Es posible que muchos propietarios y operadores de restaurantes no comprendan del todo la cuenta de pérdidas y ganancias de un restaurante. De hecho, muchos no saben de dónde proceden los datos ni cómo convertirlos en información relevante.
Si usted es propietario de un restaurante, debe comprender su situación financiera empleando la cuenta de resultados de un restaurante para controlar y garantizar una rentabilidad negocio. Esta herramienta financiera representa sus ventas y gastos de explotación durante un periodo de tiempo determinado.
In this article, we'll walk you through the steps necessary to generate a restaurant P&L report. So, whether you hire a restaurant CPA to generate your P&L or use restaurant accounting software to do it yourself, you'll have a better understanding of how to read a profit and loss statement for restaurants.
¿Qué es la cuenta de resultados de un restaurante?
A restaurant profit and loss statement, commonly known as a restaurant P&L, is a financial report that reveals your restaurant's costs and total revenue (net profit or loss) for a specific time period. In other words, your income statement serves as a bank statement for your restaurant business, allowing you to monitor your restaurant's financial health. Most foodservice businesses' profitability may be calculated by combining two key business components: increasing sales or margins (gross revenue) and decreasing costs or expenses. According to statistics, 50 % of new restaurants fail to generate a profit by the fifth year.
La cuenta de resultados (ingresos y gastos o ventas y costos) no debe confundirse con sus hermanos financieros, el estado de flujos de caja (entradas y salidas de efectivo) y el balance (activos y pasivos). El estado de pérdidas y ganancias muestra el importe de los beneficios o las pérdidas generadas por su restaurante. No reflejará los depósitos bancarios de los lotes de tarjetas de crédito ni el importe de los préstamos pendientes (balance) (estado de flujos de efectivo).
Cómo crear un estado de pérdidas y ganancias en un restaurante
If you record your revenue and expenses in your accounting system on a regular and precise basis, generating income statements may be as simple as clicking a button. Your P&L is generated on command by the accounting system. It's a little more complex and time-consuming to prepare a P&L manually. To design one, you can utilize a template. In general, you should accomplish the following:
1. Elección de una línea de tiempo
Choosing a timeline is the first step in preparing a restaurant's profit and loss statement. P&L statements can be generated weekly, monthly, quarterly, or yearly. It's a good idea to create these statements on a regular basis so you always have a clear understanding of how different components of your business affect expenses and revenues. Enter your restaurant's name and the timeframe for your data on your statement sheet.
2. Récord de ventas para el periodo de tiempo seleccionado
La columna de ventas es la primera que se rellena en una cuenta de resultados.
The sales section indicates how much money your restaurant made from selling its food and beverages within the specified time period. As an example, food, wine, beer, liquor, and soft drink sales are all included in an income statement. You may fine-tune your sales tracking by classifying your food sales into more specific categories or menu groups. Alternatively, you might split the food and beverage sales to simplify your profit and loss statement. Higher net income frequently means that it attracted more customers.
Simplemente puede obtener estadísticas de ventas completas para el periodo de tiempo elegido si tiene un sistema de TPV para restaurantes que incluya el control de las ventas y los informes financieros.
3. Coste de los productos vendidos (COGS)
El COGS es sólo otra forma de decir el coste del inventario necesario para producir los productos de alimentación y bebidas vendidos en el período de tiempo que se especifica.
To understand how the COGS works, you must determine how much you spend on inventory to fulfill your sales transactions with your customers. Menu price is also a significant consideration, especially if you are competing with a large number of comparable food businesses. Some restaurants utilize a practice known as the portion control approach to reduce the quantity of inventory they consume each week by small amounts, allowing them to retain more in store for the next week and, as a result, lower their COGS.
If you utilize standardized recipes for all of your food and drink items, calculating your cost of goods sold should be quite simple. For example, if you sell ten chicken meals and each dish costs $5 to make based on inventory expenses, your COGS is $50 (10 x $5).
4. Trabajo
El mayor gasto de la mayoría de los restaurantes es la mano de obra.
All salaried and hourly employees, as well as payroll related costs such as payroll taxes and employee benefits and insurances, are included in your restaurant labor cost. You should figure out how much you spent on each of these labor-related costs during the time period you choose and input it into the income statement template individually.
5. Gastos de explotación
La mayoría de los gastos de explotación son los gastos controlables asociados al funcionamiento diario. Los suministros, las reparaciones y las mejoras, el marketing y la promoción, la música y el entretenimiento pueden entrar en la categoría de funcionamiento costos .
Por otro lado, los gastos no operativos son costes que no están relacionados con las actividades esenciales de negocio . Los gastos no operativos incluyen el pago de los intereses de los préstamos, los gastos de reestructuración, las amortizaciones de las existencias y los pagos para resolver litigios.
6. Ocupación costos
Los gastos generales costos y todo lo relacionado con la ocupación de un espacio, como el alquiler, el seguro, los servicios públicos, los impuestos sobre la propiedad, el seguro de la propiedad y la eliminación de residuos, están incluidos en sus gastos de ocupación. Se consideran gastos fijos porque no pueden alterarse ni cambiar de un periodo a otro, pero otros, como la factura del gas, pueden fluctuar.
