestros consejos de expertos para propietarios de restaurantes.
15 problemas comunes en el proceso de gestión del inventario de su bar - y cómo solucionarlos.
Por
Angelo Esposito
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La guía definitiva del inventario de restaurantes™

Es usted propietario de un restaurante o bar que necesita tener el inventario bajo control? Con nuestro Ultimate Restaurant Inventory Method™, puede empezar a sentar las bases para hacer el inventario 2 veces más rápido.

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La gestión del inventario de un bar no es ni mucho menos un proceso fácil. Como gerente de un bar o restaurante, sabe que si tiene 99 problemas, el inventario es 98 de ellos. Lo que lo hace aún más difícil es el hecho de que hay docenas de métodos, herramientas y estrategias por ahí, todas ellas afirmando ser las mejores.

A la hora de elegir el mejor método de inventario para usted y su bar, es fundamental tener en cuenta sus necesidades específicas para garantizar una información suficientemente precisa para la supervivencia y el éxito de su negocio.

This list will help identify what you’re currently doing wrong in your chosen bar inventory process, along with easy-to-follow steps to improve. So, let’s get started!

En primer lugar, ¿qué significa el inventario de barras?

El inventario de un bar es el proceso de contar todo el alcohol que hay en un bar o restaurante para mantener la organización y la rentabilidad. En su nivel más básico, la realización de inventarios garantiza que siempre disponga de existencias suficientes para servir a sus clientes.

The process is usually conducted with a bar inventory spreadsheet, app, or good old-fashioned pen and paper. Bar managers take inventory on a weekly, bi-weekly, or monthly basis, depending on the volume of products they have and how busy they are.

Sin embargo, contar las existencias es sólo el principio.

¿Cuál es la importancia de la gestión del inventario de los bares?

Cuando se hace bien, el inventario va mucho más allá de tener suficientes productos para atender a sus clientes. También le ayuda a tomar decisiones informadas en negocio al proporcionarle información crítica como:

With all this data and insight, bar managers can restructure menus, set better prices, use the most cost-efficient brands in mixed drinks, create profitable promotions, plan for the future, and more. In one sentence, liquor inventory management is essential because it is your business's money tied up in your stock.

15 errores en la gestión del inventario del bar (y qué hacer con ellos)

Now that we’re on the same page about the importance of doing inventory, we’ll dive into the most common mistakes bars and restaurants make during the process. We’ll also provide some solutions so you can avoid these inventory pitfalls in the future.

1. No hacer inventario en absoluto

No hace falta que se lo expliquemos. En general, si aún no estás llevando un proceso de gestión de inventario adecuado, estás poniendo en peligro tanto tu negocio como tu tiempo.

Sin una gestión coherente del inventario, es imposible saber qué está pasando en su bar. No podrá hacer un seguimiento preciso del uso, las tendencias o la rentabilidad. ¿Cuál es la solución? Establezca un horario para hacer el inventario y cúmplalo. Puede ser diario, semanal o quincenal, o incluso mensual. Aunque el inventario de licores lleva tiempo, a la larga le ahorrará mucho tiempo y dinero. Y lo mejor de todo es que ya no tendrá más quebraderos de cabeza inducidos por el inventario.

2. Elegir el sistema de inventario equivocado

Depending on the inventory system you have in place, you could be putting your establishment at a great disadvantage. Take your bar’s needs into account when deciding how often to do inventory, and whether you will use a manual bar inventory form or automated software. Also, consider how many employees will be involved. Most importantly, go with a bar inventory management system that will allow for the greatest accuracy without straining resources.

There are tons of bar inventory software, however, it is necessary to find the one that caters to your specific business. Find an all-in-one solution that will save money and time in the long run.

3. Ser desorganizado

Many businesses overlook the importance of inventory management, leading to bar owners trying to keep track of everything in their heads- which is often unreliable. Disorganized bar inventory management can do more harm than no inventory management at all.

If you want to be a successful bar and restaurant, it is important to have a clear understanding of what liquor you have on hand, and how much of each product you need in order to maintain profitable operations in the same way.

In addition, a well-organized storage room, for example, can prevent baristas from losing track of bottles and wasting time searching for misplaced items. Other standard systems that should be put into place include:

-Listas de comprobación de lo que hay que contar para su bar

-Un calendario de cuándo hacer el inventario

-Assigned the same person or hire an inventory manager

-Un proceso de inventario para registrar y almacenar datos

Una vez que hayas elegido el sistema de inventario que mejor te funcione, cíñete a él. Establece un calendario, asigna responsabilidades y cúmplelo.

4. No utilizar la tecnología

Sure, inventory process can be done without a sophisticated liquor inventory app. But, can it truly be done in the most effective way? The best thing to do for your beverage inventory is to consider switching from pen and paper, calculators, and spreadsheets to a liquor scale app. You’ll be able to significantly cut down on time, human error, and all of the other things that could go wrong when doing inventory manually.

Es importante ser lo más eficiente posible con su tiempo al hacer el inventario de su bar. El software automatizado le dará la posibilidad de hacerlo. Además, le proporcionará números más precisos que si intentara hacer el inventario a mano.

5. La falta o el exceso de participación del personal

To improve operations, find the middle ground between putting the full responsibility of inventory on one person’s shoulders and putting too many cooks in the kitchen. What you want to do to avoid this mistake is to involve more than one employee in the inventory process. Having more than one set of eyes to manage your inventory counts will ensure accuracy and fewer errors. However, make sure not to overcomplicate things by involving more than five employees at a time. Having 2-3 employees on inventory is more than ideal for getting the job done.

6. Permitir que las existencias se pierdan

This one should be fairly self-explanatory. Waste = unhappy customers and an unhappy wallet. In order to reduce waste, slow-moving stock, and dead stock, you must stop yourself from purchasing too much stock. By tracking inventory correctly, you can determine the exact number of bottles you’ll need to please your customers.

Para obtener los mejores resultados, recomendamos utilizar un software de inventario de licores, ya que le ayudará a determinar su nivel de paridad. De este modo, podrá asegurarse de que no se desperdicia nada ni se queda en la estantería.

7. No planificar con antelación

Forecasting when you’ll need additional supplies and when you won’t help avoid dead stock, control waste, and running out of the popular cocktail menu for your bar. When you manage a bar or restaurant, it’s crucial to plan ahead for your bar inventory in order to avoid any costly surprises. For example, setting a minimum amount for each type of drink to ensure that you always have enough on hand and in the same way, increase your sales.

Making decisions blindly and without a real plan will not help you increase your bottom line. With the right data, provided by a bar inventory management system, you’ll be able to make strategic decisions when placing orders.

8. Optar por la automatización

Does forecasting sales or correcting these other mistakes sound difficult or downright impossible? If so, refusing automation is certainly not the answer. Instead, consider automating as much of your inventory as possible with a single app. Automated systems are created to do work for you that you would otherwise have to do manually. This system can help when taking inventory with things such as placing purchase orders, inventory counts, and pricing products.

9. No optimizar las recetas

When was the last time you updated your cocktail menu? If it’s been longer than six months, you may be missing out on potential profits. While your bar might have long-standing fan favorites, it’s a mistake to keep your menu and prices the same year after year.

Did you know that the average cocktail has six ingredients? If you’re not careful, those six ingredients can cost you a lot of money – money that could be going straight into your pocket. When updating menus, consider using lower-cost alternatives for high-end ingredients to optimize your recipes, and control costs to save money. For example, if a recipe calls for champagne, you could use prosecco instead.

También debería examinar detenidamente sus cócteles más populares y asegurarse de que su precio es el correcto. ¿Está sacando todo el provecho posible de ellos? Si no es así, puede ser el momento de ajustar la receta o el precio. Tu carta de cócteles debería actualizarse al menos cada temporada, si no mensualmente, para reflejar lo que es popular ahora. Además, tus precios deberían actualizarse regularmente para maximizar ganancias para todos los productos vendidos. Si no quiere actualizar su carta de cócteles con demasiada frecuencia, considere la posibilidad de organizar ofertas especiales o de ofrecer nuevas bebidas como forma de mezclar las cosas sin tener que revisar toda la carta.