7. Depreciación
Depreciation is the gradual decrease in the value of an asset (in this example, the physical restaurant business and equipment). Although depreciation is unavoidable, it must be accounted for in order to accurately calculate your net profit or loss.
Cómo analizar una cuenta de resultados
Many people are intimidated by numbers, but with a few simple tips and techniques on where to look and why, you'll be feeling confident and analyzing statements like an expert in no time.
He aquí una lista de algunos de los puntos financieros más sencillos, pero más eficaces, que hay que tener en cuenta en la cuenta de pérdidas y ganancias:
Porcentaje de ventas
Si utiliza una plantilla de cuenta de resultados de restaurante gratuita, verá que una proporción de las ventas totales se utiliza para pagar la mano de obra, la ocupación, la comida y la bebida costos, y los gastos operativos. Los porcentajes indicados aquí son un indicador crucial de cómo funcionan las finanzas de su restaurante y negocio .
Restaurant's expenses, such as labor and food costs, should account for the highest percentage of total sales, according to industry standards (Food costs usually approximately 30 percent for both quick-service and full-service restaurants).
La clave es que cada restaurante es diferente, pero si observa que se asigna una cantidad excepcionalmente alta a su mano de obra costos, alimentos y bebidas costos, puede ser necesario reconsiderar la dotación de personal y los elementos del menú de bajo margen.
Beneficio bruto y margen de beneficio bruto
El beneficio bruto se calcula deduciendo el total de las ventas del coste total de las mercancías vendidas.
Cuando introduce los valores de ventas y COGS en la plantilla de la cuenta de resultados en una plantilla interactiva de PyG, el beneficio bruto se genera automáticamente. Verá un porcentaje junto al número de dólares de beneficio bruto, que es el margen de beneficio bruto de su restaurante.
Divide your gross profit by total sales to calculate your gross profit margin. Pay close attention to this measure over time and compare it to your historical data to have a better understanding of how food and beverage costs significantly influence your restaurant profit margins. Restaurants often analyze gross profit margin to determine where to set menu prices and portion sizes.
Beneficios/pérdidas netas
The income statement includes operating income. The final measure in the income statement template is generally the one you're most interested in- which is the bottom line, also known as net income or net earnings. Net profit/loss is an essential indicator for determining how well your restaurant performed during a specific time period. This value will be positive or negative depending on the performance of your restaurant's business.
Puede calcular su beneficio o pérdida neta restando los gastos de mano de obra y los operativos costos de su beneficio bruto. Para determinar si su restaurante genera beneficios, sus ingresos deben ser claramente superiores a su total costos.
Si la cifra es negativa, significa que los costes de su restaurante superan la totalidad de sus ventas de alimentos y bebidas. Esto podría acarrear problemas si no se controla durante un largo periodo de tiempo.
Coste principal
While calculating your restaurant's net profit or loss is essential, it is not a particularly actionable indicator for restaurant operators. This simply just highlights how the restaurant's bottom line has changed over time, but it doesn't always reveal how to improve.
Si quiere reducir costos y maximizar ganancias, el indicador más útil de su restaurante es costos .
The total of a restaurant's food, beverage, and labor costs is known as the prime costs. Some restaurant operators would consider this their profitability cost benchmark figure on their profit and loss statement. Because the prime cost combines the two largest expenses categories, it is considered as an excellent indicator of whether a restaurant will be profitable in the following reporting period. The prime costs also reflects how management controls food and beverage items, and the labor cost on a daily basis during the reporting period. A successful restaurant should maintain its prime cost at or below 65 percent.
¿Para qué sirve la cuenta de resultados de un restaurante?
La cuenta de resultados de un restaurante (o cuenta de resultados) es un estado monetario que muestra las ventas de su empresa, costos, y los gastos incurridos durante un periodo de tiempo determinado. Este estado financiero de su restaurante le permite examinar la salud financiera del mismo. Podrá identificar dónde está ganando o perdiendo dinero su restaurante, lo que le permitirá tomar las medidas necesarias para mejorar sus resultados.
Dado que la cuenta de resultados de un restaurante se adapta a sus necesidades específicas, es mejor evitar utilizar la cuenta de resultados de otro restaurante como ejemplo. La suya puede ser tan sencilla o tan compleja como desee. También puede dividir sus gastos de explotación en categorías más pequeñas, como la ocupación y el marketing.
¿Con qué frecuencia debo hacer una cuenta de resultados en mi restaurante?
Restaurant income statement can be implemented weekly, monthly, or annually. Weekly statements are recommended to keep track of what is most profitable or costly to your restaurant business operations for each week. This enables you to track sales and make adjustments fast, such as introducing strategies to reduce food and labor costs, that will ensure the financial viability of your business. Many restaurants also utilized restaurant profit and loss statements on a monthly and yearly basis to evaluate overall growth.
See your ROI in restaurant and bar management soar as you decode the power of profit and loss statements. By mastering this financial tool, you're not just analyzing data; you're shaping a profitable future.
Conclusión:
With accuracy and consistency, you may easily create an accurate profit and loss statement. Understanding your financial status enables you to forecast sales, identify the constraints of your restaurant, and ultimately improve your business.
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