Recuerde: Actualizar los precios mantiene la rentabilidad, mientras que los nuevos platos del menú hacen que los clientes vuelvan a por más. No tengas miedo de cambiar el tipo de alcohol que utilizas en tus combinados y cócteles. Diferentes marcas pueden ofrecer descuentos o simplemente tener más sentido en general. No es ningún secreto que encontrar áreas que puedas controlar costos proporciona enormes beneficios.

10. Atraso en las tendencias del sector

Si quieres que tu bar tenga éxito, no puedes permitirte quedarte atrás en las tendencias del sector. Lo que era popular el año pasado puede no serlo tanto este año, y viceversa. Mantenerse a la vanguardia garantiza que sus clientes siempre tendrán algo nuevo y emocionante que probar cuando visiten su establecimiento.

One way to stay on top of trends is to regularly attend trade shows and events. Another is to keep an eye on what other bars and restaurants are doing. If you see something that interests you, talk to the owner or manager and find out more about it. You can also follow bartenders, mixologists, and other industry leaders on social media to get inspiration for new drinks and cocktail menu items.

11. Ignorar las vacaciones

Nunca, y queremos decir nunca, ignore la importancia económica de las fiestas para su bar o restaurante. Esto incluye las grandes, como ofrecer una oferta en cerveza para el Día de San Patricio o una en champán para la Nochevieja. No hay que olvidar ni siquiera las más pequeñas, ya que pueden hacer que los clientes busquen ofertas, siempre que vengan. Además, todos los días "nacionales" en las redes sociales (por ejemplo, #NationalTequilaDay) pueden parecer inventados, pero representan verdaderas oportunidades para impulsar ganancias mediante promociones y eventos.

12. Olvidar al cliente

No olvide nunca que sus clientes son la savia de sus ventas negocio. Sin ellos, no estarías en negocio por mucho tiempo. Por ello, es importante centrarse siempre en ofrecer una gran experiencia al cliente. Esto incluye todo, desde el momento en que entran por la puerta hasta el momento en que se van.

Asegúrese de que su personal es amable y atento y de que sus invitados se sienten bienvenidos desde el momento en que llegan. Si hay un problema, haga todo lo posible para solucionarlo de forma rápida y eficaz. Demostrar a tus clientes que te preocupas por su experiencia hará que vuelvan una y otra vez.

Everything you do as a bar owner or restaurant manager revolves around making your customers happy. Forgetting or failing to take their feedback into account will have a negative effect on your inventory and overall business success.

13. Recoger datos, pero no ponerlos en práctica

Como propietario de negocio , es probable que recopile muchos datos sobre sus clientes, incluyendo su información de contacto, su historial de compras y sus preferencias. Y, por supuesto, es posible que realice todas las partes técnicas del inventario, desde el recuento de existencias hasta el cálculo del uso y el pesaje de todos sus productos.

But what are you doing with all of that data? If you’re not using it to improve your business, then it’s not doing you any good and you could be missing out on many sales opportunities.

Utiliza los datos de los clientes para ver qué es lo que se demanda y aumenta las existencias de esos artículos. Además, establezca promociones para estos artículos. Los datos de tus clientes pueden utilizarse de más de una manera. Por ejemplo, puedes utilizarlos para crear campañas de marketing dirigidas o enviar cupones y descuentos personalizados. También puede utilizarla para mejorar su selección de productos o para comprender mejor su mercado objetivo. Sea cual sea el uso que le dé, asegúrese de que los datos de sus clientes le sirven y no se limitan a acumular polvo en alguna base de datos.

14. No establecer objetivos de inventario

Si no se establecen objetivos en el inventario de su bar, es difícil trazar un rumbo hacia el éxito. Ya sea para minimizar las mermas, controlar las pérdidas, mejorar márgenes de ganancias, identificar los robos o todo lo anterior, debe tener claro qué quiere conseguir al hacer el inventario para lograrlo.

Tenga en cuenta que debe tener objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y específicos en el tiempo (SMART). Esto le ayudará a garantizar que sus objetivos son realistas y que realmente puede alcanzarlos para ayudarle a ganar más dinero.

Si te cuesta encontrar objetivos alcanzables para maximizar ganancias para tu bar, puede ser útil observar lo que hacen otros e intentar emular sus éxitos. Investiga un poco y averigua qué es lo que funciona bien en otros bares y ve si puedes adaptar esas ideas a tus propias necesidades.

15. Malas relaciones con los proveedores

If you want to run a successful bar or restaurant, you need to have good relationships with your vendors. After all, they are the ones supplying you with all of the products that you need to keep your business running.

Descuidar o maltratar a tus proveedores sólo te traerá problemas en el futuro. Asegúrate de tratarlos con justicia y respeto. Págales a tiempo y no intentes regatear demasiado los precios. Si tienes una buena relación con tus proveedores, será más probable que trabajen contigo si hay algún problema con tu pedido. Incluso es posible que de vez en cuando te ofrezcan un mejor trato en los suministros.

Invertir en buenas relaciones con los proveedores es una parte importante del éxito de un bar o restaurante, así que no lo tomes a la ligera.

Cómo solucionar los problemas de inventario de un bar: Consejos, trucos y tácticas para gestionar mejor su sistema de inventario de licores

Todos sabemos que en el sector de la restauración no basta con evitar los errores. Hay que ir más allá para tener éxito. En eso también le cubrimos la espalda. Estas mejores prácticas de gestión del inventario del bar llevarán a su bar al siguiente nivel.

Conozca el abecedario

Cuando se trata de gestionar el proceso de inventario de bebidas, es necesario conocer el ABC: contar siempre. Esto significa que siempre debe haber la misma persona contando el inventario, ya sea usted mismo, un empleado o un servicio externo.

Aunque pueda resultar tedioso, hacer un inventario es un paso crucial para mantener la precisión en su bar. Sin un recuento regular del inventario, te pones en riesgo de sufrir carencias o extras que podrían perjudicar a tu empresa.

Controlar las ventas de las diferentes marcas de alcohol

In order to make data-driven decisions as a bar manager about what to stock on your shelves, you need to know which alcohol brands are selling and which ones are collecting dust within a time frame. You should pay attention to the most popular ones and the slow-movers. Make a list and get rid of the unpopular brands by offering discounts and replacing them with more profitable brands.

If you use bar inventory software, you can run reports that show you which items are selling and which ones aren’t. Take inventory regularly to keep track of your inventory levels and sales. This will help you stay organized and efficient in running your business. You can learn a lot about people's preferences and buying behavior by studying their alcohol consumption. By paying attention to which alcoholic drinks are selling more than others, you can make better choices about what beverages to keep stocked in your bar.

Controlar los residuos en el bar delantero mediante la formación del camarero

Pour cost is a crucial performance indicator in determining bar profitability, as well as identifying operational inefficiencies. The ingredient cost of a drink divided by the sales price is its pour cost. It's important to grasp these numbers since overpouring is one of the most common causes of waste at bars. This happens when bartenders are not correctly trained on how to pour drinks or try to upsell clients.

Avoiding waste like this comes down to training your bartenders in proper pouring techniques. The use of tools like jiggers and measured pourers will produce the best results, but it's also important that they understand your policy on upselling. This way they can avoid overserving customers.

Establecer los niveles de PAR

Los niveles PAR son una forma eficiente de pedir licores para su negocio de manera que no tenga demasiadas existencias ni se quede sin lo que necesita. Esto le ayudará a evitar los excesos y las carencias, que pueden resultar costosos para su bar negocio.

Cuando haya determinado sus niveles de PAR, vigile su inventario con regularidad y haga pedidos cuando se acerque al punto de reordenamiento. Una vez que disponga de esta información, podrá realizar compras de licores en función de sus necesidades y rellenar sus estanterías antes de que estén completamente vacías. Utilizar el nivel de par como indicador clave de rendimiento puede ayudarle a controlar sus niveles de inventario.

One of the best ways to keep track of your PAR level and reorder points is using inventory management software that can use historical trends and forecasting to help calculate them

Hacer el inventario mientras su bar o restaurante está cerrado

The best time to take your ending inventory is when your bar or restaurant is closed. In the same way, you can avoid interrupting the flow of business and disturbing customers. Plus, taking inventory while your establishment is closed gives you a chance to focus on counting accurately. When you’re trying to do it during business hours, it can be easy to get distracted and make mistakes.

Es mejor programar el inventario del bar para las primeras horas de la mañana o las últimas de la noche, cuando es probable que haya menos gente que le interrumpa. Esto ayudará a minimizar las discrepancias y el reinicio al evitar cambios en los niveles de inventario mientras estás contando.

Rotación de las existencias

In your storage room, you should have a system in place for how you organize your liquor bottles. This will help you keep track of your inventory levels on what you have and where it is.

One way to do this is to use the FIFO method, which stands for “first in, first out.” This means that you should use the liquor that has been sitting in your storage room the longest first, and then move on to the newer bottles.

Este sistema ayuda a garantizar que su licor sea fresco y tenga menos probabilidades de estropearse. También le ayuda a evitar el desperdicio porque es más probable que utilice el licor antes de que caduque.

Crear un entorno de trabajo positivo y de apoyo

Happy employees mean happy customers. That being said, ensuring your employees enjoy coming to work every day will not only make everyone’s lives better but will also be good news for your bottom line.

Es importante crear un entorno de trabajo que sea solidario y positivo. Esto ayudará a reducir la rotación de personal y a mantener el bar con empleados experimentados.

There are a few things you can do to create this type of environment, such as providing training and development opportunities, offering competitive salaries and benefits, and showing appreciation for your employees’ hard work. Investing in your staff will help you reduce turnover and keep your bar running smoothly in the most effective way.

Analizar las tendencias y las razones de las fluctuaciones del inventario

If you want to understand your beverage inventory, you need to take a closer look at the trends and fluctuations. This means analyzing why certain bottles are being used more than others and what might be causing sudden changes in your inventory levels.

Si conoce las tendencias, podrá modificar sus procedimientos de pedido y almacenamiento. Por ejemplo, si observa que un determinado tipo de licor se utiliza más a menudo durante los meses de verano, puede asegurarse de abastecerse de él antes de la temporada alta.

Del mismo modo, si ve que sus niveles de inventario son constantemente bajos en un artículo concreto, puede que tenga que reevaluar sus precios o promociones.

This is to identify issues and opportunities that might otherwise go unnoticed. We talked about this among common mistakes but it’s worth mentioning again. Overall, the inventory management process provides a huge amount of data about the health of your stock room and your business as a whole.

Supervisar los KPI (indicadores clave de rendimiento)

Ideally, your liquor inventory key performance indicators (KPIs) are numbers that let you track progress and know whether you're meeting your goals.

KPIs offer you total transparency into every corner of your bar business so that you can hit (and exceed) all of your goals. Track your bar's progress and find ways to improve with the help of a bar inventory management system like Wisk. With this data, it can help you analyze your bar profit margins compare past performances, and make changes accordingly. 

Ahí es donde entra el software de inventario de bares...

What will take your bar or restaurant inventory process to the next level, though, is investing in proficient bar inventory software. The software helps address common mistakes by cutting down on errors, automating processes, and, most importantly, providing critical insights into how your business can improve.

Con los datos y la tecnología inteligente que proporciona el software, el proceso de inventario no sólo es más fácil, sino que resulta más valioso para su negocio.

Por qué elegir nuestra aplicación de inventario de bebidas

De entre las muchas opciones de software de gestión de bares y restaurantes disponibles en el mercado, debe encontrar aquella en la que merezca la pena invertir su dinero para ayudar a su bar a mejorar sus resultados.

From counting inventory to automating ordering and optimizing pricing, WISK has the tools you need to generate the best results for your business. With our software, you won’t have to worry about lengthy, manual inventory sessions or making mistakes again. You can cut your inventory time by up to 80 percent to free up your schedule for the more important things. Visit https://www.wisk.ai/for/restaurant-management-software to learn more.

Solving these common challenges in bar inventory management isn't just about reducing waste; it's about enhancing your profitability. When you see your ROI increase, you'll know your efforts have paid off.

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